Dans cet article, nous évoquerons plusieurs méthodes de gestion des priorités.

Un coaching d’efficacité personnelle peut représenter une aide précieuse pour la mise en œuvre de ce genre de méthodes à votre cas particulier :

• la procrastination : chercher midi à 14 heures, et remettre à demain ce qui pourrait être fait dès aujourd’hui ;
• le dispersion : courir plusieurs lièvres à la fois et souvent rentrer bredouille ;
• le mode chaotique qui vous fait papillonner, toute effleurer sans rien terminer vraiment, et donc sans jamais retirer les marrons du feu…

Les principes sont simples, les méthodes sont claires, mais pour autant il est difficile de les mettre en oeuvre parce que souvent ce n’est pas simplement de méthodes dont on a besoin. Le problème est ailleurs, dans des causes plus profondes, par exemple dans des « auto-sabotages », ces comportements qui vous mettent en échec, alors même que vous aimeriez tant réussir à être efficace et heureux.

On a toujours besoin d’un minimum de méthode !

Il n’y a pas besoin d’avoir un bureau toujours vide et des armoires toujours bien rangées pour être efficace.

Et, même quand on est créatif et quand on travaille par coups, dans l’énergie du moment, on a besoin d’être structuré dans ce qu’on fait et de disposer d’un minimum de méthode.

Les sportifs et les artistes vous le diront, le talent ne suffit pas à la performance, il faut y ajouter de la technique et beaucoup de travail ! C’est pourquoi, la gestion des priorités est l’une des compétences les plus importantes que l’on puisse apprendre. Elle peut vous aider à mener à bien des projets complexes, à gérer votre temps efficacement et à améliorer vos performances tout en favorisant votre bien-être personnel.

Et pour parvenir à prendre sa vie en mains, il vous fait une bonne gestion du temps et en particulier une bonne gestion des priorités.

D’abord, définir ce qui est prioritaire

Nous sommes tous confrontés à ce vieux dilemme du temps : comment gérer nos priorités et équilibrer nos vies professionnelles et personnelles ? Il n’est pas rare que nous nous retrouvions submergés par le travail ou des projets sur lesquels nous travaillons. Et pourtant, quand il s’agit d’atteindre nos objectifs, il est important de savoir prioriser. Mais comment ?

La gestion des priorités est une méthodologie qui consiste à déterminer ce qui est important et à réorganiser notre espace de travail pour atteindre ces objectifs. Cela peut être fait en planifiant votre journée, en identifiant les tâches à accomplir et en les reprogrammant en fonction de leur importance et de leur urgence.

Aussi, quand on parle de gestion des priorités, il serait déjà intéressant de se demander ce qui est prioritaire, soit ce qui est vraiment essentiel, dont on ne peut pas se passer, qui est finalement central pour vous !

Un coaching peut vous aider à y voir plus clair en vous-même. Des questions bien orientées, une bonne écoute et des repopulations appropriées, vous feront rapidement découvrir ce qui est le plus important dans votre vie et quels choix en découlent prioritairement. En attendant, nous allons vous proposer quelques méthodes.

• Les connaître et les comprendre c’est déjà quelque chose.
• Ensuite, il vous faudra les appliquer.
• Enfin, ce sera le moment de nous contacter pour prendre un rendez-vous afin d’aller plus loin, et réussir vraiment à mettre en place une véritable organisation personnelle, efficace et agréable, parce qu’elle sera adaptée à votre personnalité.

La méthode des 5 pourquoi

Pour déterminer ce qui est vraiment essentiel pour vous, choisissez un objectif qui vous paraît important et demandez-vous une première fois, en quoi il est important. 

Ensuite creusez encore, en vous reposant la question : « en quoi cette première réponse est vraiment importante à vos yeux ? ». Et faites cela encore trois fois (cinq pourquoi, en tout). La 5ème réponse que vous obtiendrez alors sera une valeur racine pour vous.

Et c’est toujours en accord avec cette valeur que vous devrez arbitrer vos priorités. Cela vous donnera de la cohérence et de la lisibilité dans vos choix et vos décisions.

Et maintenant :

Partez de vos valeurs profondes. Et voyez quels buts les honorent le mieux. Déclinez ensuite ces buts en objectifs : annuels, mensuels, hebdomadaires et quotidiens. 

Alors, en atteignant les objectifs du jour, vous vous rapprochez des résultats de la semaine, qui contribuent à ceux du mois, et construisent la réussite de l’année, etc…

Logique imparable :

La méthode du moindre effort

Des petites actions, bien alignées avec les objectifs, ont des conséquences, qui elles-mêmes deviennent des causes de conséquences plus importantes, etc…

Le tout est d’être assez pertinent et stratège pour faire levier au bon endroit. Regardez cette expérience réelle et impressionnante. Elle traduit ce qu’on pourrait théoriquement arriver à faire si on s’organisait bien dans nos actions quotidiennes…

On dit que c’est comme ça qu’Archimede prétendait soulever l’univers 🙂

La méthode de l’ikigai pour déterminer ses priorités

Ce schéma peut vous aider à déterminer ce qui est vraiment Essentiel :

Il suggère que ce qui est prioritaire se trouve à la croisée de :

• ce qui crée beaucoup de valeur pour les autres et pour vous
• ce pourquoi vous êtes doué et bien formé (haut niveau de compétence)
• ce que vous aimez (et qui vous passionne, au point que vous y prenez plaisir et ne voyez pas le temps passer)
• ce pourquoi on vous attend, on vous paye, qui est demandé et recevra donc un bon accueil !

La loi de Pareto, ou loi des 20/80

Cette loi stipule que d’une manière générale, 20% des actions produisent 80% des résultats.

Du coup, repérer ces 20% qui produisent le maximum d’effet levier, est une bonne stratégie pour déterminer ce qui est prioritaire.

Imaginez le gain de productivité qu’il y aurait à concret 80% de votre énergie aux 20% d’actions qui génèrent 80% d’impact sur le résultat recherché.

Matrice de l’important et de l’urgent

La méthode de la to-do-list pour gérer ses priorités

Encore une bonne pratique de gestion de votre temps précieux :

Evitez de noter vos idées, et vous tâches sur des bouts de papier ou des verso de papiers brouillons, que vous perdrez et n’auront pas de valeur à vos yeux, au même titre que tout ce que vous y écrirez !

Suggestion : achetez-vous plutôt un beau cahier ou carnet, qui ne servira qu’à ça : notez-y vos précieuses choses à faire ! Vous les considérez comme importantes au lieu de les voir comme des corvées.

• Faites une liste de toutes les tâches à effectuer, et maintenez cette liste à jour, en l’actualisant :
  • rayer ce qui est fait
  • ajouter les nouvelles tâches
• Faites en premier quelques tâches faciles, pour avoir le plaisir de rayer des choses et d’alléger votre liste. Et puis passez aux choses sérieuses : aux gros cailloux !

Une philosophie pratique : L’essentiel, c’est maintenant !

Ne faire qu’une chose à la fois. Et rester bien conscient du présent, au lieu de penser à la suite, ou de ressasser le passé (voir à ce sujet : « arrêter de penser« )

Exemples :

• Si vous suivez des cours, ne faîtes que cela : écouter ! Eventuellement, prenez des notes et posez des questions, mais ne vous dispersez pas.
• Si vous écoutez de la musique, ne lisez pas en même temps. Lire en écoutant de la musique n’est pourtant pas en soi une mauvaise chose. Mais pour saisir l’essentiel, on ne peut pas être partout à la fois. Il faut focaliser son attention. Posez votre bouquin quelques instants et écoutez la musique, juste cela. Puis vous pourriez éteindre la musique, et lire. Juste lire.  

Si nous sommes concentrés sur ce que nous faisons dans l’instant et sur ce qui émane de notre « présence » au travers de cette activité, il n’y a plus de place dans notre tête pour nous projeter dans le futur ou dans le passé, et nous stresser à cause de l’illusion de manquer de temps !

• Il nous arrive d’ailleurs à tous de vivre parfois des situations, où nous sommes tellement pris par ce que nous faisons, que nous en perdons la notion du temps. Dans ce cas, peu importe la fatigue et le reste du monde, nous sommes à la fois absorbés et nourris par ce que nous faisons.
• A l’inverse, il nous arrive de passer des journées à toucher à tout, sans rien mener à son terme, et de finir ces journées avec un sentiment de frustration.

Finalement, serait-ce tellement utopiste de se dire que tout ce qu’il y a à faire pour résoudre les « impressions » de manque de temps, c’est de s’engager, complètement, dans la concentration sur l’instant présent ?

Se concentrer sur une seule chose à la fois

Faire une chose à la fois, et ne passer à autre chose, que lorsque la tâche en cours est terminée.

• Mobiliser toute son attention sur la tâche actuelle, la faire complètement, et quand c’est fini : ne plus avoir à y revenir (même si le résultat n’est pas « parfait », c’est ce que j’y ai exprimé et cela suffit)…
• A chaque pas, laisser le passé en arrière et le futur en avant, ne se concentrant que sur le présent…
• Se concentrer sur des petits pas, faciles à réaliser, en y mettant toute son attention, au point qu’il n’y ait presque plus de place pour autre chose.
• Sous prétexte qu’il faut toujours être joignable, on laisse toujours son portable allumé, parce qu’il faut se tenir informé, on écoute très souvent « les informations », parce qu’on n’a plus l’habitude de rester tranquille en silence, on met la radio, on feuillette des magazines, on bavarde pour ne rien dire… au contraire, voyez si vous pouvez essayer de ne pas faire plusieurs choses simultanément. Vous serez plus concentré, donc plus efficace et moins fatigué.

Eviter la dispersion mentale : se concentrer sur l’instant présent

Faire une chose à la fois, et ne passer à autre chose, que lorsque la tâche en cours est terminée. Soyez présent à chaque instant, en vous concentrant sur : maintenant ! Ne pensez pas à demain ni à hier. L’un et l’autre sont des concepts. Au contraire soyez engagés dans l’action présente. Cela c’est réel.

• Hier est passé, c’est mort, c’est trop tard.
• Demain, eh bien vous verrez demain.
• Mais maintenant, tout se joue pour vous, en ce moment précis. Soyez complètement là, à cette réunion, à ce mail, à cet entretien, quels qu’ils soient, toujours !

C’est radical, mais c’est super simple (je n’ai pas dit que c’était facile, en revanche !). Ne pensez pas, ne rêvassez pas, ne bavardez pas (même intérieurement). Soyez sur le pont, pleinement éveillé et attentif, comme si votre vie en dépendait. A chaque instant. Vous verrez, la vie est plus intense et beaucoup moins fatigante dans ces cas-là.

Quelques séances de coaching pourraient vraiment vous donner un coup de pouce pour vivre un déclic et apprendre à être plus efficace dans la mise en oeuvre des bonnes pratiques que vous choisirez d’adopter.

Florilège de bonnes pratiques d’efficacité personnelle

Par exemples :

• Planifier son temps de manière rationnelle et « gérer ses priorités » en intégrant les notions de plaisir et de travail dans l’énergie. Y penser c’est déjà bien, mais pour savoir le faire, il y a quelques trucs à connaître pour mobiliser son énergie et être bien présent à l’instant présent…
• Etre attentif aux « signaux faibles » et aux synchronicités, pour surfer dans le sens de la vague, au lieu de ramer à contre courant
• Savoir « donner sa confiance » et « cultiver une générosité de principe » peut s’avérer une stratégie de réussite, à la fois économique et élégante
• Apprendre à se concentrer aussi sur des micro situations et canaliser son énergie pour remporter des victoires rapides chaque jour
• Mesurer l’avancement de ses tâches et sa progression personnelle de façon volontairement positive, pour se donner de l’élan au lieu de se complaire en constats d’insatisfaction décourageants
• Pratiquer pour vous-même la visualisation positive
• Vous préparer mentalement à réussir, comme les champions sportifs le font avant un match décisif
• Savoir rédiger des compte-rendus d’entretiens qui mobilisent, pour donner envie à ses destinataire d’aller de l’avant avec vous
• Etc…

En fonction de vos objectifs et de la culture de votre entreprise, nous vous proposerons un itinéraire pédagogique original, pour mettre à disposition des managers des pratiques éprouvées, qui leur feront gagner à la fois en confort, en plaisir et en performance… Parlons-en !  

Dans cette vidéo, j’explique une clé d’efficacité personnelle de coach. Comment un coach pratique le lâcher prise, au lieu de se crisper sur des pensées dispersantes :