Le plan de management est une pratique rare ! En effet, il existe des plans de tout : des plans stratégiques, des plans commerciaux, des plans marketing, des plans sécurité, des plans qualité, des plans environnement, des business plans et même … des plans sur la comète. Et pourtant, curieusement, il y en a un qui semble avoir été laissé de côté : le plan de management !

Qu’est-ce qu’un plan de management ?

Un peu comme si tous les sujets sérieux devaient être pensés, préparés, partagés, tandis que le management serait une chose qui s’improviserait, une chose innée, qui ne nécessiterait aucune préparation, aucune concertation, aucune anticipation ou planification. Ce postulat est évidemment peu crédible, puisque même pour faire des courses, on fait bien des listes de commissions ! Se bâtir un plan de management est donc un processus incontournable pour n’importe quel manager professionnel. Certains n’aiment pas les plans. C’est leur droit. Beaucoup de managers travaillent ainsi leur management au jour le jour. S’appuyant sur leur intuition et leur expérience, ils agissent au fil de l’eau, sollicitant un entretien individuel, planifiant des réunions, ou organisant un séminaire…. Ces professionnels sont pourtant souvent des experts dans la technique de leur domaine d’activité, dans laquelle ils utilisent des outils structurants pour canaliser leur énergie, pour ne rien oublier, pour communiquer avec les autres. Mais en management, ils semblent se contenter d’un travail d’improvisation. Pourtant, si vous souhaitez développer votre équipe et conduire le changement, il faut penser stratégique car on ne peut imposer le changement, il faut le manager… Un plan de management est un processus structurant  qui permet de planifier ses actes de management. C’est un support qui aide à se poser, pour prendre un peu de recul et se préparer à bien manager.  

A quoi sert un plan de management ?

Bâtir un plan de management sert à hiérarchiser ses priorités et pondérer ses choix en fonction des enjeux. Se poser des questions aide à trouver des bonnes réponses, que l’on ajuste au fur et à mesure de l’année, quand les résultats intermédiaires et les évènements apportent des changements à la vision de départ. Se lancer dans le processus de plan de management est donc un bon moyen de progresser soi-même et de faire progresser son équipe (voir : différences entre Management et leadership) En plus d’une bonne dose d’intuition nécessaire, nous croyons que le management est un métier, avec ses méthodes et ses outils spécifiques. Le plan de management en est la synthèse, un document auquel se référer, comme le Capitaine d’un navire quand il trace sa route en se référant à une carte maritime (Pour aller plus loin sur le plan de management  : téléchargez le bee’book sur le plan de management) Ce plan sera d’ailleurs utilement complété d’un autre outil : le journal de bord du manager qui, à la manière du carnet de bord du Capitaine, permet de consigner les évènements importants en cours de chemin… Comme tous les plans, un plan de management permet plusieurs actions très utiles :

 

Contenu du plan de management

Les managers que nous rencontrons sont généralement très focalisés sur les objectifs, l’activité et la technique. Nombre d’entre eux veillent heureusement aussi à établir de bonnes relations avec les équipiers. Plus rares sont ceux qui managent la dynamique d’ensemble de leur équipe, considérée en tant qu’entité collective (sans doute par manque d’outils et de formation sur ce thème). Beaucoup aussi négligent leur propre visibilité, ou le développement de leurs compétences managériales… Etablir un plan de management permet justement de répondre aux quatre grandes questions que se pose un Coach-manager, et offre ainsi une vision globale de tous les aspects du management :

Choisir des actions bien pensées sur chacun de ces quatre axes, devrait augmenter significativement l’impact de votre management, par rapport à ceux de vos collègues qui n’en traitent qu’un ou deux, et encore souvent de manière erratique.  

Mode d’emploi du plan de management

Le plan de management est d’abord un support d’auto-Coaching, une sorte de miroir qui vous interroge sur vos projets en management pour vous et votre équipe. Grâce à lui, nous l’avons dit, vous pouvez prendre de la hauteur et cultiver un certain recul par rapport au quotidien (combien d’entre nos clients nous disent que c’est ce qui leur manque le plus…). C’est cette distanciation qui permet d’englober tous les aspects du système dans une vision plus large. C’est comme cela que certains parviennent « comme par miracle » à rester calmes, à relativiser, à se concentrer sur ce qui crée le plus de valeur ! Nous recommandons d’établir un plan de management semestriel ou annuel et pour cela d’y consacrer quelques heures à la période la plus propice pour vous (en Septembre, ou en Janvier par exemple). A partir d’une liste de questions, dont nous vous proposons des exemples en fin de chapitre, vous allez vous inviter à vérifier vous-même l’adéquation entre votre management et vos objectifs du moment. Nous suggérons aussi que vous y reveniez périodiquement, pour le mettre à jour, pour l’affiner (et parfois pour le transformer complètement, si des changements de contexte vous y invitent). Une bonne pratique pourrait consister à consacrer 1h par mois à le balayer. En mode « promenade », vous profiterez de ce moment rituel pour relever la tête, mesurer avec satisfaction ce que vous avez réussi, ajuster ce qui doit l’être, vous challenger quand un point n’avance pas (est-il utile de le maintenir dans ce plan ? Et si oui, qu’est-ce qui fera que vous allez bientôt le sortir de la to-do-list ?). Vous pouvez y travailler seul, ou vous faire accompagner dans cette réflexion de fond. Il paraît qu’il existe des Coachs, des collègues, des responsables RH, des patrons même… En effet, comment mieux tisser de la complicité avec votre N+1 qu’en partageant avec lui vos projets en management. Normalement, vous partagez le même métier (le management) et les mêmes intérêts (la réussite de l’équipe, l’atteinte des objectifs). Vous devriez être à parité dans cette réflexion dépassionnée, et structurante pour la suite de vos travaux ensemble. Cela vient étoffer le « contrat » entre vous. Et l’expérience prouve que tout ce qui explicite ce contrat est bon pour vous. Nota : Il vous sera peut-être difficile de saisir votre patron pour travailler avec lui sur votre plan, si lui-même n’en a pas, n’en voit pas l’utilité, ne sait pas le faire, n’est pas disposé à consacrer de temps à cela… Vous pourriez aussi échanger avec vos propres N-1. Rien ne vous empêche de travailler seul, mais rien ne vous empêche non plus de compléter votre réflexion personnelle par un travail en groupe. Beaucoup de questions pourraient ainsi être partagées utilement :

 

Le plan de management est aligné avec l’esprit du Coaching

Cela ne vous surprendra pas, ce plan vous invitera systématiquement à :

Nous proposons que ce document vous accompagne toute une année, et que vous vous y reportiez en de nombreuses circonstances :

  plan de managementC’est pourquoi ce document doit être à la fois beau (puisque son contenu est précieux), pratique (puisque vous vous en servez souvent) et souple (parce que c’est une aide, un support, pas une contrainte). Un système dans lequel vous aurez de quoi prendre vos notes, et dans lequel vous rangerez quelques documents clés de management, pourrait être une option intéressante, pour valoriser à vos propres yeux votre plan de management d’équipe. Dans nos séminaires, nous remettons aux Coachs managers un tel classeur, dans lequel ils peuvent disposer :

Les différentes parties de votre plan de management

Sans rentrer ici dans le détail de chacune des parties suggérées un peu plus haut, nous allons vous proposer dans les paragraphes suivants, des listes de questions ou de critères qui vous permettront d’établir tout seul votre plan de management.

I – Développement de la dynamique de votre équipe

Tout d’abord, nous vous suggérons une réflexion préliminaire, qui consiste à établir une sorte de « carte d’identité » de votre équipe :

  Nous avons choisi de vous présenter une liste (non exhaustive) d’actions qui sont autant de leviers pour développer la dynamique de votre équipe. Nous les avons classées en 4 groupes distincts qui correspondent à une sorte de progression pour le manager, en fonction de la logique de fonctionnement de son équipe.Fluidifier les processus techniques

  1. Renforcer la cohésion humaine
  2. Développer des synergies autour d’une vision commune
  3. Manager les interfaces de l’équipe avec son environnement

 

1- Fluidifier les processus techniques

Clarifier le « Qui fait quoi » (Expliciter les fonctions et les missions, en précisant quelles sont les contributions, les priorités et les contraintes de chacun)

 

2- Renforcer la cohésion humaine

 

3- Développer les synergies autour d’une vision commune

 

 

 

4- Manager les interfaces de l’équipe avec son environnement

 

II- Développement de vos équipiers

De même que la performance collective est beaucoup plus que la somme des performances individuelles (1+1 = 3), la maturité collective est bien davantage que la somme des compétences techniques individuelles, auxquelles on donne habituellement beaucoup d’importance, au détriment des compétences transverses. Cependant, une équipe qui attache de l’importance au développement des qualités d’équipier aura beaucoup de chances de voir sa maturité collective progresser, parce que les comportements individuels que nous allons maintenant évoquer ont une incidence directe sur les relations au sein de l’équipe et son efficacité collective. De même que pour l’équipe, nous vous proposons tout d’abord de réaliser une sorte de fiche d’identité de chacun de vos équipiers. Rien à voir avec les bilans des entretiens annuels, beaucoup plus détaillés et quantifiés, il s’agit ici de prendre du recul et d’essayer d’avoir la vision la plus globale possible de votre collaborateur.  

Quel est le rôle de cet équipier dans le système (sa fonction) ? A quels objectifs contribue-t-il (sa mission) ? Comment interagit-il avec les autres membres de l’équipe, avec ses clients et ses fournisseurs internes ? Quel est son niveau de délégation (quelle autonomie pour quelles décisions dans son poste ?)  

Quelles compétences techniques a-t-il récemment acquises ? Quels talents professionnels et personnels possède-t-il naturellement ? Sont-ils employés à leur juste valeur ? Quel type de leadership possède-t-il ? Comment le met-il en œuvre au sein de l’équipe ? Voir : Apprendre à se concentrer  

Quel intérêt porte-t-il à son métier ? Quel sens spécifique à lui, son métier revêt-il à ses yeux ? Quelles valeurs sont importantes pour cette personne ? Qu’est-ce qui le rapproche de ce qui pourrait être sa vocation ? Qu’est-ce qu’il aime le plus faire dans son métier (où prend il le plus de plaisir) ? Qu’est-ce qu’il n’aime pas faire ? Qu’est-ce qui le motive le plus ? A quoi « marche-t-il » ?   Pour aller plus loin dans le développement des qualités de vos équipiers, nous vous proposons maintenant une liste de qualités, parmi toutes les qualités individuelles possibles, qui contribuent à la bonne dynamique d’une équipe. Nous en avons sélectionné 8, qui nous paraissent essentielles. Elles sont illustrées par des questions d’évaluation, qui pourraient vous servir à créer votre propre référentiel d’équipe. En effet :

  1- Sens de la responsabilité individuelle et de la co-responsabilité

  2- Sens stratégique et regard positif

  3- Pro-activité et optimisme

  4- Sens de l’innovation

  5- Sens du collectif

  6- Capacité à communiquer de façon propre

  7- Capacité à coopérer

  8- Capacité à s’engager et à entrainer

  Signalons un bon chapitre sur les qualités d’équipier dans le livre d’Olivier Devillard (qui le premier a attiré notre attention sur ce thème) : Dynamiques d’équipe » Ed. Organisation  

III – Développement de votre management

De manière synthétique, nous vous proposons de vous inspirer des questions ci-après, classées selon nos 8 principes de Coaching-management, pour challenger votre posture et vos compétences de management et prendre des résolutions de progrès sur le ou les axes de votre choix :

IV- Développement de votre carrière

Enfin, puisque vous êtes l’une des composantes importantes de votre équipe, vous devez prendre soin de vous, comme vous prendrez soin des équipiers et de leur dynamique. D’ailleurs, plus vous gagnerez en maturité avec votre équipe et plus il sera important de vous préoccuper de votre propre développement car les exigences de votre équipe augmenteront également à votre égard. Pour cela, au moins autant que pour les autres points abordés, nous vous conseillons de prendre régulièrement le temps de vous « promener » dans la liste de questions suivante pour prendre du recul et faire le point intelligemment. Nous avons regroupé quelques points importants à prendre en compte, autour de trois axes : Développez sainement votre réseau :

  Préparez votre avenir :

  Prenez soin des relations avec votre N+1

  En conclusion, nous aimerions vous rappeler que ce dispositif de plan de management aura la valeur que vous allez lui donner :

 

« Les réponses passent mais les questions restent… »

  Autrement dit, vos réponses évolueront avec le temps, mais en revanche vous pourrez continuer toujours à vous laisser interroger par ces questions (et par d’autres encore). Nous espérons vous aider avec ce support, et vous souhaitons de progresser chaque jour, en vous posant ces questions. Tant que vous vous en posez… c’est que vous êtes encore en vie !  

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Paul Devaux

Coach professionnel

Depuis 25 ans, Paul pratique le Coaching professionnel en entreprise, dans une approche systémique. Accrédité à la Société Française de Coaching en 2008, il est également formateur et superviseur de Coachs depuis 2010. Egalement fondateur d'une école de coaching (voir NRGY-trainig.fr).

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