Les réunions efficaces sont rares. Faîtes-vous-même votre diagnostic de réunions efficaces et boostez vos réunions en quelques semaines, pour offrir à votre équipe un des meilleurs moyens de se manifester de façon plus tonique et performante. Voici un outil d’auto-diagnostic de réunion. Avec lui, vous allez pouvoir observer votre système de réunions. Est-il suffisamment structuré, vivant, dynamique, efficace ? Nous vous proposerons aussi dans cet article un outil puissant pour rendre vos réunions efficaces : les rôles délégués !

diagnostic de réunions efficaces - Orygin coaching

Vos réunions sont-elles suffisamment stimulantes ?

Le processus de diagnostic de réunions efficaces

Sachant que le processus d’observation interagit avec le contenu de l’observation, il est important de bien choisir ce dernier.

Tous ces processus sont intéressants et possibles, mais ils n’ont pas les mêmes effets. Le simple fait d’observer va changer les comportements des participants. Mais cela est justement très positif, puisque vous ne faites pas une expérience scientifique pour poser un diagnostic de réunion absolument objectif, mais cherchez avant tout de progresser collectivement dans vos modes de fonctionnement en groupe ! (voir à ce propos la vidéo ci-dessous, qui vulgarise l’expérience des fentes de Young). Ces explications de physique quantique démontrent que même les particules subatomiques sont sensibles à l’intention de l’observateur humain ! Incroyable ? Oui, et pourtant… C’est un constat qui a été démontré et est maintenant admis depuis plus de cent ans par les plus grands scientifiques de la planète… Regardez plutôt l’animation ci-après :

Le but du diagnostic de réunions efficaces

L’énergie collective va là où se place votre attention. Ainsi, le fait d’observer change le contenu de ce qu’il y a à observer. En choisissant des critères et en observant les comportements à travers ce filtre connu des participants, ils vont se voir agir en même temps qu’ils agissent, et vont modifier spontanément un certain nombre de leurs manières de faire. Autrement dit, le simple fait d’observer est déjà une démarche qui enclenche le changement ! La meilleure grille de diagnostic de réunion sera donc celle que vous définirez vous-même, en réunion d’équipe justement, tout en décidant par ailleurs non seulement du contenu de la grille (les critères qui seront observés) mais aussi des processus d’observation : qui va observer, comment et quand ? … Et pour en faire quoi ? Le but est évidemment d’améliorer vos processus de communication et de décision en réunion ! Eh bien, vous l’avez compris, c’est justement cette démarche concertée, encore plus que la pertinence des critères, qui vous permettra de changer tout en vous observant (même si c’est à travers les yeux d’un expert externe). Si vous nous demandez cet accompagnement, nous commencerons par présenter et partager ces principes préliminaires avec l’équipe.

La grille de diagnostic de réunions efficaces

diagnostic de réunions efficacesComme tout organe de communication, une réunion s’observe à deux niveaux :

Et dans les processus, il y en a de deux sortes :

Nous allons détailler tout cela à travers une grille d’observation indicative.

Diagnostic de réunions efficaces : la dynamique d’équipe

Vous pouvez choisir de répondre par oui ou par non à ces questions ou par une note de 1 à 4, pour nuancer les résultats. Mobilisation

Unification

Focalisation

Diagnostic de réunions efficaces : l’animation

Diagnostic de réunions efficaces : la préparation

Confiez-nous la réalisation de votre diagnostic

Un consultant observe silencieusement pendant 2 heures. Il évalue la tenue de la réunion sur une grille convenue à l’avance et présentée au groupe Il repère et comptabilise des faits, note des observations subjectives sous forme de questions de coach, visant à vous challenger A la sortie de la réunion, il prend 1/2 heure pour formaliser un rapport type et débriefe ses observations, soit auprès du manager, soit directement auprès de l’équipe. Et il invite l’équipe à identifier des pistes d’amélioration et prendre des décisions de changements. Les 6 réunions suivantes sont évaluées ensuite par le manager et par les participants. Souvent ces démarches de diagnostic de réunion aboutissent à la mise en place de la réunion déléguée.

Les rôles délégués pour des réunions efficaces et stimulantes

4 rôles sont à déléguer à vos équipiers pour rendre vos réunions efficaces, encore plus participatives et productives Rappelons deux points en introduction : 1-le rôle le plus important dans des réunions efficaces reste celui de participant. Tout le monde doit pouvoir l’être, rôle spécifique délégué ou pas. C’est une vraie responsabilité d’équipier.

2- le manager peut déléguer tous les rôles sauf deux :

Voici donc 4 rôles à déléguer, qui permettront à votre équipe de devenir rapidement encore plus performante et de lui faire vivre des réunions efficaces et vraiment stimulantes.

Pourquoi les rôles délégués ?

Pour être efficace en réunion, une équipe a besoin de :

Réunions efficaces : le rôle de « Cadreur-Cadenceur »

Ce rôle permet de respecter les contrats, de tenir les délais, de délivrer selon les engagements (voir symbolique de l’élément Terre dans notre articles : les). En apprenant à cadencer ses séances de travail, l’équipe apprend à respecter les contrats et à délivrer à temps. Grâce au cadenceur, les réunions efficaces commencent et terminent à l’heure ! Attention : le cadenceur n’est pas « propriétaire » du temps de l’équipe (contrairement au « time keeper », qui garde le temps de l’équipe, comme si c’était le sien ou qu’il en était responsable), il se contente de donner le rythme, en évitant de donner des indications erratiques à propos du temps qui passe, du genre : »dépêchez-vous, il ne reste presque plus de temps », ou bien « on traîne là, il faut avancer, sinon on n’y arrivera pas… ». De telles interventions auraient pour double inconvénient d’affoler l’équipe, ajoutant de la confusion et des tensions inutiles à l’échange, et de déposséder l’équipe de sa responsabilité par rapport à son temps, celui de sa réunion ! Au contraire, comme son nom l’indique, le cadenceur se contentera d’indiquer la cadence de façon homogène, en signalant pour chaque séquence de la réunion les quatre quarts du temps imparti. Exemple, s’il est prévu 20 minutes pour un sujet de l’agenda, tel le clocher de l’église, le cadenceur indiquera par quatre fois :

A la fin du temps prévu pour cette séquence de travail, il pose la question à l’équipe d’allouer davantage de temps, de s’arrêter ou de reprendre rends-vous pour aller plus loin. Il n’en décide pas lui-même, puisqu’il s’agit du temps de l’équipe, pas du sien (contrairement à ce que suggère l’expression de « time keeper », gardien du temps)

Réunions efficaces : le rôle de « Faciliteur »

Ce rôle permet de faire circuler l’énergie au sein du groupe en veillant à une participation active et équilibrée de chacun pendant les réunions, permet de profiter de tous les talents en présence, même les plus introvertis. En s’entraînant chacun son tour à tenir ce rôle les équipiers se perfectionnent dans leurs compétences d’animation vis-à-vis de leurs propres équipes, et l’équipe  elle-même renforce sa cohésion interne. Comme un chef d’orchestre, le faciliteur est debout et manage l’énergie de l’équipe. C’est bien sûr aussi un participant, qui propose ses propres idées (mais en différenciant ses postures. Par exemple il s’assied pour participer, et se relève pour faciliter). En particulier, il veillera à ne pas profiter de ce rôle pour imposer ses idées, ou ne pas participer… Ses interventions sont multiples :

Pour illustrer les limites de la responsabilité du rôle du faciliteur, prenons l’exemple d’un aparté entre deux participants, gênant les participants qui prennent la parole devant le groupe. Examinons « l’ordre » d’intervention des différents responsables pouvant stopper cette « perturbation » :

Avec ce petit exemple, on voit bien que ces rôles ne sont pas des « statuts » qui donneraient un privilège pendant la réunion. Si le rôle n’est pas bien tenu, n’importe quel participant est légitime à intervenir, par exemple pour faciliter ou pour catalyser une décision. Dans ce modèle, les réunions efficaces appartiennent aux participants, c’est eux qui en sont les premiers clients. C’est donc à eux de veiller à ce que tout s’y passe au mieux, sans attendre d’être « pris en charge » par le tenant d’un rôle.

Réunions efficaces : le rôle de « Agitateur d’idées »

Ce rôle permet à l’équipe de s’entraîner à penser solutions, au lieu de rester top longtemps dans l’espace problème. Il est sensé stimuler l’équipe à penser out of the box, à remettre en question les croyances limitantes, à innover et oser être plus audacieux et agile. Ses interventions seront du type :

Nota : l’agitateur ne joue pas aux devinettes, il n’est pas supposé connaître lui-même les réponses aux questions qu’il propose. Ce ne sont là que des miroirs qu’il offre, et c’est à l’équipe de se déterminer pour savoir si les questions l’inspirent ou non, si elle décide de creuser les réponses ou non. Attention donc à ce que l’agitateur ne devienne pas la « mouche du coche » qui disperse l’attention, défocalise l’équipe à tout moment. Le but de ce rôle est de décaler par moments, pour dérouter des certitudes quand c’est nécessaire. Ce rôle est en rapport à l’élément AIR. Trop d’air peut donner le vertige, trop d’air peut parfois étouffer au lieu d’inspirer. L’air a souvent intérêt à prendre appui sur la structure de la TERRE pour s’équilibrer…

Réunions efficaces : le rôle de « Catalyseur de décisions »

Ce rôle permet de prendre des décisions concertées en groupe. Il entraîne l’équipe à orienter les prises de parole vers l’action et la décision. Attention : Ainsi que le cadencer ou le faciliteur, le catalyseur de décisions n’est pas là pour décider à la place de l’équipe, mais pour l’aider à avancer en formalisant pas à pas les décisions prises. Ses questions préférées sont :

Par ailleurs, c’est lui qui rédige en séance le relevé de décisions, simple tableau reprenant les décisions prises et les points clés de leur mise en œuvre (qui, avec qui, quand, éventuellement comment, indicateur de suivi …). Une bonne pratique, quand cela est possible, est de projeter sur l’un des murs de la salle, ce relevé de décisions au fur et à mesure qu’il s’écrit, sous le contrôle des participants. Là encore, il sollicite souvent le groupe :

Le relevé de décisions est ainsi validé au fur et à mesure. Il sera envoyé aux participants et leurs N-1 immédiatement, à la fin de la réunion. Nota : Certaines questions sont susceptibles d’être proposées par n’importe lequel des porteurs de rôle. Ainsi :  « A quoi verra-t-on que l’objectif est atteint ? » pourrait être suggéré par le cadreur, pour s’assurer du contrat de séquence, par le faciliteur pour favoriser la bonne et même compréhension par tous de ce qui est recherché, par l’agitateur, comme nous l’avis vu, et par le catalyseur centré sur le résultat…ET par le participant et le décisionnaire, véritables clients de la réunion.

En option : le rôle de « Coach de séance »

Ce rôle permet enfin à l’équipe de se maintenir dans une dynamique de progrès continue. Il développe la conscience individuelle et collective des fonctionnements de groupe. A la fin de la réunion, le coach de séance offre à l’équipe quelques Feedbacks positifs et surtout des Feedforwards, proposant ainsi à chacun, individuellement, des pistes de progrès concrètes pour un meilleur fonctionnement collectif.   Recommandations pour bien tenir ce rôle :

Exemples : –       Je te propose de « rentrer » dans la réunion plus rapidement la prochaine fois, je t’ai trouvé un peu en retrait au début. –       J’ai aimé tes remarques pertinentes et les illustrations par des exemples concrets, continues à nous en faire profiter. –       Une autre option pour toi serait de t’exprimer en premier plutôt que d’attendre toujours la fin du tour de table pour dire que tout a déjà été dit… –       Une prochaine fois, je t’invite à prendre la parole aussi synthétique que tu l’as fait, mais peut-être plus fréquemment…

Cette méthode s’inspire des travaux d’Alain Cardon (« Coaching d’équipe » – Editions d’organisation). Elle fait ses preuves dans de nombreuses entreprises permettant une dynamique apprenante et participant du développement d’une plus grande maturité au sein de leurs équipes.

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Paul Devaux

Coach professionnel

Depuis 25 ans, Paul pratique le Coaching professionnel en entreprise, dans une approche systémique. Accrédité à la Société Française de Coaching en 2008, il est également formateur et superviseur de Coachs depuis 2010. Egalement fondateur d'une école de coaching (voir NRGY-trainig.fr).

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