Vous connaissez le métaplan ?
Le métaplan est une technique d’animation de réunion qui permet de lancer un échange, en rassemblant rapidement et facilement toutes les idées d’un groupe.
Cette séquence peut durer une quinzaine de minutes. Elle remplace parfois avantageusement un brainstorming (plus long) ou un tour de table (plus classique).
Voici quelques conseils pour réussir cette méthode de brainstorming postit.

Comment réussir un métaplan ?

C’est une de techniques de coaching d’équipe les plus faciles à mettre en oeuvre.
L’échange à plusieurs, va permettre de profiter de l’intelligence collective pour explorer de nouvelles pistes.
Souvent appelé aussi : post’it meeting, parce que c’est une technique d’animation de réunion qui permet de lancer un échange, en rassemblant rapidement toutes les idées d’un groupe.
En effet, cette méthode d’animation de réunion fait partie des méthodes de créativité bien connues et très efficace. Elle permet de produire des idées individuellement autour d’un thème ou d’un questionnement, de les mettre en commun, afin de pouvoir ensuite structurer les échanges, et éventuellement établir une vision collective.
Elle permet de :

  • donner chacun ses idées de façon rapide et ludique
  • visualiser la richesse et la complémentarité de ses points de vue, et envisager ainsi rapidement tous les aspects d’une question

La méthode métaplan favorise une forte implication des participants, en permettant la prise en compte de toutes les opinions, pour aboutir à des résultats communs reconnus par tous.

Mode d’emploi du métaplan

Concrètement, cette technique collaborative permet de trouver l’inspiration pour défricher un thème en groupe, et pour faire l’inventaire des idées relatives à un projet, un nouveau produit ou service par exemples.
Toutefois, il y a quelques règles de base à respecter pour une session de brainstorming réussie. Nous allons les passer en revue dans les lignes qui suivent.

Objectifs du métaplan

  • Donner à chacun l’occasion donner ses idées de façon rapide et ludique
  • Permettre au groupe de visualiser la richesse et la complémentarité de ses opinions, ou d’envisager tous les aspects d’une question
Gagner en efficacité personnelle, c'est facile !

Des trucs simples et puissants pour gagner du temps, mieux vous organiser, et être plus efficace. Un coaching pour vous aider à vous les approprier et les mettre en oeuvre avec succès. C'est pas difficile et ça change la vie !

Prendre contact

Méthode du métaplan

  • Inscrire la question au tableau, et distribuer post’it et gros feutres
  • Inviter les participants à répondre avec une seule idée par post’it par une phrase courte exprimant une idée clé (qui soit explicite sans nécessiter de commentaire)
  • Afficher les post’it et les classer par catégories de réponse
  • Faire plusieurs itérations si nécessaire, pour progresser dans la visualisation

Comme toujours dans un brainstorming, il faut canaliser les participants qui monopolisent la parole,  et encourage les personnes plus réservées. Mais dans cette méthode d’animation, chacun met par écrit ce qu’il veut et doit s’exprimer à sa manière et à son rythme. Les bavards mettent simplement plus de post’its que les personnes plus synthétiques. Cela n’a pas d’importance.

Cette manière ludique d’échanger met chacun en confiance, y compris les participants parfois timides qui n’oseraient pas forcément s’exprimer en groupe lors d’une conversation verbale.

Grilles possibles de métaplan

Les questions doivent être bien pensées et formulée de façon ouverte.

Voici des exemples de grilles de réponse. On écrira sur chaque paperboard l’un des deux aspects retenus pour traiter des thème proposé :

  • Risques / Opportunités
  • Écueils / appuis et leviers
  • Objections / arguments réponses
  • Aspects du problème /pistes de solutions
  • Points forts / points à améliorer

Nota : L’animateur peut proposer d’écrire les idées sur les papiers à la place des participants s’ils ne peuvent écrire. S’ils ne savent pas lire, il le fera à leur place (mais dans ce cas, une autre méthode pour être plus appropriée qu’une méthode ou on écrit et où on lit le résultat :-)).

De la même manière, on peut aussi procéder à un post’it meeting en distanciel avec des outils

A lire aussi :

Consignes pour un métaplan réussi

  • Écrivez tout ce que vous pensez
  • Une seule idée par post’it (faites des phrases courtes, pas des mots isolés)
  • Une écriture lisible (7 mots sur 3 lignes, écrivez avec le plat du feutre)
  • Temps de commentaire limité à 30 secondes par post’it
  • Parlez fort et clairement, chacun à son tour
  • Recherchez des solutions, pas des coupables
  • Faites des propositions constructives
  • Écoutez les opinions des autres

Cette technique vous permettra de réveiller votre équipe et de booster sa créativité et sa participation. Elle vous fera gagner du temps et vous évitera de tomber dans le syndrome de la réunionnite.

La technique des post’it est très appréciée des participants, qui sont sollicités de façon dynamique et voient un résultat collectif rapide. Même les questions difficiles sont rendues très accessibles par cette technique de facilitation créative.

Préparer un brainstorming métaplan

Cela dit, il faut prévoir de :

  • Avoir suffisamment pratiqué cette technique d’animation, pour se sentir à l’aise et avoir développé des automatismes, qui rendent fluide votre animation.
  • consacrer du temps à la préparation : pour rencontrer les participants et les donneurs d’ordre de la réunion, de façon à bien circonscrire les contenus à traiter, et bien choisir les questions.
  • co-animer (surtout avec un grand groupe) : un animateur pour conduire le groupe, un co-animateur en charge de noter les contributions des participants sur des cartes en temps réel, ou pour les recueillir et les lire à haute voix, s’ils ne le font pas eux-mêmes.
  • disposer du bon matériel : tableaux feutres, post-it ou cartonnettes magnétiques, pour assurer la meilleure lisibilité des contenus.
  • disposer d’un espace de travail dégagé et vaste: pas de table, 5 à 6 m2 par personne

« Métaplan, les règles de la méthode »

Rappel des règles d’un brainstorming créatif

(moyen mnémotechnique : CQFD)

C– Pas de Critique

Ni négative bien sûr  (comme par exemple : « Ça ne marchera jamais ! ») car cela peut inhiber les participants et démotiver la personne qui a émise l’idée? Cela peut aussi amener à conduire des polémiques qui ralentissent la production d’idées et générer des tensions qu’il faudra ensuite réguler.

Ni positive non plus (exemple : « C’est super, je suis d’accord ! ») car cela concentre l’attention des participants autour de cette idée et peut en bloquer d’autres. L’idée du brainstorming c’est de rester fluide et créatif et non pas de s’appesantir sur des idées en particulier.

Q – Quantité

Le but est de générer le plus d’idées possibles. Plus il y a d’idées partagées, plus il y aura de possibilités. à exploiter par la suite. Dans un second temps seulement, il sera question de trier les idées et de privilégier celles qui correspondront le mieux à divers critères tels que : ambitieux, original, réaliste, facile à mettre en oeuvre, très impactant, etc…

F – Farfelu

Toute idée, même saugrenue, peut permettre de répondre au problème visé, même de manière détournée et indirecte. Elle est toujours mieux sur le tableau que nulle part !

D – Démultiplication

Les idées permettent d’en inspirer d’autres. Les participants ont le droit de rebondir sur ce qu’ils entendent pour enrichir ou détourner, afin de formuler d’autres idées, même si c’est très inspiré de ce que le groupe a produit.

Voir aussi notre article : ice-breaker.

Paul Devaux

Coach professionnel

Depuis 25 ans, Paul pratique le Coaching professionnel en entreprise, dans une approche systémique. Accrédité à la Société Française de Coaching en 2008, il est également formateur et superviseur de Coachs depuis 2010. Egalement fondateur d'une école de coaching (voir NRGY-trainig.fr).

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