Dans un précédent article nous avons déjà évoqué les 4 rôles délégués qui font de la « réunion déléguée » le meilleur moyen de booster la dynamique de vos réunions. Allons plus loin dans la compréhension des rôles de la réunion déléguée, en les reliant à notre modèle de coaching d’équipe, adossé à la symbolique traditionnelle des 4 éléments de la nature : Feu, Air, Eau, Terre.

A quoi correspondent les éléments dans une réunion déléguée ?

Rappel sur la symbolique traditionnelle des 4 éléments

• La terre est l’élément concret et solide, les fondations sur lesquelles prendre appui pour bâtir. Dans une équipe, cela correspond à un cadre de travail rassurant et du support technique concret.
• L’eau est à la fois la matrice et le lien qui fait circuler la vie. Dans une équipe, cela correspond à une bonne cohésion, des interactions fluides, une communication efficace.
• L’air est le medium du souffle, l’élément qui donne l’élan, qui invite à aller de l’avant. Dans une équipe, cela correspond au souffle et à l’idéal inspirant d’un projet commun enthousiasmant.
• Le feu apporte la lumière et la chaleur (la conscience et la joie du cœur). Allant directement à l’essentiel, il symbolise le progrès. Dans une équipe, cela correspond à la concentration sur des résultats ambitieux, qui nécessitent de se dépasser soi-même… tous ensemble !

• La terre représente le cadre de la réunion, son agenda, le temps alloué à chaque sujet de la réunion, comme autant de secteurs structurants
• L’eau représente la participation, la façon dont chacun s’implique avec son coeur dans les débats du groupe, pour accoucher collectivement d’un sentiment partagé et d’une vision concertée
• L’air représente les idées qui vont venir avec l’inspiration, la vision qui va rendre chacun actif, l’enthousiasme qui donne envie de se mettre en mouvement,
• Le feu représente les décisions qui engagent à l’action

(En savoir plus sur notre modèle du coaching de l’énergie)

Les rôles dans une réunion déléguée

• Tenir ses délais, maîtriser son temps : le « Cadreur » permet de tenir les délais. En apprenant à cadencer ses séances de travail, l’équipe apprend à respecter les contrats et à délivrer à temps. Grâce au cadenceur, la réunion commence et termine à l’heure ! Ce rôle correspond à l’élément « Terre », il donne du cadre et de la structuration aux travaux collectifs, en responsabilisant l’équipe sur la valeur de son temps collectif !

• Faire circuler l’énergie et gérer la participation : le « Faciliteur » permet de faire circuler l’énergie au sein du groupe en veillant à une participation active et équilibrée de chacun pendant les réunions, permet de profiter de tous les talents en présence, même les plus introvertis. En se perfectionnant dans ses compétences d’animation, l’équipe renforce sa cohésion interne et sa confiance en elle-même. Ce rôle correspond à l’élément « Eau », il fluidifie les interactions en favorisant la participation de tous et le lien entre les personnes. Cette « animation » manager toute la dimension affective et relationnelle au sein de la réunion déléguée

• Stimuler les échanges transverses, proposer de battre en brèche les idées reçues, remettre en question les préjugés, inviter chacun à s’orienter vers les solutions plutôt que de ressasser les problèmes, est le rôle de l’Agitateur, qui correspond à l’élément « Air ».

• Instruire et prendre des décisions pertinentes en réunion : le « Catalyseur de décisions » permet de prendre des décisions concertées en groupe. Ce rôle correspond à l’élément « Feu » : Il entraîne l’équipe à orienter les prises de parole vers l’action et la décision pour sa plus grande efficacité.

Nota : Un 5ème rôle est envisageable dans des équipes déjà matures. Progresser collectivement en partageant la responsabilité de la maturité de l’équipe : le « Coach de séance » permet à l’équipe de se maintenir dans une dynamique de progrès continue. Il développe la conscience individuelle et collective des fonctionnements de groupe. Ce rôle correspond à l’élément « Feu » : il offre à chacun des pistes de progrès concrètes pour un meilleur fonctionnement collectif.

Introduire la réunion déléguée

Evidemment, les rôles doivent être délégués à des personnes différentes d’une réunion à l’autre, pour éviter l’effet de répétition et permettre à chacun d’apprendre les compétences liées aux rôles. Commencez par mettre en place le rôle de cadreur et celui de faciliteur, qui correspondent aux deux premiers stades de maturité d’équipe. Puis au bout de quelques réunions, ajoutez le rôle d’agitateur et de catalyseur. Cette progressivité présente plusieurs avantages :

• réussir plus facilement les premiers pas en se focalisant sur deux rôles seulement au début, afin de et se mettre dans des boucles de réussite
• ne pas risquer de braquer l’équipe contre la méthode
• ne pas disperser l’équipe du contenu de la réunion, qui est quand même le plus important
• créer une tension positive autour de la réunion, à la tenue de laquelle l’équipe restera attentive plus longtemps, puisque la mise en place des rôles s’étalera sur plusieurs mois !

Coaching d’équipe et réunion déléguée

1. Un coach peut vous accompagner trois demi-journées  pour vous apprendre cette méthode de réunion déléguée et vous entraîner à la mettre en oeuvre. Dans ce cas, il apprendra à l’équipe les 4 rôles en une seule fois, et vous vous y entraînerez tout de suite en séance sur l’agenda prévu à votre réunion habituelle. En fin de réunion il coachera l’équipe pendant qu’elle débriefera la manière dont chacun aura tenu son rôle pendant la réunion.
2. Ensuite le coach reviendra un mois après, assister à votre réunion pendant que vous tiendrez les rôles, et vous donnera du feed-back et des feed-forward pour améliorer encore votre manière d’interpréter les rôles.
3. Et enfin, une troisième séance vous sera proposée deux mois après, au cours de laquelle un retour plus fondamental vous sera proposé sur l’ingénierie de vos réunions et les paradigmes qui la sous-tendent.

Ce dispositif léger (3 réunions ordinaires, autours desquelles le coach propose des « questions puissantes » et du feed-back positif) est très efficace :

• il développe la conscience de la responsabilité de l’équipe quant à sa dynamique d’équipe
• il entraîne chacun à devenir un meilleur manager
• il optimise de façon très significative le rendement des réunions d’équipe et l’adhésion de chacun aux décisions prises

Mettre en place la réunion déléguée dans votre équipe

Vous souhaitez franchir un nouveau pas significatif dans votre maîtrise de la réunion, autant pour la réussite de vos projets que pour la dynamique de votre équipe. Une autre manière d’envisager les choses est de consacrer un de vos séminaires d’équipe à la réunion déléguée. Nous y passerons une journée entière. Partant de notre expérience de coachs d’équipe, nous partagerons avec vous des tours de mains pour coacher l’équipe en réunion, de façon à ce qu’elle traite efficacement chacun des sujets de l’agenda dans le temps imparti, échange de façon constructive, prenne des décisions concertées et développe un plus grande maturité collective dans ses travaux de groupe. Les participants y apprendront ce système de délégation très puissant, qui transformera non seulement le format et le contenu de votre réunion, mais aussi la dynamique de l’équipe, bien au-delà de la réunion.

Objectifs du séminaire : réunion déléguée

Il est très efficace de s’entraîner à la tenue des rôles, en équipe constituée. Dans ce cas, vous avancez avec votre équipe sur vos travaux selon votre agenda opérationnel, tout en vous entraînant à pratiquer collectivement cette méthode pour gagner tout de suite en efficacité sur vos sujets traités pendant le training. Le consultant coach délivrera les apports en amont de vos travaux et proposera des séquences de débriefing au fur et à mesure de l’avancement de la réunion sur la manière de bien tenir les rôles et la valeur que cela crée pour le groupe. Dans ce séminaire, vous apprendrez à :

• Cadencer vos séquences de travail en équipe
• Faire circuler l’énergie au sein du groupe
• Penser solutions collectivement
• Prendre des décisions concertées

Chaque réunion sera ainsi plus courte et plus efficace. Pour ce faire, vous vous entraînerez, concrètement à :

• Tenir vous-même, et faire tenir à vos collaborateurs quatre rôles, qui vont transformer la dynamique de réunion :
  • « Cadenceur » : Ce rôle permet de tenir les délais. En apprenant à cadencer ses séances de travail, l’équipe apprend à respecter les contrats et à délivrer à temps. Grâce au cadenceur, la réunion commence et termine à l’heure !
  • « Faciliteur » : Ce rôle permet de faire circuler l’énergie au sein du groupe en veillant à une participation active et équilibrée de chacun pendant les réunions, permet de profiter de tous les talents en présence, même les plus introvertis. En se perfectionnant dans ses compétences d’animation, l’équipe renforce sa cohésion interne et sa confiance en elle-même.
  • « Agitateur »  : Ce rôle vise à stimuler les idées et les échanges de bonnes pratiques entre les participants. Il invite chacun à sortir de l’espace problème pour aller chercher des solutions « out of the box ». L’agitateur propose des questions résolument orientées solution.
  • « Catalyseur de décisions » : Ce rôle permet de prendre des décisions concertées en groupe. Il entraîne l’équipe à orienter les prises de parole vers l’action et la décision pour sa plus grande efficacité.
  • Et éventuellement un 5ème rôle : celui de « Coach de séance » : Ce rôle permet à l’équipe de se maintenir dans une dynamique de progrès continue. Il développe la conscience individuelle et collective des fonctionnements de groupe. Il offre à chacun des pistes de progrès concrètes pour un meilleur fonctionnement collectif.
• Coacher une équipe en réunion, en acquérant la maîtrise d’interventions decCoach que nous décortiquerons, tout en les pratiquant :
  • Recentrer, recadrer, rythmer
  • Résumer, synthétiser, reformuler…
  • Valider, encourager
  • Exprimer et partager un sentiment personnel, faire usage de précautions oratoires, recourir à l’humour
  • Proposer des commentaires sur le fonctionnement collectif, évoquer les processus qui se répètent dans la réunion (méta communication)
  • Proposer des questions pour sortir l’équipe de son cadre de référence
  • Rédiger des relevés de décisions mobilisants
• Encourager auprès de vos équipiers une prise de parole :
  • brève et directe,
  • centrée sur les solutions plus que sur les problèmes
  • focalisée sur l’objectif de la réunion

Outils du séminaire : réunion déléguée

• Les quatre rôles délégués en réunion
• La posture et les interventions en mode coaching du décisionnaire pendant la réunion
• La convocation et l’agenda de la réunion
• Le relevé de décisions (exit le compte rendu de réunion !)

Pédagogie du séminaire : réunion déléguée

• Des apports précis sur le contenu des rôles en réunion
• De nombreuses séquences de réunion pour s’entraîner, en utilisant les sujets opérationnels apportés par les participants
• Chacun travaillera sur sa posture de manager pendant une réunion déléguée, puis bénéficiera des feed-backs du groupe sur sa manière de coacher la dynamique de l’équipe pendant la réunion.
• L’animateur de l’atelier, lui-même coach professionnel, proposera à chaque participant des feed-backs et des propositions de progrès personnalisées, ainsi que des conseils sur la manière d’introduire ces dispositifs dans votre réunion. Il aura soin de modéliser lui-même la posture et les pratiques de coach, en s’adaptant au rythme du groupe et en dispensant les apports au fur et à mesure de leur intégration…