Comment se manifeste la réunionnite aiguë ?

réunions stimulantesLa réunionnite est une maladie assez répandue en entreprise..

Même si on voit rarement tous ces défauts en même temps dans les mêmes réunions, il faut changer la logique de cette réunionnite dont nous sommes affectés. Une animation sur la réunionnite en entreprise :

Voyons comment au travers de 3 principes simples et de 4 outils performants, issus de nos outils de coaching d’équipe…

3 principes simples pour mettre fin à la réunionnite…

En France, on ne parle plus de réunions, mais de réunionite, sous-entendant que se réunir serait une maladie. Mais c’est un peu vrai, surtout si on compare le coût des réunions avec leur rendement. Imaginons le salaire horaire de 10 encadrants, réunis pendant deux heures (en incluant les charges sociales, la salle et les divers frais de siège) ! Et comparons ce coût avec le manque à gagner, représenté par nombre de décisions non prises + le nombre de décisions non mises en œuvre suite aux réunions. Cela pourrait donner le vertige, alors même que l’on se plaint de la crise… En étant provocateur et un peu extrême : combien économiserait une entreprise qui déciderait de ne plus faire de réunions ?  Ou plus raisonnablement : combien d’économies et de gains de productivité ferait-on si on développait dix fois plus d’efficacité collective lors de réunions deux fois moins nombreuses, deux fois plus courtes et avec moins de gens autour de la table ? L’entrepreneur, le patron responsable, qui voudrait bien s’emparer un instant sérieusement de cette question, ne manquera pas de déboucher sur d’importantes économies, et des découvertes originales orientant toute sa ligne managériale vers beaucoup plus d’efficacité collective ! Nous en sommes loin, parce qu’il y a des sacro-saints principes auxquels les entreprises ont encore du mal à déroger :

Avec votre permission, nous allons en prendre le contre-pied systématique, histoire de bousculer un peu les habitudes de réunions.

1- Faites des réunions pour débattre et décider, plutôt que pour informer

reunionnite

L’effet dynamique
de la réunionnite

La première erreur est de croire qu’il faut des réunions pour s’informer. L’information est certes indispensable, mais il y a de bien meilleures façons de la transmettre qu’au travers de réunions.

En revanche, il est intéressant d’organiser des réunions pour débattre de l’information plutôt que pour la collecter. Les deux valeurs ajoutées des réunions efficaces étant la mobilisation collective et la créativité en groupe, les réunions devraient servir à organiser un échange transverse, et à finaliser des décisions. Mais sous prétexte d’épargner aux gens le temps de préparation que requerrait le fait de s’informer en amont et de prendre connaissance des infos échangées avant les réunions, on les rassemble pour faire ce travail fastidieux et sans valeur ajoutée : en « live » comme on dit ! Du coup, les effets en termes de dynamique d’équipe sont désastreux :

A votre avis, qu’est-ce que cela changerait si on rebaptisait les salles de réunions en salles de décisions ? Il y aurait par exemple un quota à respecter de 10 décisions à l’heure, avec un maximum d’une heure et de 10 participants par réunion… Bien sûr, il y aurait par ailleurs des temps de palabres organisés, pour :

…mais ces temps-là (apparentés à des loisirs improductifs) seraient organisés par le CE, en dehors du temps de travail ! voir l’article : technique du débat public)

De bonnes réunions, c'est tellement bon !

Quand ça rame, c'est super lourd... En revanche quand ça roule, c'est un bonheur. Voyons ensemble comment optimiser les réunions de votre équipe. En une demi-heure, nous poserons ensemble un diagnostic simple et je vous proposerai un dispositif qui peut booster la dynamique de votre équipe à travers ses réunions. Cela vous tente ?

Appelez-moi, maintenant !

2- Limiter la réunionnite ? Bannissez les réunions en étoile

Beaucoup croient que pour être efficaces en groupe, il faut que chacun dise aux autres où il en est. Chacun est donc sensé faire part de son actualité, justifier de son avancement auprès de son manager devant les autres, sensés ainsi se tenir informés… Finalement, on assiste à une sorte de tour de table d’entretiens individuels faits en public… Et cette indiscrétion chronique ne manque pas de charme :

Ne vaudrait-il pas mieux avancer sur trois objectifs transverses, pour prendre ensemble quelques décisions stratégiques qui requièrent la participation et une forte mobilisation de tous ?
Quant à l’état d’avancement de l’équipe, il serait partagé au travers d’indicateurs collectés en amont auprès de chacun, et serait débattu pendant un temps assez court sur des points intéressant tout le monde. Ce temps dédié serait réservé  en début des réunions, à la place des sempiternelles « infos descendantes », qu’on écarterait définitivement des réunions !

3- Plus le manager est actif, plus les participants sont passifs !

reunionnite

réunions vases communicants

La plupart des réunions commencent par des infos descendantes, transmises par le manager à son équipe. Cette dernière est donc passive pendant tout ce temps (parfois assez long !…). Or, de même qu’on chauffe un boxeur avant qu’il ne monte sur le ring, il vaudrait mieux chauffer les participants plutôt que de les asseoir passivement dans une posture d’écoute (« écoute »… dans le meilleur des cas). Ensuite, le manager (toujours et encore) propose les autres points de l’agenda (agenda préparé par lui, bien sûr). Là, il expose le thème, explique l’enjeu, pose la question, donne ses idées (parfois sans en avoir l’air), propose des solutions (en essayant si possible de faire croire qu’elles viennent du groupe), recentre les débats, s’assure qu’on ne sort pas du sujet et qu’on reste bien dans le timing, veille à ce que tout le monde participe, régule les relations si nécessaire, et conclue en formalisant les décisions (si on arrive jusque là !)… Cela s’appelle animer des réunions PARTICIPATIVES ! ...dans lesquelles bien sûr, on l’aura compris : le manager occupe toute la place, en tenant tous les rôles à la fois. Quel talent ! Et quelle santé… Parfois, malgré tout, il ne parvient pas à empêcher certains de prendre la parole… Ce qui prouve que personne n’est parfait et qu’il faut encore aller se former à la conduite de réunions :-)… Selon un bon vieux principe systémique : plus le manager est actif, plus l’équipe est passive ! Alors, inversement : plus le manager est passif, plus l’équipe peut être active. Pour autant, nous ne suggérons pas que le manager soit « passif », mais qu’il délègue une part des rôles qu’il monopolise d’ordinaire, pour se concentrer sur deux rôles qu’il ne peut déléguer :

Quels sont les autres rôles, pour tenir des réunions efficaces ?

Les 4 rôles à déléguer  en réunions

En déléguant ces rôles, vous mettrez un frein à la réunionnite, en rendant vos réunions plus efficaces, moins longues et moins fréquentes.

Expliquons ces 4 rôles :

Nota : un 5ème rôle peut aussi s’envisager pour des équipes assez matures, celui de coach de séance. Ce rôle permet à l’équipe de se maintenir dans une dynamique de progrès continue. Il développe la conscience individuelle et collective des fonctionnements de groupe. Il offre à chacun des pistes de progrès concrètes pour un meilleur fonctionnement collectif.

Les rôles délégués en réunions correspondent à 4 actes de management, qu’il faut apprendre à maîtriser. La mise en place de ces rôles dans une équipe est un puissant levier de maturité collective, qui permet de démultiplier l’efficacité des réunions. Nous utilisons les rôles délégués en coaching d’équipe et avons mis au point un séminaire de formation sur cette approche ludique et co-responsabilisante des rôles délégués, qui transformera vos réunions en profondeur, vous propulsant avec votre équipe vers des niveaux d’efficacité collective et de plaisir que vous ne soupçonniez même pas ! La mise en place des réunions déléguées dans une équipe est un puissant levier de maturité collective, qui permet de rendre les réunions beaucoup plus efficaces et productives. Comment réussir à implémenter cette méthode simple et puissante dans votre équipe ?

Introduire les réunions déléguées

L’idée des réunions déléguées est de déléguer 4 rôles aux participants, afin de les rendre actifs et responsables de la tenue d cela réunion, rôles qui sont habituellement tenus par le manager. Evidemment, les rôles doivent être délégués à des personnes différentes d’une réunion à l’autre, pour éviter l’effet de répétition et permettre à chacun d’apprendre les compétences liées aux rôles. Commencez par mettre en place le rôle de cadreur et celui de faciliteur, qui correspondent aux deux premiers stades de maturité d’équipe. Puis au bout de quelques réunions, ajoutez le rôle d’agitateur et de catalyseur. Cette progressivité présente plusieurs avantages :

Un coaching d’équipe efficace grâce aux réunions déléguées

  1. Un coach professionnel, peut aussi venir trois fois dans votre équipe pour vous apprendre cette méthode de réunions déléguées et vous entraîner à la mettre en oeuvre. Dans ce cas, il apprendra à l’équipe les 4 rôles en une seule fois, et vous vous y entraînerez tout de suite en séance sur l’agenda prévu à votre réunion habituelle. En fin de réunion il coachera l’équipe pendant qu’elle débriefera la manière dont chacun aura tenu son rôle pendant la réunion.
  2. Ensuite le coach reviendra un mois après, assister à votre réunion pendant que vous tiendrez les rôles, et vous donnera du feed-back et des feed-forward pour améliorer encore votre manière d’interpréter les rôles.
  3. Et enfin, une troisième séance vous sera proposée deux mois après, au cours de laquelle un retour plus fondamental vous sera proposé sur l’ingénierie de vos réunions et les paradigmes qui la sous-tendent.

Ce dispositif léger (3 réunions ordinaires, autours desquelles le coach propose des « questions puissantes » et des feed-back positifs) est très efficace :

Effets positifs des réunions déléguées

réunionnite - réunions déléguées Les bénéfices de ce dispositif sont progressifs, mais des changements se font ressentir immédiatement, dans la mesure où vous entraînez votre équipe à des gestes professionnels tels que :

  • Cadencer les séquences de travail, et respecter les délais impartis. commencer à l’heure et terminer à l’heure. Entrer dans le rythme, et prendre l’habitude de tenir les engagements
  • Faire circuler l’énergie au sein d’un groupe et s’assurer chacun de la cohésion du groupe
  • Prendre des décisions concertées, et anticiper sur les conditions de leur mise en oeuvre
  • Partager des options de progrès et s’engager chacun à progresser, tout le temps
Et aussi :
  • Prendre la parole :
    • De façon brève et directe,
    • En se centrant sur les solutions plus que sur les problèmes
    • En focalisant sur l’objectif.
Vous ne prenez aucun risque à essayer les réunions déléguées, même pas celui d’un investissement lourd, puisque le temps consacré est celui de vos réunions habituelles.
Pour garantir la réussite des réunions déléguées dans votre équipe, contactez-nous.
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Paul Devaux

Coach professionnel

Depuis 25 ans, Paul pratique le Coaching professionnel en entreprise, dans une approche systémique. Accrédité à la Société Française de Coaching en 2008, il est également formateur et superviseur de Coachs depuis 2010. Egalement fondateur d'une école de coaching (voir NRGY-trainig.fr).

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