Le point miroir mensuel

Les sujets d’entretien individuel abordés lors d’un point miroir mensuel sont essentiellement des sujets opérationnels et stratégiques. Les processus relationnels au sein de l’équipe et avec le manager sont plutôt à traiter dans un entretien méta. L’objectif de cet entretien individuel est de mobiliser l’énergie du N-1 et de l’aider à avancer sur des points structurants de son quotidien. Il permet aux deux parties de prendre du recul ensemble de façon régulière pour travailler au calme sur des questions importantes. Vous allez donc devoir vous mettre en position de miroir :

• ni celle de l’expert qui conseille
• ni celle du décisionnaire qui arbitre,
• mais celle d’un « candide » non préparé aux sujets de l’entretien, qui crée plus de valeur avec ses questions qu’avec ses réponses, ainsi que nous l’avons déjà évoqué à plusieurs reprises.

Vous devez donc vous attacher à ne pas rentrer dans le contenu des sujets évoqués, ce qui n’est pas toujours facile, surtout quand on est le N+1, sensé dans l’esprit de certains collaborateurs apporter des réponses et des solutions …  

Un entretien individuel responsabilisant

Le point miroir mensuel responsabilise le N-1 sur le choix des questions sur lesquelles il sollicite le miroir de son patron. Il lui permet de plus de prendre confiance dans sa capacité à résoudre les problèmes qu’il rencontre. Au fil des entretiens, vous vous attacherez progressivement à aider votre collaborateur à modéliser ce qui lui permet de réussir, développant ainsi son autonomie de manière considérable. Ainsi, l’agenda de cet entretien est toujours délégué au N-1. Celui-ci dispose donc de votre temps. Vous êtes ainsi positionné en ressource à son service, pour avancer sur les sujets de son choix. Attention : Si c’est le collaborateur qui a le choix du contenu de l’entretien, ce n’est pas lui qui en gère le cadre !

• L’entretien est « formel » (même s’il est détendu), il ne se tient pas entre deux portes, ou à la cafétéria. Il a lieu dans le cadre habituel de travail, on y prend des notes puisqu’on y prend des décisions.
• La régularité de cet entretien est planifiée sur une année, et l’engagement est pris qu’il se tiendra quoi qu’il arrive, que cela arrange ou non ses protagonistes. « Si tu n’as rien à dire cette fois-ci… alors ce sera une bonne occasion pour s’en parler ! ». Le présupposé est en effet que l’on a toujours des points à aborder, même (et peut-être surtout) si on ne sait pas trop lesquels…

Recommandations pour cet entretien individuel 

• Un management différencié étant souvent plus pertinent qu’un management uniforme, il n’est pas nécessaire de mettre en place des points miroirs mensuels avec tous les N-1.
• Commencer par ceux qui sont susceptibles d’apprécier le mieux ce dispositif peut être une bonne précaution, laissant au manager le temps de se rôder à l’exercice, de prendre confiance en cette posture nouvelle, et de créer un « buzz » positif autour de cette « innovation ».
• La durée de cet entretien individuel ? Chaque situation étant spécifique, nous ne croyons pas qu’il existe de réponse type à cette question. Ce sera à chacun d’ajuster, mais, à titre indicatif, nous observons qu’une heure par mois est un rythme qui convient dans de nombreux cas.
• Il arrive que des collaborateurs aient peu de choses à dire lors des premiers entretiens. Le manager aura à cœur de ne rien forcer, mais d’encourager la parole, soulignant les éléments positifs de l’entretien et reprenant aussitôt rendez-vous pour le mois prochain…
• A l’inverse, d’autres sont intarissables, disposant enfin d’un peu d’attention de la part de leur chef. Recentrer le débat, proposer des synthèses intermédiaires, inviter à spécifier les questions et à les formuler sous forme d’objectifs à atteindre ensemble pendant la séance, sont autant de moyens classiques pour cadrer le discours dans le temps imparti.