Comment reprendre une nouvelle équipe  ? « On n’a jamais deux fois l’occasion de faire une bonne première impression !… »

• Comment établir le contact humain et poser les bases de la confiance ?
• Comment rapidement encourager des améliorations dans le fonctionnement collectif de la nouvelle équipe ?
• Comment doubler la durée de votre période de grâce et en profiter pour marquer des points structurants pour la suite ?
• Comment fédérer votre nouvelle équipe autour d’un projet commun qui donne du souffle et de la cohérence, entraînant une dynamique positive pour toute une année ?

Cet article va vous donner des clés pratiques pour partir du bon pied avec votre nouvelle équipe, en vous évitant de tomber dans des pièges (voir aussi notre article : « 6 erreurs à éviter pour réussir votre prise de poste »)

Quels sont les principes d’efficacité pour manager une nouvelle équipe ?

  Challenger une nouvelle équipe : Principe N°1 – Donnez-vous des objectifs tout de suite…

• Mais surtout pas d’objectifs quantitatifs de résultats. Fixez-vous des objectifs qualitatifs, des objectifs d’apprentissage et d’intégration. Cherchez à découvrir, à apprendre de tout et de tous, posez des questions, intéressez-vous à tout !

Prendre en main une nouvelle équipe : Principe N°2 – Le « Qui prime sur le Quoi »

• Centrez-vous d’abord sur la relation humaine, qui est le socle de la relation professionnelle. Vous aurez tout le temps après pour creuser les questions techniques. Restez centré à 90% sur la relation humaine avec votre nouvelle équipe le premier mois : c’est avec eux que vous gagnerez la partie, sans eux que vous épuiserez rapidement, contre eux que vous la perdrez à coup sûr

Une nouvelle équipe à manager : Principe N°3 – Filtre positif et ouverture d’esprit.

• Ne cherchez pas à découvrir ce qui ne marche pas bien (cela vous sautera aux yeux sans effort de toutes façons). Au contraire exercez-vous à voir d’abord tout ce qui est positif, cherchez résolument les qualités, l’excellence, tout ce qui est astucieux, courageux, innovant, etc… Dites aux autres ce qui vous étonne positivement, valorisez ce que vous voyez de bien (et surtout : ne dites aucun mal de votre prédécesseur !... Idem avec vos collaborateurs).

Protéger une nouvelle équipe : Principe n°4 – Tenez l’extérieur, relativement à l’écart.

• Ne vous laissez pas envahir par tous les esprits chagrins qui vont vous décrire l’apocalypse et chercher à vous faire arbitrer, trancher, modifier, pendant qu’ils vous croient malléables.

Comment réussir les premières semaines avec votre nouvelle équipe ?

 Votre première réunion avec la nouvelle équipe (assez courte)

• Présentez-vous sommairement (votre parcours, l’intérêt que vous avez à prendre ce nouveau poste, ce que vous avez envie d’apprendre, et ce que vous avez envie d’apporter a priori)
• Sollicitez de la part de chacun, une présentation très synthétique (la vôtre servira implicitement de modèle)
• Annoncez que vous allez faire connaissance avec chacun de vos N-1 directs, de façon personnelle en deux tours d’entretiens individuels dans les 15 prochains jours. Et que vous restituerez à votre nouvelle équipe équipe un retour de ces entretiens.

Nota : Pensez à un coaching de prise de poste. Un coaching de prise de poste va vous procurer de la sécurité et du confort pour optimiser votre intégration et partir du bon pied. Dans cet article, nous partageons les 6 erreurs les plus grossières à ne pas commettre, mais des pièges, il y en a plein d’autres. C’est très précieux de pouvoir faire le point en fin de semaine, afin de partir en week-end serein et de démarrer la semaine suivante sur de bonnes bases, avec les idées claires sur les priorités à ne pas rater !

1- Vos 1ers entretiens individuels avec la nouvelle équipe

• Vous chercherez à connaître chacun de vos N-1 d’une manière personnelle
• Privilégiez 3 ou 4 questions ouvertes et laissez l’interlocuteur vous répondre comme il le souhaite, y compris en débordant du sujet…
• “Qu’est-ce que tu aimes le plus dans ton job, qu’est-ce que tu fais le mieux, qu’est-ce que tu apprécies le plus dans le fonctionnement actuel de l’équipe (ou de l’entreprise), qu’est-ce qui est important pour toi dans le travail (valeurs), quelles compétences et qualités professionnelles aimerais-tu développer encore, comment te vois-tu évoluer dans deux ans, qu’attends-tu de moi ?”.
• Il ne s’agit pas de poser toutes ces questions, mais de vous laisser inspirer par quelques-unes d’entre elles. Indiquez que vous répondrez également vous-même à ce genre de questions dans la seconde partie de l’entretien, et que vous parlerez aussi de votre vision du management et de la réussite.

2- Vos 2èmes entretiens individuels avec votre nouvelle équipe (une ou deux semaines plus tard)

• Ce sont des entretiens centrés sur la fonction, le métier, et la technique.
• “Qui sont tes clients internes principaux, qu’attendent-ils de toi, comment peux-tu les servir au mieux, comment mesures-tu leur satisfaction, comment évalues-tu la qualité de ton travail ?
•  Quelles sont parmi tes contraintes, celles que les autres devraient absolument connaître et respecter ?
• Comment pourrais-tu t’organiser pour gagner beaucoup en efficacité dans ton job ? De quoi aurais-tu besoin pour développer un bien meilleur service encore ?
• Quelles sont tes recommandations pour optimiser le fonctionnement de l’équipe ?”

Recommandations sur les entretiens individuels avec la nouvelle équipe :

• Pour conduire les entretiens individuels : puisqu’il s’agit d’entretiens professionnels, vous pouvez prendre des notes même si des choses personnelles sont échangées. Mais veillez à ce que la prise de notes ne soit pas un écran entre vous. Idéalement, ne notez que des mots clés, du verbatim, des idées qui vous viennent. Soyez curieux, approfondissez les points, posez des questions ouvertes, restez en silence. Évidemment si l’interlocuteur est intimidé, n’ose pas trop vous parler, mettez-le à l’aise et adaptez le style de l’entretien.
• Commencez aussi à observer les réunions d’équipe. Demandez qu’on vous présente l’ordre du jour et le compte-rendu des précédentes réunions. Étonnez-vous éventuellement que ce ne soit pas un « relevé de décisions ». Demandez peut-être pourquoi il n’y a pas d’échéances ou de pilote identifié devant chacune des actions. Demandez quel suivi a été effectué sur les actions précédemment décidées… Il ne s’agit pas d’être critique de façon déguisée, mais plutôt d’être candide et d’évoquer des orientations possibles, sans insister !
• Pour autant, restez dans le questionnement et l’étonnement, ne commencez pas encore à donner des conseils, ou des directives les premières semaines. Restez ouvert, curieux, posez plein de questions, nourrissez votre rapport d’étonnement positif et identifiez des pistes pour le prochain projet fédérateur de l’équipe.
• Prenez deux heures en fin de chaque semaine, pour synthétiser ce que vous avez appris, pour prendre du recul, pour fixer vos priorités de la semaine suivante.
• Prenez aussi des contacts à l’extérieur de l’équipe avec les personnes influentes. Impliquez-les dans vos interrogations, dans vos intentions, faites leur part de votre enthousiasme, de votre état d’esprit, demandez-leur des éclairages, posez-leur des questions, repérez leurs attentes, offrez-leur des feed-backs et des reformulations pour être sûr de bien se comprendre, etc…

3- Restitution des entretiens à l’équipe

•  En individuel : donnez un feed-back oral à chacun sur ce qu’il a dit (une reformulation synthétique des idées clés) pour valider votre compréhension, donner à l’autre l’occasion de compléter, de préciser ou nuancer son propos. Ainsi, vous montrerez ce que vous regardez, comment vous comprenez les choses et ce à quoi vous attachez de l’importance… Rien que cela aura un effet d’entraînement positif sur chacun.
• En réunion (3/4h de présentation, 1h d’échanges), à peu près un mois après votre arrivée :
  • Donnez à tous une vision panoramique de qui fait quoi, qui fournit quelle prestation interne pour qui, avec quelles contraintes, etc… Un schéma clarifiera les choses, intéressera tout le monde et confirmera à leurs yeux votre perspicacité et votre sens de la synthèse.
  • Expliquez ce que vous avez compris des points forts de l’entreprise et de l’équipe, de leurs souhaits de progrès (en efficacité collective, en qualité de service, en développement de compétences, etc…).
  • Demandez à votre nouvelle équipe, dans quelle mesure cela rejoint leurs perceptions, et ce qu’ils peuvent rectifier ou rajouter…
  • Indiquez ensuite que vous allez continuer d’apprendre en étant très présent sur le terrain, notamment auprès des clients (externes ou internes), que vous allez prendre maintenant connaissance du contenu des dossiers en cours, et que votre premier objectif va être de repérer ce qui est prioritaire et stratégique.
  • Dites clairement que vous allez chercher à voir encore mieux tous les points forts, plus dans le détail à partir de maintenant. Et puis aussi que vous allez continuer à poser plein de questions sur la raison des façons de faire, le but poursuivi par ce qui est devenu pour eux des habitudes, et que certaines d’entre elles vont certainement devoir changer.
  • Indiquez enfin que dans un mois et demi (juste avant vos trois mois d’intégration), vous proposerez à tous un “rapport d’étonnement positif”, qui posera plein de questions auxquelles vous chercherez ensuite à répondre avec l’équipe.
• Informez votre patron de ce que vous êtes en train de faire, et dans quel objectif. Faites-lui part de vos premières impressions. Sollicitez ses Feed-back. Et quoi qu’il en soit, restez sur votre plan.

Deux mois et demi après votre arrivée, après l’exposé en réunion de votre rapport d’étonnement positif, annoncez votre souhait de bâtir avec  la nouvelle équipe un projet fédérateur. Il inclura des projets transverses et des projets spécifiques pour chacun. Cela entraînera des changements, et vous aurez besoin de préparer cela avec chacun, en individuel, en petits groupes, en réunions intermédiaires avant cette échéance, etc… Il ne s’agit pas de « votre » projet, mais de celui de l’équipe (même si c’est vous qui le pilotez).   Dès que possible, après cette annonce :

• Initiez la délégation des rôles en réunion.
• Mettez en place un dispositif d’entretiens individuels méta avec chacun de vos N-1
• Faîtes travailler vos équipiers ensemble dans des groupes de travail transverses (mélangeant des fonctionnels et des opérationnels) pour préparer le projet fédérateur
• Invitez des personnes extérieures à quelques réunions, pour qu’ils présentent quelque chose, et demandez leurs du feed-back sur l’équipe, sur la réunion à laquelle ils ont participé.
• Réalisez une cartographie du système équipe
• Mettez en place un reporting positif
• Demandez de temps en temps à chacun comment il perçoit les changements en cours, comment il est impacté, quel inconfort il ressent depuis que certaines habitudes commencent à être bousculées, etc…
• Planifiez votre première réunion de régulation du fonctionnement avec cette nouvelle équipe

Commencez avec précaution à proposer des Feed-forward à ceux qui vous paraissent les plus disposés à la remise en question.Tout cela requiert une certaine expertise technique, une bonne expérience du management et des relations humaines. Mon métier c’est de vous accompagner, pour sécuriser vos premiers pas et optimiser la prise en main de votre équipe. Dans la suite de cet article, je vais partager avec vous une astuce excellente pour prolonger votre période de grâce, et renforcer votre lien avec votre équipe.

Renouvelez votre période de grâce avec cette nouvelle équipe

Renouvelez votre
période de grâce !

Au bout de trois mois, vers la fin de votre période d’intégration à cette nouvelle équipe, qui correspond plus ou moins à la fin de votre période de grâce : lancez un nouveau projet, qui marquera votre empreinte, et vous propulsera dans une nouvelle période de grâce, puisque tout lancement induit implicitement du crédit et des points de suspension (le temps qu’on puisse se rendre compte de la tournure que prennent les choses !). Dans 6 mois, quand ce renouvellement de période de grâce aura pris fin, vous serez bien enraciné, vous aurez acquis l’expertise technique suffisante et la légitimité managériale, vous aurez contracté vos alliances…vous serez alors beaucoup plus fort pour affronter l’inévitable désenchantement qui succède à l’euphorie… Faites rapidement un diagnostic sur le stade de maturité de votre équipe et adaptez votre posture de management. Faîtes vous un plan de management pour les trois premiers mois, avec vos priorités et les principaux actes de management à préparer avec soin. Pour aller plus loin dans votre réflexion, téléchargez notre ebook gratuit sur la prise en main d’une équipe. Il suffit de vous inscrire à la newsletter, pour recevoir un code d’accès. Pensez aussi à un simple coaching de prise de poste. En quelques séances seulement, vous sécuriserez et optimiserez vos premiers pas. Rappelez-vous : « On n’a jamais deux fois l’occasion de faire une bonne première impression !… » Préparer votre plan d’intégration, définir vos priorités, analyser le stade de maturité et l’énergie dominante de votre équipe, commencer à voir comment manager vos supérieurs hiérarchiques, sont autant de sujets que vous pourrez traiter de façon très concrète avec moi, si vous souhaitez que je vous accompagne dans la prise en main de votre nouvelle équipe. Un coaching d’équipe peut aussi s’envisager pour vous aider à construire la dynamique de l’équipe sur des bases saines et gagner beaucoup de temps pour asseoir votre autorité.   Voici en illustration, un extrait de séance de coaching à propos de prise de poste de management :

Comment préparer sa prise de poste ?

• Client : Je voudrais utiliser cette dernière semaine dans mon poste actuel, à préparer mon intégration dans mon prochain poste, afin de faire une première bonne impression auprès de mes futurs collègues…
• Coach : Très bien, pour aller dans ce sens, puis-je vous proposer une question un peu paradoxale, qui vous mettra pourtant dans les meilleures dispositions pour aborder votre semaine prochaine ?
• Client : « Oui, volontiers

Changer de perspective

• Coach : « Voici ma question : Comment allez-vous laisser une formidable dernière impression à vos actuels collaborateurs ? »
• Client : « Merci pour cette question, que je ne me posais pas tellement au fond, sauf évidemment en termes techniques de transmission des dossiers en cours…

En fait, je me serais bien contenté de partir, sans autre formalité… parce que je n’ai pas très bien vécu ces derniers mois, et que je me projette déjà sur ma prise de poste. Mais en effet, ce serait bien de laisser une bonne empreinte derrière moi, plutôt que de laisser chacun sur des non-dits et d’éventuels malentendus. En plus, si je ne m’attache qu’à laisser des dossiers propres, les gens ne le remarqueront même pas et trouveront cela « normal ». En revanche, ce serait très utile aussi que je prenne le temps d’aller dire au revoir proprement à mes futurs anciens collègues, pour leur dire que je passe l’éponge sur certaines amertumes qui sont désormais du passé, et que je pars pour saisir une opportunité et non pas en claquant la porte derrière moi… »

Terminer le geste précédent avant d’engager le suivant

• Coach : « Comment pourriez-vous faire, concrètement ? »
• Client : « En fait il y a surtout trois personnes, que je devrais particulièrement « soigner » :
  • Il y en a un avec qui je m’entends bien, il pourra même se réjouir pour moi de la nouvelle aventure que je vais vivre.
  • Il y en a un autre, avec qui je pourrai facilement positiver ce qu’on a vécu ensemble de difficile, et rester plutôt en bons termes.
  • En revanche, j’en veux encore un peu à mon futur ex patron, qui ne m’a pas soutenu pendant la crise que nous avons traversée, et qui m’a pas mal déçu, humainement parlant. Je crois que c’est encore un peu trop tôt pour moi d’aller le voir maintenant pour passer l’éponge. En revanche, je peux aller lui dire justement que si ce n’est pas encore mûr pour « se taper dans le dos », j’aimerais tout de même que ce soit de nouveau possible dans les mois qui viennent, et que je souhaiterais pouvoir bientôt tourner la page sans que nous ne gardions de ressentiment, ni lui ni moi. Je peux au moins partager cette intention, tout en reconnaissant que ce n’est pas encore tout-à-fait le moment… mais comme c’est maintenant que je pars, c’est maintenant que je dois lui parler, tandis que lui a plutôt tendance à m’éviter…»
• Coach : « Quel effet cela aura-t-il sur vous-même d’une part, et sur l’image que vous allez leur laisser d’autre part ? »
• Client : « Je pense que ce sera toujours mieux que de partir sans rien dire. Et puis, ils comprendront mieux que mon départ est une opportunité pour moi, et non pas juste une réaction de dépit. Je ne fuis pas un échec, je ne les abandonne pas non plus, mais je me lance dans autre chose, faisant d’une situation de crise, une opportunité pour changer d’orientation professionnelle. C’est plus valorisant pour nous tous… Cela favorisera nos relations futures… »
• Coach : « Risquent-ils d’avoir des échanges à votre propos avec vos futurs collègues ? »
• Client : « Oui, et il vaudrait mieux qu’ils aient plutôt envie de dire du bien de leur expérience avec moi… (silence). Et puis surtout : de mon côté, je partirai l’esprit plus libre, le cœur peut-être plus léger vers ma prise de poste…»

Comment préparer son plan d’intégration pour réussir sa prise de poste ?

Après encore quelques minutes pour affiner le plan d’action, visant à bien clôturer l’expérience précédente, la séance adresse la seconde partie de la demande initiale : « préparer la première semaine d’intégration »…

• Coach : « Alors, quels objectifs d’apprentissage et d’intégration, souhaitez-vous vous fixer pour cette première semaine ? »
• Client : « J’ai besoin de repérer les enjeux principaux de mon nouveau patron par rapport à mon poste. J’ai aussi envie de solliciter mes collègues, pour qu’ils m’expliquent leurs process, afin que je puisse « jouer ma partition» en connaissance des règles du jeu collectif (enjeux et contraintes de chacun, reporting, circuits de décisions, etc…). Et puis, il faut que j’obtienne de la personne que je remplace, une bonne vision des priorités de ce job. Je voudrais leur montrer que je pose les bonnes questions et que je pige vite... »
• Coach : « OK, quel serait votre plan d’actions pour mettre en œuvre ces trois orientations la semaine prochaine ? »

Le client structure son plan en élaborant ses actions. Il réfléchit à chaque fois aux bonnes manières de s’y prendre, et aux conditions de réussite. Après 45 minutes de travail, le client dispose d’un plan  pour sa première semaine de prise de poste, comme il le souhaitait. D’autres perspectives ont été explorées que celles qu’il envisageait tout seul (et qui auraient surtout pris en compte l’aspect technique de la transmission des dossiers et de l’apprentissage en phase de prise de poste). De son côté, le Coach a été attentif à deux choses :

• proposer des questions sur les aspects de relation et de communication, pour permettre au client de ne pas penser qu’en terme de contenu des échanges
• l’aider à envisager le point de vue des autres et leurs attentes à eux, et non pas uniquement ses propres désirs et besoins.

Conclure par une ouverture (à l’image du thème de séance)

En bouclage de la séance, le coach propose de vérifier si le plan contribuera à donner une « première bonne première impression » aux futurs collègues… Puis, pour sortir encore un peu du cadre, et envisager encore d’autres perspectives, il propose au client d’explorer comment, lors de cette première semaine de prise de poste, il va ajuster volontairement son regard, pour avoir lui-même de ses futurs collègues la meilleure des premières impressions… La séance se termine au bout d’une heure, en ayant abordé deux aspects complémentaires à l’orientation initiale pour mieux atteindre le résultat souhaité. En résumé, pour optimiser sa première semaine de prise de poste, le client aura ainsi :

• bien ponctué sa dernière semaine avec ses actuels collègues
• identifié sur quels objectifs prioritaires focaliser son attention la semaine de prise de poste
• et déporté son attention de l’impression qu’il va laisser, sur l’impression qu’il va accueillir, en étant attentif à cultiver un regard positif sur ce qu’il va découvrir…