On dit souvent que le nouvel arrivé dispose de cent jours pour confirmer la validité de sa nomination. C’est pourtant une période bien courte pour faire ses preuves, notamment à un poste de management. Mieux vaut garder en tête les erreurs les plus graves, à éviter absolument.

Erreur N°1 – Ne pas se préparer à vos nouvelles responsabilités

Un manager désireux de réussir sa prise de poste, devrait se poser les questions suivantes :

• Quel sera mon nouvel environnement ?
• Quels seront les enjeux et les priorités ?
• Que va-t-on attendre de moi ?
• Que devrais-je faire en premier lieu ?
• Avec qui devrais-je nouer des alliances ?

On ne peut pas forcément obtenir toutes les réponses à ces questions avant de commencer, mais on peut déjà y être attentif lors des premières semaines, afin de leur trouver des premières réponses le plus tôt possible. Et on peut aussi mener sa petite enquête avant d’intégrer le poste.

Par exemple, appelez votre N+1 pour lui soumettre vos questions, il n’en appréciera que davantage votre conscience professionnelle :-). Malheureusement, on est souvent pris dans la pression des dossiers à clôturer dans son poste actuel (futur ex job) et on manque de recul et de disponibilité pour bien se préparer à son arrivée.

Prenez si possible quelques jours de congés pour faire le break et arriver bien reposé, tout propre et tout neuf, l’énergie remontée à bloc et dans les meilleures dispositions mentales.

Renseignez-vous sur l’entreprise, lisez des articles sur le net qui parle de ses réussites récentes, et de ses difficultés. Commencez à vous mettre en contact sur Linkedin avec des personnes clés de l’entreprise, en leur envoyant un petit message du genre : « je dois intégrer votre entreprise au poste de … dans quelques jours, et je serais ravi de me connecter à vous, dès aujourd’hui. J’espère avoir très bientôt l’opportunité de faire votre connaissance. Bien cordialement… ».

La veille, essayez de profiter d’une bonne nuit de sommeil. Levez-vous un peu plus tôt pour pratiquer vos routines matinales. Ainsi, votre premier jour de travail, vous arriverez souriant, détendu, concentré, prêt à réussir votre nouvelle tranche de vie professionnelle !

Erreur N°2 – Négliger les 100 jours pour réussir sa prise de poste

Prenons un simple exemple, qui n’est pas une exception, celui de Lars Olofsson. Nommé en 2009 à la tête de Carrefour, cet ancien dirigeant de Nestlé avait commis d’entrée de jeu dans les 3 premiers mois plusieurs erreurs stratégiques, qui lui ont valu d’être licencié trois ans plus tard par son conseil d’administration :

• Mauvaise compré­hension de l’entreprise et de l’environnement spécifique de la grande distribution,
• Valse des directeurs et difficulté à se faire comprendre et accep­ter par les équipes de terrain,

Réussir les 100 premiers jours est donc vraiment crucial pour la prise en main du poste. En coaching systémique, on considère que les premiers contacts sont un échantillon témoin de ce qui se développera dans la suite de l’aventure en question.

C’est logique, tous les ingrédients sont là en germe :

• les personnages, avec leur dynamique interne
• les circonstances spécifiques de cette prise de poste
• les contours de ce nouveau job
• les caractéristiques de cet environnement
• les enjeux de chacun

Tout cela pré-existe et pré-détermine le déroulement de la suite. Alors autant bien démarrer, parce que réussir vos premiers pas, va conditionner les suivants, et faciliter votre intégration.

De la même manière, on s’amuse parfois à dire que le coaching commence avant le coaching, sous-entendant que les prémisses du coaching sous-tendent toute la mission… (le coaching s’inscrit dans une sorte d’instant qui s’étire, et qui commence avant même de commencer, et se prolonge au-delà de sa ponctuation naturelle… (Voir à ce propos notre article : Combien de temps dure l’instant présent ?… je vous laisse y réfléchir ! 🙂

On comprend bien que la réussite d’une intervention de coaching d’équipe, par exemple, se joue beaucoup dans sa préparation et l’orientation qu’on lui donne avant même son démarrage effectif. Il y a gros à jouer dès le premier entretien individuel avec le donneur d’ordre, car le coaching d’équipe commence là, lors de ce premier contact qui illustre déjà le besoin de l’équipe, en même temps qu’il induit beaucoup sur la suite de la relation avec le manager de l’équipe…

Il en va de même pour réussir sa prise de poste. Beaucoup de choses se jouent dès les premiers instants :

• L’image que l’on donne de soi-même
• La perception qu’auront les autres des premiers actes de management que vous poserez
• L’impression qui sera laissée par les questions que vous poserez, les interventions que vous ferez en réunion par exemple…

La première impression est primordiale, car bien qu’elle soit parfois erronée, elle conditionne en grande partie la façon dont vous serez perçu par la suite par les autres. Aussi, soignez bien votre tout premier jour et les tout premiers contacts, aussi bien avec vos boss qu’avec vos pairs et vos subordonnés.

Renseignez-vous aussi sur la culture du nouvel environnement que vous allez intégrer : horaires, codes vestimentaires, rythmes de travail, mais aussi croyances et valeurs. Ne commettez pas d’impairs par rapport au poids des habitudes.

Il sera bien temps de les changer un peu plus tard. Pour l’instant le principal enjeu est de réussir sa prise de poste !

Dans son ouvrage Les 90 jours pour réussir sa prise de poste, Michael Watkins préconise d’utiliser ses 30 premiers jours à asseoir sa crédibilité via des initiatives symboliquement fortes. Il s’appuie sur l’exemple de cette directrice d’unité qui avait relevé que son service souffrait d’une trop grande bureaucratie. Avant de mettre en place une plus profonde réorganisation, elle a commencé par supprimer toutes les armoires à archives qui envahissaient les bureaux. Un geste qui n’est pas passé inaperçu. Personnellement, je pense que trente jours est très insuffisant pour se lancer dans pareille entreprise. Les résistances au changement peuvent se manifester de façon parfois sur des sujets auxquels on ne s’attend pas, et pour être symbolique, les armoires à archives sous-entendent un vrai attachement au passé, auquel il est périlleux de s’attaquer frontalement avant d’avoir acquis suffisamment de légitimité et d’alliances.

Les cent premiers jours constituent une sorte de période d’essai, durant laquelle un manager est observé, sa légitimité soupesée, chacun traquant des signes qui laissent présager de ses futurs échecs et succès.

Beaucoup ratent cette période ou perdent du temps et de belles opportunités pendant cette période clé, où il est nécessaire de s’imposer durablement, donc tranquillement. Dans une entreprise, c’est comme au gouvernement : vous avez cent jours pour faire vos preuves, vous intégrer, avant d’être soumis à un premier bilan critique. Un délai à avoir en tête pour bien doser vos efforts.

Proposez un premier plan à 3 mois

Dans votre plan personnel d’intégration, vous devez avoir planifié de construire un mini plan d’actions à trois mois au bout de quelques semaines. En effet, plutôt que de viser et d’annoncer trop tôt des objectifs à long terme, une bonne pratique pourrait être d’engager un plan d’action jalonné sur les 100 premiers jours, permettant de mettre l’équipe en marche puis de démontrer rapidement des résultats concrets.

Ceci permettra de focaliser l’action des équipes, de donner un élan, de créer la confiance (confiance des équipes en elles-mêmes, des équipes en leur patron, confiance de la part de votre supérieur hiérarchique, ou de celle des partenaires extérieurs). Un peu comme après une élection, il s’agit de montrer au fur et à mesure que vous faîtes ce que vous aviez annoncé, obtenez des résultats et tenez vos « promesses ».

Et, au sein de l’équipe, chacun doit aussi rapidement savoir ce que l’on attend de lui et quelles sont ses nouvelles priorités. Ce plan court terme doit aller à l’essentiel, s’attacher aux « 20/80 » (ces quelques 20% des sujets qui feront 80% des résultats). Au bout de trois mois, tout votre entourage professionnel fera implicitement un premier bilan de vos actions, et on commencera à vous demander des comptes !

Il sera alors très appréciable qu’on puisse voir concrètement quelques avancées à mettre à votre actif et que vous puissiez vous enorgueillir de quelques victoires rapides. Il est donc important pour réussir sa nouvelle prise de fonction de pouvoir obtenir des quick-win, qui mettent en mouvement d’une manière positive et montrent que ça bouge !

Dans la vidéo en fin de cet article, vous découvrirez une astuce, qui consiste à doubler votre période de grâce, en annonçant au bout de 3 mois que vous lancez un grand projet. L’effet de curiosité et de nouveauté produit relance l’attention et votre crédit positif pour quelques mois encore…

Nous en parlerons brièvement un peu plus loin dans cet article. Envie d’en savoir plus sur le coaching de prise de poste ?

Erreur N°3 – Parler sans cesse de son précédent job

Laissez le passé derrière vous. Ne parlez pas trop de votre précédent job ! Les gens nostalgiques du passé sont rapidement aussi ennuyeux que ceux qui veulent toujours donner des conseils, en prenant appui sur leurs expériences passées.

Alors, surtout ne parlez pas trop, surtout au début, de vos précédentes expériences (« dans mon ancienne boîte, on procédait comme ça » ou encore « le logiciel de compta est moins performant que celui auquel j’étais habitué »). On se doute bien que vous aviez un job avant celui-ci, mais l’entreprise et/ou l’équipe et son environnement n’étaient pas les mêmes. Ne perdez donc pas de temps à faire des comparaisons.

Inventez votre présent, sans référence au passé

Ne cherchez pas à appliquer des recettes qui ont fonctionné dans votre précédent poste, mais qui peuvent être inopérantes dans le nouveau contexte. Considérez que tout est neuf et offrez vous-même un regard neuf, sans préjugés, sans projection.

Donc, en ce qui concerne votre ancien job, tournez définiti­ve­ment la page et considérez que l’instant présent requiert toute votre attention (voir à ce sujet : « être attentif, présent et disponible« )

Evidemment ne dénigrez pas votre prédécesseur !

En le critiquant ouvertement, vous vous abaisseriez dans le regard de vos équipiers (et vous risqueriez de sous-estimer la force de son réseau d’influence) : si une partie d’entre eux penserait peut-être comme vous, une autre partie d’entre eux pourrait se sentir visée par ces critiques.

N’oubliez pas que le passé, ils en faisaient partie à l’époque, et quand vous critiquez leur ancien patron, vous les attaquez peut-être personnellement sans vous en rendre compte…

Au contraire, si vous pouvez, prenez le temps de voir votre prédécesseur et toute personne utile pour comprendre la subtilité du poste, et ses éventuels pièges.

Erreur N°4 – Se jeter tout de suite dans la mêlée !

Au contraire, offrez-vous le luxe d’une période de quelques semaines d’observation. Au début, même si votre patron attend de vous des résultats à court terme, ne vous mettez pas la pression sur les résultats.

Concentrez-vous plutôt sur des objectifs d’apprentissage. Ne débarquez pas en terrain conquis : apprenez le langage de l’entreprise, comprenez sa culture pour faire passer efficacement les messages et décrypter les réactions.

Apprenez son histoire pour en saisir les mythes, les héros, les éléments fédérateurs, les traumatismes et les grands succès. Prenez le temps d’observer :

• Quels sont les enjeux, les priorités et les contraintes de chacun ?
• Quels sont les jeux de pouvoir et les réseaux d’affinités entre les personnes clés de votre réseau direct ?
• Quels pourraient être vos alliés, non seulement celles et ceux avec qui vous vous sentez en finit et en sympathie naturelle, amis aussi dont les intérêts convergent avec les vôtres…
• Qui, dans votre équipe, est très autonome et qui l’est moins ? Qui a du potentiel et qui en a moins ? Qui a de l’ambition et qui en a moins, etc… ?
• Quels sont les points forts, les points d’appui de l’équipe et de l’entreprise ?
• Quels sont les potentiels et les gisements de progrès encore inexploités ?
• Quelles sont les valeurs de l’entreprise ?
• Quels sont les points marquants de la culture d’entreprise ?

Avec les réponses à ces diverses questions, vous nourrirez un rapport d’étonnement, qui vous permettra de doubler le temps de votre période de grâce (nous avons expliqué cette astuce dans la vidéo) !

Envie d’en savoir plus sur le coaching de prise de poste ?

Un coaching de prise de poste va vous procurer de la sécurité et du confort pour optimiser votre intégration et partir du bon pied. Dans cet article, nous partageons les 6 erreurs les plus grossières à ne pas commettre, mais des pièges, il y en a plein d’autres.

C’est très précieux de pouvoir faire le point en fin de semaine, afin de partir en week-end serein et de démarrer la semaine suivante sur de bonnes bases, avec les idées claires sur les priorités à ne pas rater !

Erreur N°5 – Tarder à rencontrer les personnes clés de son nouvel environnement

Au contraire, vous devez rencontrer vos interlocuteurs clés d’une manière personnelle, dès que possible.

• « Au fait, tu es content de ton nouveau chef ? »
• « Je ne sais pas, elle est là depuis un mois et je ne l’ai pas encore vue… »

Plusieurs questions très pratiques se posent :

• Comment se présenter à sa nouvelle équipe ?
• Faut-il annoncer votre arrivée par un mail de présentation ? Qui devrait rédiger ce mail d’arrivée dans l’entreprise ? Comment se présenter en quelques lignes ?
• Votre supérieur hiérarchique doit-il être présent à votre première réunion ?
• Dans quel ordre rencontrer vos nouveaux collègues ?

Nous verrons tout cela ensemble si vous le souhaitez, lors de votre première séance de coaching de prise de poste. Une fois que vous vous serez présentés à tout le monde lors d’une première réunion (si possible en présence de votre N+1 qui vous aura présenté l’équipe) annoncez  votre intention de rencontrer chaque collaborateur individuellement.

Rencontrez aussi vos pairs, ainsi que des personnes clés de votre futur réseau. Avec vos collaborateurs les plus proches, vous pourriez faire deux séries d’entretiens :

• 1er entretien pour se présenter mutuellement en tant qu’être humain (vos passions, vos valeurs, ce que vous aimez, vos qualités et vos défauts… à vous de doser jusqu’où vous pouvez aller avec chacun !)
• 2ème entretien pour approfondir le poste de chacun, ses projets et sa dynamique professionnelle :
  • ce qu’il aime le plus, ce qu’il n’aime pas faire, ce qu’il aimerait apprendre, la valeur incrémentale qu’il aimerait créer pour l’équipe et l’entreprise, comment il se voit évoluer dans 3/5/10 ans, ses attentes par rapport à votre management
  • et réciproquement, en ce qui vous concerne : vos intentions pour l’équipe, la feuille de route qu’on vous a donnée, la manière dont vous voyez votre mission, comment vous aimez travailler, etc…)

Lors des entretiens, soyez attentifs aux points suivants :

• Restez ouvert, curieux, enthousiaste, posez des questions puissantes, qui ouvrent des perspectives
• Attachez vous à voir ce qui est positif, plus que ce qui manque, (notez davantage ce qu’ils font bien, plutôt que ce que vous pourriez apporter… souvent évidemment on cherche ce qu’il faudrait améliorer ou changer, et dès lors le regard est orienté sur ce qui ne va pas, ce qui est l’inverse d’un regard valorisant ! (voir à ce sujet : « penser positif« )
• Abstenez vous, dans la mesure du possible, de donner des conseils ou des directives.
• Surprenez votre interlocuteur en lui posant des questions orientées délibérément vers l’aspect positif  :
  • Qu’est-ce que tu aimes le plus dans ton job ?
  • Qu’est-ce que tu fais le mieux ?
  • Qu’est-ce qui fait que l’on t’a choisi pour occuper cette fonction ?
  • En quoi es-tu une bonne personne ?
  • Qu’est-ce que tu apprécies le plus dans le fonctionnement actuel de l’équipe (ou de l’entreprise) ?
  • Qu’est-ce qui est important pour toi dans le travail (valeurs)
  • Quelles compétences et qualités professionnelles aimerais-tu développer encore ?

Votre premier étonnement sera sans doute de réaliser à quel point vos interlocuteurs seront eux-mêmes surpris de vos questions et encore plus surpris de découvrir qu’ils ont parfois du mal à répondre à ces questions pourtant fondamentales. Prenez des notes à la volée, puis prenez un peu de recul pour faire votre synthèse.

Erreur N°6 – Ne pas faire de rapport d’intégration

Le rapport d’étonnement positif est un outil précieux pour faire une première bonne impression à son équipe et réussir votre prise de poste.

Pour être percutant ce rapport d’étonnement positif doit être précis, factuel, avec des exemples concrets, et du verbatim (des citations anonymes). Construisez votre rapport d’étonnement sur plusieurs axes en vous inspirant éventuellement des titres suivants :

• des qualités humaines très précieuses
• les points forts de la dynamique de l’équipe
• les progrès techniques qui permettent de belles avancées
• des compétences en cours de développement
• des initiatives intéressantes
• des premiers résultats encourageants
• des ferments du changement à favoriser
• etc…

Au sein de chaque chapitre, indiquez 3 à 5 points d’étonnement par lesquels vous choisirez de valoriser tout ce que vous souhaitez renforcer ou faire germer. Votre rapport d’étonnement positif peut ne pas être complet, mais il ne doit pas comporter de critiques, sinon ce n’est plus un rapport d’étonnement POSITIF. Vous aurez bien le temps après d’exprimer une critique…

En revanche, vous pouvez proposer quelques jours plus tard, (ou éventuellement dans une seconde partie du rapport d’étonnement positif si votre environnement vous presse de communiquer sur des transformations attendues) des potentiels à développer, et des axes d’amélioration à investir ensemble.

L’un des objectifs de ce rapport d’étonnement est de contracter une alliance de travail avec vos nouveaux collaborateurs, tout en les encourageant à faire davantage de ce qu’ils font naturellement bien. Rappelez-vous que vos nouveaux collaborateurs pourraient bien vous percevoir, a priori, comme un « envahisseur », qui va demander encore plus, faire table rase du passé et des efforts consentis… Il est donc habile de les rassurer.

• Prévenez votre équipe que vous allez recevoir en ce sens chacun d’entre eux pour des échanges approfondis sur les gisements d’amélioration de l’efficacité collective, et que vous participerez en observateur dans un premier temps à leurs prochaines réunions d’équipe.
• Prenez aussi des contacts à l’extérieur de l’équipe, avec les personnes influentes (clients, fournisseurs, partenaires, …).
• Impliquez-les dans vos interrogations, faites leur part de votre enthousiasme, de votre état d’esprit…
• Demandez-leur des éclairages, posez-leur des questions, repérez leurs attentes.
• Quand vous prenez des notes, veillez de préférence à ce que cela ne soit pas sur un écran entre vous et l’équipe (quoi que cette pratique soit de mieux en mieux admise). Idéalement, ne notez que des mots clés, du verbatim (mot pour mot ce que vos interlocuteurs disent), des idées qui vous viennent, un mot qui caractérise ce que vous ressentez.
• Donnez-vous quelques semaines pour finaliser votre rapport.
• Prenez deux heures en fin de chaque semaine, pour synthétiser ce que vous avez appris, pour prendre du recul, et fixer vos priorités d’observation de la semaine suivante.

La présentation d’une synthèse à l’équipe est impérative si l’on veut entraîner une dynamique de groupe.

Dans ce cas, votre rapport d’étonnement positif pourra être adossé à un bref diaporama, indiquant trois points positifs du “fonctionnement collectif”, eux-mêmes illustrés par 2 ou 3 exemples très concrets que vous raconterez oralement, prenant bien le temps de souligner dans chaque exemple ce qui vous paraît être exemplaire de l’efficacité collective. Vous aurez tout le temps un peu plus tard de fournir des feedbacks critiques, de recadrer des dérapages, de dire non, de sanctionner des erreurs…

Pour l’instant, ce retour valorisant aux équipes est justement ce qui leur donnera envie de s’engager à vos côtés, dans un travail collectif de quelques semaines pour préparer leur projet fédérateur, lequel comportera des axes d’amélioration et des actions correctives.

Bonne intégration ! (voir aussi à ce sujet : notre article : « Réussir sa carrière« )