Voici un zoom sur une séquence clé d’un séminaire d’efficacité collective, visant à optimiser les interfaces entre plusieurs équipes.

Séminaire d’efficacité collective et travail en silo

Dans une disposition spécifique de la salle et des participants, où chaque équipe travaille séparément des autres équipes en présence (donc : volontairement en silos à ce stade du travail d’efficacité collective) proposer des questions à chaque groupe séparément :

• Q1 : Que pensons-nous que les autres équipes pensent de nous ? Que pensons-nous qu’ils attendent de nous ?
• Q2 : A notre avis, de quelles conditions de réussite ont-ils besoin pour être pleinement efficaces ? Que pouvons-nous faire, concrètement nous-mêmes, pour les aider ? Quelles recommandations concrètes et factuelles souhaitons-nous leur communiquer, pour qu’ils soient encore plus performants dans leurs missions ?
• Q3 : Et nous, de quoi avons-nous besoin pour accomplir au mieux notre mission ? Que souhaitons-nous demander aux autres équipes, pour qu’ils contribuent à ce que nous atteignons nos propres objectifs ?

Chaque groupe prépare des pages de communication, pour restituer ses réponses en plénière (et pouvoir donner les pages de recommandations et de demandes aux autres équipes). Attention donner à chacun des consignes précises, pour les inviter à écrire des recommandations et des demandes lisibles par les équipes à qui elles sont destinées (en prenant soin de ne pas risquer de les blesser, et d’être suffisamment explicites pour qu’ils comprennent bien. Donner des exemples si nécessaire.)

Restitution collective en plénière

Restitutions des groupes, question par question, D’abord tous les groupes restituent leurs réponses à la première question, puis ils restituent tous leurs réponses à la deuxième, et idem pour la troisième.

• Restitution Q1
• Restitution Q2
• Restitution Q3

Veiller à ce que ces restitutions ne donnent pas lieu à des débats à ce stade. Il s’agit simplement d’un partage des représentations, chacun témoignant de son propre point de vue, sans qu’il y ait besoin de le « négocier ». On peut toutefois poser des questions de compréhension, mais ce n’est pas le moment d’une discussion. Ce ne sera donc pour le moment, qu’une juxtaposition de monologues, permettant à chaque équipe de s’exprimer complètement et de bien entendre ce que les autres expriment.

Différencier pour mieux unifier

Ensuite les équipes repartent travailler dans leur coin avec les demandes et recommandations des autres pour se faire des recommandations à elles-mêmes pour optimiser les interfaces. Si des thèmes reviennent de façon transverse (comme par exemple de mieux définir le métier d’une des équipes présentes, ou de limiter les tensions entre équipes lors d’une réunion plénière réputée stressante pour tout le monde, etc…), les adresser de façon collégiale, en mandantant une sous-commission mixte, intégrant un échantillon de chaque équipe, pour qu’elle instruise des pistes de solutions à ces difficultés communes à toutes les équipes. Pour renforcer l’unité d’un système, il faut d’abord savoir reconnaître les différences qui existent entre ses composantes.

Points de vigilance du séminaire d’efficacité collective

• Il est bon de faire précéder ce travail collectif sur les interfaces par un travail intra sur l’optimisation du fonctionnement intra de chaque équipe en présence
• On pourrait croire que pour travailler l’efficacité collective, il faut travailler tous les sujets tous ensemble… Ce serait une grave erreur. Il est préférable de constituer des sous groupes métiers, pour que les gens parlent le même langage, et puissent bien exprimer leurs avis depuis un point de vue commun, afin dérouler jusqu’au bout leur logique d’équipe, sans censure. Ensuite, ils arrondiront les angles et ajusteront leur communication vis-à-vis des autres équipes, mais entre eux ils ont d’abord besoin de se dire les vraies choses, sans retenue.
• A aucun moment, les équipes ne sont invitées à se mêler des plans d’actions des autres. Implicitement, il est demandé à tous de donner leur confiance aux autres.
• Rassembler l’ensemble des recommandations, dans un plan d’actions collectif. Mais indiquer au groupe que de vraies prises de conscience, des échanges sur le fond, et des petits progrès immédiats pour se mettre en mouvement et optimiser les interfaces tout de suite sont plus efficaces qu’un beau plan d’action bien rationnel et rassurant ! C’est eux qui vont changer, avec ou sans plan !

Contactez notre assistante pour lui indiquer les précisions dont nous avons besoin pour vous fournir un devis.

L’atelier interfaces : séminaire d’efficacité collective

Cet atelier pour renforcer l’efficacité collective réunit plusieurs équipes pour optimiser leurs interfaces et mieux concourir ensemble au même objectif.

Renforcer l’efficacité collective

Une introduction courte lance l’atelier en précisant ses enjeux, ses objectifs et son séquencement.   1 : Travail en parallèle Les équipes (ou des représentant de chaque équipe, si leur effectif est trop important pour le mobiliser tout en entier)  travaillent en même temps, mais dans des pièces séparées sur les mêmes questions qui leur sont remises. Ces questions visent à permettre à chaque équipe, une remise en question de leur fonctionnement propre, une réflexion sur les besoins et les attentes des autres équipes, et la manière de contribuer à leur réussite.   2 : Monologues croisés Les équipes expriment leurs réponses aux questions, et accusent réception de ce qu’expriment les autres équipes en réponse aux mêmes questions   3 : Synthèse et axes de travail transverse Après l’expression des propositions de chaque équipe, une synthèse permet de repérer des axes de recommandations transverses pour améliorer l’efficacité collective, sur lesquelles des groupes de travail mixtes vont pouvoir travailler ensemble à des propositions concrètes   4 : Consolidation des propositions et formalisation d’un plan d’actions

Cet atelier « renforcer l’efficacité collective » s’adresse à des services ayant besoin de coopérer de façon transverse. Idéalement, un ou plusieurs projets transverses devraient servir de support aux réflexions sur les interfaces et l’optimisation du fonctionnement collectif. Pour en savoir plus sur cet atelier de coaching d’équipe, contactez-nous. Faites-nous part de vos préoccupations et de vos objectifs, nous composerons avec vous le dispositif d’atelier ajusté aux mesures de votre équipe.