Le world café est un dispositif de mobilisation de groupe, à la fois dynamique et productif, dans le sens où :
- le world café fait bouger physiquement les groupes, dans une même salle, d’une table à l’autre
- le world café permet à chaque groupe de participer à une étape clé de plusieurs projets dans un temps très court
Le résultat du world café est que l’ensemble des personnes ont co-produit un processus complet de plan d’actions sur plusieurs sujets stratégiques. Cette pratique collaborative présente de nombreux avantages, et fait partie des dispositifs de co-développement que nous proposons à nos clients (et que nous enseignons aux coachs dans notre formation au coaching d’équipe). Dans cet article, nous en proposerons un mode d’emploi, à utiliser en coaching d’équipe ou lors de séminaires d’équipe.
Définition du world café
Quels sont les principes du world café ?
Le World Café est conçu pour permettre aux participants de communiquer et de partager leurs connaissances et leurs idées. Le but est de créer une session productive et bien préparée, où tous les participants peuvent prendre part à des échanges fructueux et constructifs. Une fois que les participants se sont réunis, le formateur leur explique le principe et le déroulement de la session.
Le formateur peut alors présenter les objectifs de la session et expliquer le but de chaque étape. Le formateur peut également fournir des conseils sur la façon dont les participants peuvent tirer le meilleur parti de leur session et peut leur fournir des ressources et des outils pour leur permettre de se concentrer sur leurs défis. Une fois que le groupe est prêt, le formateur commence alors le World Café.
Comment se déroule un world café ?
Dans le cadre d’un coaching d’organisation, qui viserait à mobiliser un grand groupe, nous recommandons d’orienter les conversations vers l’action, et non pas simplement de réitérer plusieurs fois le même thème de conversation pour l’enrichir de nouveaux points de vue.
Nous préférons ainsi favoriser le développement des idées identifiées jusqu’au concret, pour éviter les écueils du brain storing, qui brasse beaucoup d’idées, mais ne permet pas forcément d’en mettre en œuvre une seule !
Ceci dit, l’autre formule est également très bien, s’il s’agit de favoriser une prise de conscience et non pas, à ce stade, de parvenir à une mise en mouvement concrète. Disposer les participants en cercle de 5 à 9 chaises, autour de tables (genre tables de café).
Prévoir un facilitateur qui initie la réunion en expliquant en plénière le but et les règles du world café. Il précise qu’un hôte de table fera le lien entre les groupes Règles du world Café (Source : Fondation Roi Baudoin 2006, « Méthodes participatives, un guide pour l’utilisateur »)
- Concentrez-vous sur l’essentiel.
- Faites part de vos réflexions.
- Exprimez ce que vous avez dans la tête et dans le cœur.
- Écoutez pour comprendre.
- Reliez et connectez les idées.
- Écoutez à la fois les points de vue et les questions plus profondes.
- Jouez, crayonnez, dessinez.
- Écrire sur les feuilles de la « nappe » est encouragé
- Amusez-vous…
Chacun des groupes discute librement le sujet durant 30 à 45 minutes (bien définir ce temps prévu, parce que les groupes doivent être coordonnés, et au terme du temps imparti, les groupes doivent quitter leur table même s’ils n’ont pas fini, pour aller à la table d’à côté d’engager une autre conversation, sachant que la leur sera reprise et prolongée par le groupe qui va prendre leur suite), accompagné par l’hôte de table (qui facilitera la séance de travail et sera chargé de reformuler les idées clés partagées par ce groupe pour le groupe suivant).
Avant de quitter une table, les participants synthétisent toutes les propositions issues des discussions et sélectionnent celles qui leur semblent les plus pertinentes. Prévoir 3 à 4 itérations.
Exemples :
- Quels sont les buts et les bénéfices visés par l’action envisagée ?
- Quels sont les points d’appui, et les points de vigilance pour mener à bien cette action ?
- Décrire l’action en la décomposant en sous-actions et préciser quels moyens seront requis, quels acteurs mobilisés, dans quelles échéances ?
- (éventuellement : « Quelles sont nos recommandations pour la réussite de cette action ? », ou bien en mode réflexion paradoxale : « que faudrait-il faire pour faire échouer cette action ?…. et retourner ensuite ces bonnes mauvaises idées, afin d’indiquer des recommandations pour la bonne mise en œuvre de l’action)
Lors de la dernière séance de discussion, un temps supplémentaire est accordé à la synthèse des propositions pour produire une action complète, reprenant une synthèse des idées clés de chaque groupe à cette table. Une phase plénière de restitution de l’ensemble des propositions permet enfin aux participants de disposer de la vision globale de ce qui a été produit en séance.
Pour cela, à chaque table, un participant présente la synthèse des propositions issues des différentes itérations à sa table. Les propositions sont ensuite synthétisées par écrit par les organisateurs et seront envoyées à tous les participants.
A ce stade de votre réflexion, il serait peut-être bon que nous nous parlions directement de la situation de votre équipe. En une demi-heure d'entretien téléphonique, nous allons pouvoir caractériser votre besoin et nous orienter vers l’offre de coaching la plus adaptée.
Contact par téléphoneQuel est le rôle de l’hôte de table ?
L’hôte peut être un animateur dédié à la table, ou un participant désigné pour rester quelques minutes après le départ de ses collègues à la table d’à côté, pour transmettre les idées clés de son groupe au groupe suivant, avant de le rejoindre.
Voici son rôle :
- Rappeler l’enjeu du thème et le but poursuivi par le world café
- Indiquer aux participants le « délivrable » qu’ils doivent produire lors de cette séquence.
- Rappeler aux participants de noter les principales découvertes et questions plus profondes susceptibles d’émerger en eux et dans la conversation
- Rester à la même table lorsque les autres partent et accueillir les participants suivants
- Résumer en quelques mots les idées fortes de la conversation précédente pour permettre aux autres participants d’établir des liens et de développer leurs idées issues de leur table respective.
Quels sont les bénéfices d’un world café ?
- Stimuler l’intelligence collective, en suscitant la créativité et l’émergence d’idées nouvelles tout en mettant de côté les clivages hiérarchiques.
- Le format de petits groupes, qui augmentent leur complicité à chaque itération, favorise l’expression de tous les participants
- Chaque changement de table permet la « pollinisation » des idées et pousse la conversation plus loin
- Au terme du processus, tout le groupe a partagé sur tous les sujets et a participé à la construction de toutes les actions envisagées.
En résumé, le World Café est une méthode de travail collaborative qui permet aux participants de débattre d’une question en commun et de produire des résultats concrets. Son objectif est de recréer l’ambiance d’un café pour faciliter le dialogue constructif et le partage des connaissances et des idées.
