« Comment reprendre une nouvelle équipe? « On n’a jamais deux fois l’occasion de faire une bonne première impression !… » »

Dans cet article, nous allons voir comment établir le contact humain et poser les bases de la confiance, encourager des améliorations dans le fonctionnement collectif de la nouvelle équipe, doubler la durée de votre période de grâce et en profiter pour marquer des points structurants pour la suite, et fédérer votre nouvelle équipe autour d’un projet commun qui donne du souffle et de la cohérence, entraînant une dynamique positive pour toute une année. 

Fort de mon expérience en tant que coach et expert en gestion d’équipe, je vais vous donner des clés pratiques pour partir du bon pied avec votre nouvelle équipe, en vous évitant de tomber dans des pièges (voir aussi notre article : « 6 erreurs à éviter pour réussir votre prise de poste »).

Sommaire

Quels sont les principes d’efficacité pour manager une nouvelle équipe ?

Pour bien démarrer avec une nouvelle équipe, il est essentiel de respecter quelques principes d’efficacité. Voici quatre principes clés à garder en tête :

Challenger une nouvelle équipe : Principe N°1 Donnez-vous des objectifs tout de suite…

Prioriser les objectifs qualitatifs : Ne vous fixez pas uniquement des objectifs quantitatifs de résultats. Cherchez à découvrir, à apprendre de tout et de tous, posez des questions, intéressez-vous à tout ! 

Par exemple : Au lieu de viser une augmentation de 10% du chiffre d’affaires, concentrez-vous sur l’amélioration de la communication interne, le développement des compétences de vos collaborateurs ou l’optimisation des processus de travail.

Prendre en main une nouvelle équipe : Principe N°2 – Le « Qui prime sur le Quoi »

Centrez-vous d’abord sur la relation humaine, qui est le socle de la relation professionnelle. Vous aurez tout le temps après pour creuser les questions techniques. 

Par exemple : Lors de vos premières rencontres avec vos collaborateurs, privilégiez les discussions informelles pour apprendre à les connaître personnellement, plutôt que de vous concentrer uniquement sur leurs compétences techniques.

Une nouvelle équipe à manager : Principe N°3 – Filtre positif et ouverture d’esprit.

Cherchez à voir d’abord tout ce qui est positif, valorisez ce que vous voyez de bien et ne dites aucun mal de votre prédécesseur ou de vos collaborateurs.

Par exemple : Lors de vos premières réunions d’équipe, mettez en avant les réussites et les points forts de l’équipe, plutôt que de pointer du doigt les erreurs ou les faiblesses.

Protéger une nouvelle équipe : Principe n°4 – Tenez l’extérieur, relativement à l’écart.

Ne vous laissez pas envahir par tous les esprits chagrins qui vont vous décrire l’apocalypse et chercher à vous faire arbitrer, trancher, modifier, pendant qu’ils vous croient malléables.

Par exemple : Si un collaborateur d’un autre service tente de vous influencer négativement à propos de votre nouvelle équipe, restez neutre et ne vous laissez pas entraîner dans des conflits qui ne vous concernent pas directement.

Comment réussir les premières semaines avec votre nouvelle équipe ?

 Votre première réunion avec la nouvelle équipe (assez courte)

Nota : Pensez à un coaching de prise de poste. Un coaching de prise de poste va vous procurer de la sécurité et du confort pour optimiser votre intégration et partir du bon pied. Dans cet article, nous partageons les 6 erreurs les plus grossières à ne pas commettre, mais des pièges, il y en a plein d’autres.

C’est très précieux de pouvoir faire le point en fin de semaine, afin de partir en week-end serein et de démarrer la semaine suivante sur de bonnes bases, avec les idées claires sur les priorités à ne pas rater !

1- Vos 1ers entretiens individuels avec la nouvelle équipe

Vous chercherez à connaître chacun de vos N-1 d’une manière personnelle ? Privilégiez 3 ou 4 questions ouvertes et laissez l’interlocuteur vous répondre comme il le souhaite, y compris en débordant du sujet

Exemple de question : .

Il ne s’agit pas de poser toutes ces questions, mais de vous laisser inspirer par quelques-unes d’entre elles. Indiquez que vous répondrez également vous-même à ce genre de questions dans la seconde partie de l’entretien, et que vous parlerez aussi de votre vision du management et de la réussite.

2- Vos 2èmes entretiens individuels avec votre nouvelle équipe (une ou deux semaines plus tard)

Ce sont des entretiens centrés sur la fonction, le métier, et la technique.

Recommandations sur les entretiens individuels avec la nouvelle équipe :

Pour conduire les entretiens individuels : puisqu’il s’agit d’entretiens professionnels, vous pouvez prendre des notes même si des choses personnelles sont échangées. Mais veillez à ce que la prise de notes ne soit pas un écran entre vous.

Idéalement, ne notez que des mots clés, du verbatim, des idées qui vous viennent. Soyez curieux, approfondissez les points, posez des questions ouvertes, restez en silence. Évidemment si l’interlocuteur est intimidé, n’ose pas trop vous parler, mettez-le à l’aise et adaptez le style de l’entretien.

Commencez aussi à observer les réunions d’équipe. Demandez qu’on vous présente l’ordre du jour et le compte-rendu des précédentes réunions. Étonnez-vous éventuellement que ce ne soit pas un « relevé de décisions ». Demandez peut-être pourquoi il n’y a pas d’échéances ou de pilote identifié devant chacune des actions. Demandez quel suivi a été effectué sur les actions précédemment décidées…

Il ne s’agit pas d’être critique de façon déguisée, mais plutôt d’être candide et d’évoquer des orientations possibles, sans insister !

Pour autant, restez dans le questionnement et l’étonnement, ne commencez pas encore à donner des conseils, ou des directives les premières semaines. Restez ouvert, curieux, posez plein de questions, nourrissez votre rapport d’étonnement positif et identifiez des pistes pour le prochain projet fédérateur de l’équipe.

Prenez deux heures en fin de chaque semaine, pour synthétiser ce que vous avez appris, pour prendre du recul, pour fixer vos priorités de la semaine suivante.

Prenez aussi des contacts à l’extérieur de l’équipe avec les personnes influentes. Impliquez-les dans vos interrogations, dans vos intentions, faites leur part de votre enthousiasme, de votre état d’esprit, demandez-leur des éclairages, posez-leur des questions, repérez leurs attentes, offrez-leur des feed-backs et des reformulations pour être sûr de bien se comprendre, etc…

3- Restitution des entretiens à l’équipe

Deux mois et demi après votre arrivée, après l’exposé en réunion de votre rapport d’étonnement positif, annoncez votre souhait de bâtir avec  la nouvelle équipe un projet fédérateur. Il inclura des projets transverses et des projets spécifiques pour chacun.

Cela entraînera des changements, et vous aurez besoin de préparer cela avec chacun, en individuel, en petits groupes, en réunions intermédiaires avant cette échéance, etc… Il ne s’agit pas de « votre » projet, mais de celui de l’équipe (même si c’est vous qui le pilotez). Dès que possible, après cette annonce :

Commencez avec précaution à proposer des Feed-forward à ceux qui vous paraissent les plus disposés à la remise en question.

Tout cela requiert une certaine expertise technique, une bonne expérience du management et des relations humaines. Mon métier c’est de vous accompagner, pour sécuriser vos premiers pas et optimiser la prise en main de votre équipe.

Dans la suite de cet article, je vais partager avec vous une astuce excellente pour prolonger votre période de grâce, et renforcer votre lien avec votre équipe.

Renouvelez votre période de grâce avec cette nouvelle équipe

nouvelle équipe et période de grâce

Renouvelez votre
période de grâce !

Au bout de trois mois, vers la fin de votre période d’intégration à cette nouvelle équipe, qui correspond plus ou moins à la fin de votre période de grâce : lancez un nouveau projet, qui marquera votre empreinte, et vous propulsera dans une nouvelle période de grâce, puisque tout lancement induit implicitement du crédit et des points de suspension (le temps qu’on puisse se rendre compte de la tournure que prennent les choses !).

Dans 6 mois, quand ce renouvellement de période de grâce aura pris fin, vous serez bien enraciné, vous aurez acquis l’expertise technique suffisante et la légitimité managériale, vous aurez contracté vos alliances… Vous serez alors beaucoup plus fort pour affronter l’inévitable désenchantement qui succède à l’euphorie… Faites rapidement un diagnostic sur le stade de maturité de votre équipe et adaptez votre posture de management. Faîtes vous un plan de management pour les trois premiers mois, avec vos priorités et les principaux actes de management à préparer avec soin.

Pour aller plus loin dans votre réflexion, téléchargez notre ebook gratuit sur la prise en main d’une équipe. Il suffit de vous inscrire à la newsletter, pour recevoir un code d’accès. Pensez aussi à un simple coaching de prise de poste. En quelques séances seulement, vous sécuriserez et optimiserez vos premiers pas.

Rappelez-vous : « On n’a jamais deux fois l’occasion de faire une bonne première impression !… »

Préparer votre plan d’intégration, définir vos priorités, analyser le stade de maturité et l’énergie dominante de votre équipe, commencer à voir comment manager vos supérieurs hiérarchiques, sont autant de sujets que vous pourrez traiter de façon très concrète avec moi, si vous souhaitez que je vous accompagne dans la prise en main de votre nouvelle équipe.

Un coaching d’équipe peut aussi s’envisager pour vous aider à construire la dynamique de l’équipe sur des bases saines et gagner beaucoup de temps pour asseoir votre autorité.

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Comment préparer sa prise de poste ?

Avant de commencer votre nouvelle mission, prenez le temps de bien terminer votre poste actuel en laissant une bonne impression à vos collègues. 

Ensuite, préparez-vous à votre prise de poste en définissant vos objectifs d’apprentissage et d’intégration, en analysant le stade de maturité et l’énergie dominante de votre équipe, et en commençant à voir comment manager vos supérieurs hiérarchiques.

Changer de perspective

En fait, je me serais bien contenté de partir, sans autre formalité… parce que je n’ai pas très bien vécu ces derniers mois, et que je me projette déjà sur ma prise de poste. Mais en effet, ce serait bien de laisser une bonne empreinte derrière moi, plutôt que de laisser chacun sur des non-dits et d’éventuels malentendus. En plus, si je ne m’attache qu’à laisser des dossiers propres, les gens ne le remarqueront même pas et trouveront cela « normal ».

En revanche, ce serait très utile aussi que je prenne le temps d’aller dire au revoir proprement à mes futurs anciens collègues, pour leur dire que je passe l’éponge sur certaines amertumes qui sont désormais du passé, et que je pars pour saisir une opportunité et non pas en claquant la porte derrière moi… »

Terminer le geste précédent avant d’engager le suivant

Comment préparer son plan d’intégration pour réussir sa prise de poste ?

Après encore quelques minutes pour affiner le plan d’action, visant à bien clôturer l’expérience précédente, la séance adresse la seconde partie de la demande initiale : « préparer la première semaine d’intégration »…

Le client structure son plan en élaborant ses actions. Il réfléchit à chaque fois aux bonnes manières de s’y prendre, et aux conditions de réussite. Après 45 minutes de travail, le client dispose d’un plan  pour sa première semaine de prise de poste, comme il le souhaitait.

D’autres perspectives ont été explorées que celles qu’il envisageait tout seul (et qui auraient surtout pris en compte l’aspect technique de la transmission des dossiers et de l’apprentissage en phase de prise de poste).

De son côté, le Coach a été attentif à deux choses :

Conclure par une ouverture (à l’image du thème de séance)

En bouclage de la séance, le coach propose de vérifier si le plan contribuera à donner une « première bonne première impression » aux futurs collègues…

Puis, pour sortir encore un peu du cadre, et envisager encore d’autres perspectives, il propose au client d’explorer comment, lors de cette première semaine de prise de poste, il va ajuster volontairement son regard, pour avoir lui-même de ses futurs collègues la meilleure des premières impressions…

La séance se termine au bout d’une heure, en ayant abordé deux aspects complémentaires à l’orientation initiale pour mieux atteindre le résultat souhaité. En résumé, pour optimiser sa première semaine de prise de poste, le client aura ainsi :

Questions clés

  • Comment un nouveau manager doit-il aborder la prise de poste à la tête d’une nouvelle équipe déjà en place ?

    Le manager doit approcher cette nouvelle fonction avec une ouverture d’esprit, prêt à échanger et à faire connaissance avec l’équipe. Il est important d’adopter une attitude d’écoute et d’empathie pour comprendre les dynamiques et les défis existants au sein de l’équipe.

    De plus, une prise de poste réussie implique de reconnaître et de valoriser les compétences et les réussites de l’équipe, tout en étant transparent sur les nouvelles directions et les attentes. Une communication claire et l’établissement d’objectifs communs dès le début sont essentiels pour bâtir une relation de confiance et fédérer l’équipe autour d’une vision partagée.

  • Comment reprendre une équipe existante tout en évitant les pièges courants ?

    Pour reprendre une équipe existante, il est essentiel d’éviter de tout changer précipitamment. Le nouveau manager doit prendre le temps de comprendre les pratiques en place, les points forts de l’équipe, ainsi que les domaines nécessitant des améliorations.

    Il est conseillé de procéder à des ajustements progressifs, en consultant l’équipe et en prenant en compte leurs retours. Cela aide à maintenir une dynamique de groupe positive et à préserver les acquis, tout en introduisant progressivement de nouvelles stratégies ou modifications.

  • Quelles sont les pratiques à mettre en place pour préparer sa prise de poste en tant que manager ?

    Avant la prise de poste, il est important pour le manager de se familiariser avec l’histoire et la culture de l’équipe et de l’entreprise. Cela implique d’étudier les succès passés, les défis rencontrés, et les objectifs à long terme.

    Il est également important de comprendre les attentes du n+1 et de s’aligner sur la vision de l’entreprise.

    Le fait de préparer un plan d’action clair, définir des priorités, et établir des objectifs clairs dès le début faciliteront une transition en douceur et une intégration réussie dans le nouveau rôle.

  • En tant que nouveau manager, comment peut-on fédérer une équipe déjà en place ?

    Pour fédérer une équipe déjà en place, il est important d’établir une communication ouverte et transparente dès le début.

    En effet, le nouveau manager devra prendre le temps d’écouter les membres de l’équipe, de comprendre leurs motivations, et de reconnaître leurs compétences.

    Il est essentiel de construire une relation de confiance en étant cohérent, en honorant les engagements et en valorisant les contributions de chacun. Impliquer l’équipe dans le processus de prise de décision et la définition des objectifs renforce le sentiment d’appartenance et motive les membres de l’équipe à travailler vers des buts communs.

  • Comment un manager peut-il faire monter en compétences une équipe déjà existante ?

    Pour développer les compétences d’une équipe déjà en place, le manager doit identifier les besoins en formation et les opportunités de développement personnel et professionnel pour chaque membre. Il est important de favoriser un environnement où le partage de connaissances est encouragé et où le feedback constructif est régulièrement donné.

    Le manager devrait également fixer des objectifs clairs et mesurables pour suivre les progrès et reconnaître les réalisations, ce qui motive l’équipe à s’améliorer continuellement.

  • Quels sont les points clés pour réussir son intégration en tant que nouveau manager dans une équipe déjà formée ?

    Pour réussir son intégration, un nouveau manager doit se concentrer sur la compréhension des attentes individuelles et collectives. Il doit adopter une approche d’écoute active, poser des questions ouvertes et prendre des notes pour suivre les discussions et les accords. Il est également essentiel de respecter les processus existants tout en apportant progressivement sa propre perspective et son style de management.

    La flexibilité, la patience, et une communication ouverte sont cruciales pour établir une relation de confiance et pour être accepté et respecté en tant que leader de l’équipe.

  • Comment un manager peut-il évaluer les forces et les faiblesses de sa nouvelle équipe ?

    Un manager peut évaluer les forces et les faiblesses de sa nouvelle équipe en menant des entretiens individuels pour comprendre les compétences, les aspirations et les préoccupations de chaque membre.

    Le fait d’observer le fonctionnement de l’équipe dans différents contextes, comme les réunions ou les projets de groupe, fournit également des informations précieuses sur la dynamique de l’équipe, les talents individuels, et les domaines d’amélioration.

    Enfin, obtenir des retours d’autres managers ou collègues peut offrir une perspective externe et compléter l’évaluation.

Paul Devaux

Coach professionnel

Depuis 25 ans, Paul pratique le Coaching professionnel en entreprise, dans une approche systémique. Accrédité à la Société Française de Coaching en 2008, il est également formateur et superviseur de Coachs depuis 2010. Egalement fondateur d'une école de coaching (voir NRGY-trainig.fr).

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