Dans un précédent article nous avons déjà évoqué les 4 rôles délégués qui font de la « réunion déléguée » le meilleur moyen de booster la dynamique de vos réunions. Allons plus loin dans la compréhension des rôles de la réunion déléguée, en les reliant à notre modèle de coaching d’équipe, adossé à la symbolique traditionnelle des 4 éléments de la nature : Feu, Air, Eau, Terre.

A quoi correspondent les éléments dans une réunion déléguée ?

Rappel sur la symbolique traditionnelle des 4 éléments

Dans une réunion déléguée, les éléments représentent des aspects distincts et complémentaires de la dynamique de la réunion :

(En savoir plus sur notre modèle du coaching de l’énergie)

Les rôles dans une réunion déléguée

Nota : Un 5ème rôle est envisageable dans des équipes déjà matures. Progresser collectivement en partageant la responsabilité de la maturité de l’équipe : le « Coach de séance » permet à l’équipe de se maintenir dans une dynamique de progrès continue. Il développe la conscience individuelle et collective des fonctionnements de groupe. Ce rôle correspond à l’élément « Feu » : il offre à chacun des pistes de progrès concrètes pour un meilleur fonctionnement collectif. réunion déléguée

Introduire la réunion déléguée

Evidemment, les rôles doivent être délégués à des personnes différentes d’une réunion à l’autre, pour éviter l’effet de répétition et permettre à chacun d’apprendre les compétences liées aux rôles. Commencez par mettre en place le rôle de cadreur et celui de faciliteur, qui correspondent aux deux premiers stades de maturité d’équipe. Puis au bout de quelques réunions, ajoutez le rôle d’agitateur et de catalyseur. Cette progressivité présente plusieurs avantages :

Coaching d’équipe et réunion déléguée

  1. Un coach peut vous accompagner trois demi-journées  pour vous apprendre cette méthode de réunion déléguée et vous entraîner à la mettre en oeuvre. Dans ce cas, il apprendra à l’équipe les 4 rôles en une seule fois, et vous vous y entraînerez tout de suite en séance sur l’agenda prévu à votre réunion habituelle. En fin de réunion il coachera l’équipe pendant qu’elle débriefera la manière dont chacun aura tenu son rôle pendant la réunion.
  2. Ensuite le coach reviendra un mois après, assister à votre réunion pendant que vous tiendrez les rôles, et vous donnera du feed-back et des feed-forward pour améliorer encore votre manière d’interpréter les rôles.
  3. Et enfin, une troisième séance vous sera proposée deux mois après, au cours de laquelle un retour plus fondamental vous sera proposé sur l’ingénierie de vos réunions et les paradigmes qui la sous-tendent.

Ce dispositif léger (3 réunions ordinaires, autours desquelles le coach propose des « questions puissantes » et du feed-back positif) est très efficace :

Effets positifs de la réunion déléguée

Les bénéfices de la réunion déléguée sont progressifs, mais des changements se font ressentir immédiatement, dans la mesure où vous entraînez votre équipe à des gestes professionnels tels que :

  • Cadencer les séquences de travail, et respecter les délais impartis. commencer à l’heure et terminer à l’heure. Entrer dans le rythme, et prendre l’habitude de tenir les engagements
  • Faire circuler l’énergie au sein d’un groupe et s’assurer chacun de la cohésion du groupe
  • S’assurer d’être créatifs et innovants
  • Prendre des décisions concertées, et anticiper sur les conditions de leur mise en oeuvre
Et aussi :
  • Prendre la parole :
    • De façon brève et directe,
    • En se centrant sur les solutions plus que sur les problèmes
    • En focalisant sur l’objectif.
Vous ne prenez aucun risque à mettre en oeuvre la réunion déléguée, puisque le temps à y consacrer est celui de vos réunions habituelles.

Mettre en place la réunion déléguée dans votre équipe

  Vous souhaitez franchir un nouveau pas significatif dans votre maîtrise de la réunion, autant pour la réussite de vos projets que pour la dynamique de votre équipe. Une autre manière d’envisager les choses est de consacrer un de vos séminaires d’équipe à la réunion déléguée. Nous y passerons une journée entière. Partant de notre expérience de coachs d’équipe, nous partagerons avec vous des tours de mains pour coacher l’équipe en réunion, de façon à ce qu’elle traite efficacement chacun des sujets de l’agenda dans le temps imparti, échange de façon constructive, prenne des décisions concertées et développe un plus grande maturité collective dans ses travaux de groupe. Les participants y apprendront ce système de délégation très puissant, qui transformera non seulement le format et le contenu de votre réunion, mais aussi la dynamique de l’équipe, bien au-delà de la réunion.

Objectifs du séminaire : réunion déléguée

Il est très efficace de s’entraîner à la tenue des rôles, en équipe constituée. Dans ce cas, vous avancez avec votre équipe sur vos travaux selon votre agenda opérationnel, tout en vous entraînant à pratiquer collectivement cette méthode pour gagner tout de suite en efficacité sur vos sujets traités pendant le training. Le consultant coach délivrera les apports en amont de vos travaux et proposera des séquences de débriefing au fur et à mesure de l’avancement de la réunion sur la manière de bien tenir les rôles et la valeur que cela crée pour le groupe. Dans ce séminaire, vous apprendrez à :

Chaque réunion sera ainsi plus courte et plus efficace. Pour ce faire, vous vous entraînerez, concrètement à :

Outils du séminaire : réunion déléguée

 

Pédagogie du séminaire : réunion déléguée

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Paul Devaux

Coach professionnel

Depuis 25 ans, Paul pratique le Coaching professionnel en entreprise, dans une approche systémique. Accrédité à la Société Française de Coaching en 2008, il est également formateur et superviseur de Coachs depuis 2010. Egalement fondateur d'une école de coaching (voir NRGY-trainig.fr).

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