Dans le cadre de ma formation continue de coach, je souhaitais apprendre des trucs d’animateur pour l’animation de séminaire d’entreprise (Article proposé par Bérenger Briteau : coach sportif, coach individuel et formateur en management). J’ai eu récemment l’opportunité de pouvoir accompagner un consultant du cabinet Orygin lors de l’animation d’un séminaire d’équipe de deux jours dont les objectifs étaient les suivants

• Renforcer l’efficacité collective de leur équipe
• Muscler l’engagement collectif sur des sujets porteurs, pour renforcer l’impact de l’équipe sur les décisions stratégiques et peser plus directement dans les évolutions majeures en cours
• Partager sur l’évolution  du rôle des membres de l’équipe dans leur prestation de management auprès de leurs N-1

J’aimerais vous faire profiter de mon expérience en partageant avec vous quelques éléments que j’ai particulièrement appréciés sur les trucs d’animateur et de coach pour réussir l’animation de séminaire.

A Retenir

• Renforcer l’efficacité collective et l’engagement lors de séminaires est crucial pour les équipes.
• L’utilisation de métaphores stimule l’inclusion et l’intérêt des participants lors des séminaires.
• Des outils comme la Réflexion Individuelle Écrite structurent efficacement les échanges collectifs.
• Rôles tels que cadenceur et catalyseur optimisent le temps et la prise de décision en réunion.
• Responsabiliser les participants permet une meilleure gestion du temps et des priorités en séminaire.
• Le succès d’un séminaire dépend de l’adaptation aux besoins et dynamiques de l’équipe.

Les enjeux de ce séminaire d’équipe

Sans avoir été jusqu’à réaliser une analyse systémique, il m’est apparu qu’il y avait, de façon sous-jacente, trois problématiques émergentes chez les membres de cette équipe :

• Un fort sentiment de manque de reconnaissance de la part de la Direction
 Générale
• Un questionnement quant à leur pouvoir et leur place parmi les instances de direction de l’entreprise (rôle qui avait été plus prégnant il y a quelques années)
• Une confiance à bâtir vis-à-vis de leur nouveau manager

Après un ice breaker sympathique de démarrage qui a mis le groupe de bonne humeur, le séminaire d’équipe a logiquement commencé par une introduction du manager sur les enjeux et les attendus des 2 jours. Cet exposé fut succinctement étayé par le coach, créant ainsi un effet de cohérence dans le lancement du séminaire d’équipe et la mise en appétit des participants.

L’utilisation de métaphores a contribué à favoriser une bonne  inclusion, éveillant la curiosité des participants :

• « quand le moteur tourne, il produit naturellement des étincelles, qui finissent par l’encrasser : il est nécessaire de le nettoyer régulièrement…
• Comme toutes les grandes équipes, vous avez besoin de prendre soin de votre dynamique, et de prendre le temps de vous ajuster sur des points clés de votre fonctionnement…
• Ce séminaire vise aussi à vous engager dans une démarche de progrès continu, etc… »

Voici les bonnes pratiques d’animation de séminaire d’équipe que j’ai trouvés  les plus intéressants  :

7 Trucs d’animateur pour réussir l’animation de séminaire d’entreprise

1- Proposer un miroir impertinent

J’ai remarqué dans cette équipe une tendance naturelle aux palabres et aux digressions avant d’entrer dans le cœur des sujets proposés. Le coach le leur a signalé, tout en leur faisant remarquer combien il était probablement inconfortable pour eux de :

• ne pas savoir pendant combien de temps ni comment contribuer à l’échange, puisque personne n’en avait validé le cadre
• manquer de temps ensuite au moment d’entrer dans le sujet pour le traiter

Certains participants n’ont pas manqué de faire le lien avec leurs réunions, qui dépassent souvent le timing prévu, ne traitent pas toujours des sujets à l’ordre du jour, les laissant avec un sentiment de frustration, de confusion et un niveau d’énergie basse.

2- Valoriser et permettre un changement de perspective

Par la suite, lorsque un membre de l’équipe dit « on a encore perdu 10min à discuter autour du sujet au lieu d’y entrer tout de suite », le coach a proposé un éclairage différent

« peut-être n’avez-vous pas « perdu » 10 min, il semblerait que vous fassiez le choix implicite de les investir ailleurs, hors cadre… Qu’est-ce que cela vous apporte ? Combien cela vous coûte-t-il ? Si vous rentriez dans le sujet plus rapidement, après en avoir clarifié les enjeux et les attendus, qu’est-ce que cela rendrait possible pour vous ? En quoi cela vous permettrait-il d’être collectivement plus performants ? ».

L’effet de ce recadrage a été d’éviter le jugement critique vis-à-vis d’une habitude culturelle de cette équipe, tout en ouvrant à la possibilité de nouvelles façons de faire. Il m’a semblé qu’ en évitant ainsi une culpabilisation collective, cette intervention a contribué à diminuer les résistances au changement.

3- Structurer les échanges pour réussir l’animation de séminaire

Un peu plus tard, lors d’une exercice de bilan de fonctionnement, le coach leur a proposé de faire précéder un tour de table par une « Réflexion Individuelle Ecrite », afin qu’ils listent leurs idées individuellement et qu’ils ancrent leur position, pour approfondir leur pensée et enrichir le tour de table…

Au lieu de se laisser aller au sempiternel système de prise de parole à la volée et sans recul, au cours duquel chacun exprime ses points (ou pas) sous l’effet de la pression de conformité. (Rappel des règles du jeu du RIE : pas de débat pendant le recueil des avis. Pas d’opinions, mais plutôt des faits et des exemples.)

De cette manière, sans intervention extérieure, l’équipe a appris à rester dans le cadre et à faire circuler équitablement la parole. L’équipe s’est ainsi approprié une première méthode simple de structuration du débat. Cette expérience, facile et agréable, a été conscientisée par les membres de l’équipe grâce à une question miroir du coach :

« Comment avez-vous vécu cet exercice un peu scolaire d’écrire vos premières réponses avant de vous lancer dans la mêlée ? Vous étiez peut-être parfois moins spontanés, puisque vous aviez eu quelques minutes pour préparer vos réponses, mais pour autant : étaient-elles moins authentiques ? Comment cela a-t-il enrichi votre échange ?  »

4- Offrir des méthodes modélisantes

Au travers de consignes légères, peu contraignantes et progressives les participants ont également pu découvrir et explorer différents rôles à se répartir et à tenir pendant leurs réunions (voir : réunion déléguée):

• Tout d’abord le « cadenceur », qui rythme en quatre temps, la durée allouée à chaque séquence de travail. Ce rôle donne à chacun une meilleure notion du temps qui passe et de sa valeur !
• Ensuite le « catalyseur », centrée sur la prise de décisions, intervenant à tout moment pour recentrer le groupe sur les décisions qu’il cherche à élaborer. Ce rôle inclut également la tenue d’un relevé de décisions, qui est visualisé en temps réel au fur et à mesure que les décisions se construisent de façon concertée.

L’équipe s’est ainsi approprié progressivement une méthode qui améliore significativement le rendement des réunions (et le plaisir à y participer…). Ainsi, les sujets de fond étant traités pendant le séminaire avec ces rôles délégués, débouchent sur des plans d’actions plus cohérents et pragmatiques.

Lors d’une séquence suivante, où la question était d’optimiser leur système de réunion et de partage des meilleures pratiques, le groupe convaincu par leur expérience, a spontanément décidé d’appliquer cette méthode à leurs futures réunions.

L’apport théorique sur ces différents points ne fut proposé que le lendemain en guise d’introduction, afin de « relancer la machine » et au moment où l’intérêt de l’équipe pour en savoir plus était présent. On a ainsi pu aborder les notions de coresponsabilité et de « c’est quoi un bon participant de réunion? ». La journée était lancée !

5- Faire goûter à de bonnes pratiques

Je les ai vus vivre leur renforcer l’esprit d’équipe, réussir leur séminaire, et s’approprier des méthodes au fur et à mesure qu’ils y goûtaient tout en avançant sur leurs sujets stratégiques.

Pour exemple, ce simple « truc » pour prioriser des choix rapidement et sans palabres redondantes : « vos échanges sont intéressants, concernant le choix entre tous ces projets stratégiques… puis-je vous proposer d’évaluer, sur une échelle de 1 à 3, chacun de ces projets au travers de deux critères : l’impact par rapport à l’objectif (3 étant un fort impact) et la facilité de mise en oeuvre (3 étant quelque chose de simple) ?

Ainsi vous repèrerez facilement quelles options ressortent comme prioritaires et avec le temps ainsi économisé, vous pourrez déjà en traiter les 4 premières ». Situation débloquée …

6- Responsabiliser les participants

Concernant le déroulé de l’ensemble du séminaire certaines thématiques n’ont pu être abordées car d’autres points émergents sont apparus plus utiles à traiter tout de suite, à chaud sur le vécu de l’équipe.

Après une concertation en « Off » avec le manager un point est fait avec l’équipe au moment du retour de la pause : « Par rapport à ce qui était prévu nous avons choisi d’investir sur la richesse des échanges, au détriment du respect scolaire du timing prévu… voici les différents points qui restent à aborder, combien de temps souhaitez-vous leur allouer ?

Le manager et le coach ont ainsi créé une alliance avec le groupe tout en le responsabilisant quant à ses choix et la tenue de ses objectifs par rapport au temps collectif.

7- Animation de séminaire : Conduire en fonction de l’énergie

D’ailleurs, à propos de choix, lors d’une de ces séquences d’arbitrage collectif sur l’agenda du séminaire, les équipiers ont manifesté une certaine réticence à faire part à leur patron de leurs attentes vis-à-vis de son management (voir : test 360 d’équipe) .

Et alors que le manager était pourtant demandeur que ce point soit traité (pour consolider son alliance avec le groupe), il a pris le parti d’accepter de l’écarter au profit d’un sujet qui faisait apparemment moins peur au groupe.

Cette souplesse tactique aura finalement permis à l’équipe de traiter encore mieux ce sujet, et de façon plus naturelle (même si c’était de manière indirecte et détournée). En effet, au détour d’une réflexion sur la manière de s’engager collectivement sur des sujets sensibles vis-à-vis du comité de Direction et de certains Directeurs de service, l’équipe a débattu du rôle de son manager et de sa valeur ajoutée dans certaines négociations auprès de ses pairs pour faire entendre la voix de l’équipe.

Et par association, ils ont aussi exprimé le souhait de réunions entre eux plus autonomes pour préparer leurs journées mensuelles avec leur patron, et d’entretiens individuels avec lui plus rapprochés pour avancer sur des dossiers techniques…

Résultats du séminaire d’équipe

De manière très factuelle on est passé :

• d’un manager qui, le premier jour, parlait « de » son équipe en disant « ils » et en s’adressant principalement au coach, à un manager qui, au fur et à mesure de la seconde journée, parlait « à » son équipe en disant « nous ».
• d’une équipe qui montrait des réticences à aborder un sujet concernant le management à une équipe qui a finalement échangé naturellement et de façon très ouverte sur ce sujet (et sur bien d’autres, pourtant très sensibles)… ce qui illustrait la confiance qui se tissait entre le groupe et son manager.
• d’une équipe peu efficace en réunion à un plaisir partagé de maîtriser certaines techniques de fonctionnement, tout en assumant et canalisant sa propension à dériver hors cadre (et parfois hors sujet).

Accessoirement, l’équipe a aussi pris beaucoup de décisions structurantes, sur son mode de fonctionnement et sur les projets stratégiques sur lesquels elle est résolue à créer de la valeur pour l’entreprise…

Pour ma part j’ai particulièrement apprécié aussi la fluidité de l’intervention tout au long de ce séminaire d’équipe, rendue possible, à mon avis, grâce à :

• La détermination du manager de l’équipe d’investir sur la dynamique de l’équipe et d’accorder sa confiance à son groupe
• La bonne volonté de chacun dans cette équipe

Et également :

• La capacité du coach à percevoir et prendre en compte en temps réel l’énergie de l’équipe
• Sa capacité à choisir des techniques en adéquation avec les besoins de l’équipe, et à ajuster ses apports à la culture du groupe
• Le souci permanent d’ajuster l’agenda en fonction des évolutions de la dynamique de groupe, pour rester au plus près des besoins du client

Réussir un séminaire d’équipe est bien un Art.

Bérenger Briteau

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