Forum Ouvert (ou Open Space Technology), une méthode puissante de facilitation collaborative.

On l’appelle aussi : Atelier ouvert, Espace de dialogue ouvert, Rencontre ouverte, Forum participatif…

Le forum ouvert vise à mobiliser un grand groupe sur des questions choisies, tout en favorisant des échanges informels en petits groupes.

A Retenir

• Un forum ouvert favorise l’auto-organisation et la liberté d’expression pour mobiliser un grand groupe.
• La préparation du forum nécessite une équipe d’animation et un comité de pilotage bien structurés.
• Des espaces logistiques spécifiques sont indispensables pour les plénières et les sous-groupes.
• L’animation du forum offre une grande liberté de choix aux participants pour orienter leurs réflexions.
• Le choix du thème et la sélection des participants sont cruciaux pour le succès du forum.
• Comparaison avec d’autres formes d’animations participatives : le cercle de dialogue, la journée de co-construction, ou encore l’atelier participatif (avec des exemples concrets)

 

Qu’est-ce que le Forum Ouvert ?

C’est une méthode d’animation de grands groupes (5 à 5000 personnes !) pour favoriser l’émergence de solutions autour d’une problématique complexe, souvent sous la forme :

« Comment améliorer… ? », « Quelles actions entreprendre pour… ? »

Conçu par Harrison Owen dans les années 1980, le Forum Ouvert repose sur l’auto-organisation des participants. Il part du principe que les meilleures idées émergent quand les gens parlent de ce qui les passionne.

Structure du Forum Ouvert

Voici les grandes étapes d’animation :

1. Préparation
   – Identifier un thème clair et fédérateur (question ouverte, complexe, importante).
   – Inviter un groupe diversifié (salariés, partenaires, clients…).

2. Ouverture (Plénière initiale)
   – L’animateur pose le cadre, partage les 4 principes et 1 loi :

• Qui vient est la bonne personne

• Quand ça commence c’est le bon moment

• Ce qui arrive est la seule chose qui pouvait arriver

• Quand c’est fini c’est fini (et quand ça ne l’est pas, ça ne l’est pas)

• Loi des deux pieds : chacun est libre d’aller là où il apprend ou contribue le plus.

3. Mise en marché des sujets
   – Les participants proposent des sujets (écrits sur des grandes feuilles affichées).
   – Ils précisent : sujet + lieu + heure (grille d’atelier).

4. Sessions de travail en sous-groupes
   – Discussions autogérées. Un « porteur de sujet » s’assure qu’un compte rendu est rédigé.

5. Synthèse et restitution
   – Compilation des compte-rendus.
   – Partage en plénière.
   – Élaboration d’un plan d’action (souvent dans les jours suivants).

Avantages d’un forum ouvert pour animer un grand groupe

• Autonomie et engagement : les participants choisissent les sujets qui les motivent.

• Créativité et innovation : mélange de profils, discussions ouvertes.

• Rapidité : en peu de temps, beaucoup d’idées et de solutions émergent.

• Transversalité : casse les silos hiérarchiques et fonctionnels.

• Simplicité logistique : peu de matériel (grandes feuilles, marqueurs…).

Limites de la technique de forum ouvert

• Flou déroutant : les personnes très cadrées ou passives peuvent être déstabilisées.

• Inégalités de parole : les plus assertifs prennent plus de place.

• Pas toujours adapté : si la problématique est trop fermée ou la culture d’entreprise peu participative.

• Suites parfois floues : nécessité d’un suivi post-événement (sinon, « effet soufflé »).

Techniques de coaching de groupe associées

Pour maximiser l’impact :

• Cercle de parole : instaurer l’écoute active au démarrage.

• World Café (en complément) : favoriser la pollinisation d’idées entre groupes.

• Sociocratie / Consentement : pour converger sur les décisions après le Forum.

• Feedback structuré (ex : méthode STAR) pour évaluer les propositions.

• Posture de facilitateur coach : écoute, reformulation, neutralité.

9 Conditions de réussite du forum ouvert

Contrairement à nos habitudes, nous présentons volontairement ces conditions dans un ordre qui commence par le cadre logistique et d’animation, et termine par les participants, parce que les quatre premières conditions vous permettront de mieux comprendre le pourquoi du contenu des deux dernières (conditions 4 et 5) :

1. Une équipe d’animation dédiée
2. Une logistique adaptée
3. Un déroulement pertinent
4. Une animation ad hoc
5. Un thème bien choisi et des sous-questions pertinentes et des participants bien briefés et motivés. Problématique bien posée : claire, engageante, ouverte.
6. Hétérogénéité des participants : diversité de profils et points de vue.
7. Confiance : climat bienveillant, droit à l’erreur.
8. Leadership soutenant : les décideurs doivent soutenir le processus ET s’engager à prendre en compte les résultats.
9. Suivi rigoureux : plan d’action post-forum + communication régulière sur les suites.

Pour être aidé à réfléchir au format pertinent pour votre forum, n’hésitez pas à me joindre sur mon portable pour échanger par téléphone ou prendre rendez-vous.

Exemple de déroulé (Forum Ouvert – 1 journée)

8h30 – Accueil & Café

• Accueil informel, badge prénom

• Mur d’expression : « Pourquoi suis-je ici ? » (Post-it sur un panneau)

9h00 – Plénière d’ouverture (Facilitateur)

• Présentation du thème et des objectifs

• Rappel du cadre et des règles (4 principes + Loi des 2 pieds)

• Explication du fonctionnement de la journée

9h30 – Mise en marché des sujets

• Les participants qui ont un sujet viennent l’annoncer au micro

• Ils inscrivent : Titre du sujet, Créneau horaire souhaité (ex : 10h30-11h30), Lieu (n° de salle ou coin de la salle)

• Affichage de la grille des sessions (grille papier ou tableau)

10h00 – Session 1 (1h)

• Groupes de discussion libre autour des sujets proposés

• Chaque groupe nomme un rédacteur pour la prise de notes (fiche ou PC)

11h00 – Pause & Butinage

• Les participants peuvent changer de groupe librement

11h15 – Session 2 (1h)

• Poursuite de nouveaux sujets ou approfondissement

• Possibilité de fusionner / scinder des sujets

12h15 – Déjeuner libre / réseautage

13h45 – Session 3 (1h)

• Retour dans les groupes choisis

14h45 – Pause

15h00 – Synthèse et convergence

• Chaque groupe partage son compte-rendu en plénière (5 min par groupe)

• Animation visuelle possible (fresque ou carte mentale)

• Identification de chantiers prioritaires (ex : par vote à gommettes)

16h00 – Plan d’action collectif

• Constitution de groupes de porteurs volontaires pour les suites

• Engagements concrets (qui fait quoi ?)

16h30 – Clôture

• Tour de parole rapide : « Un mot pour décrire ma journée »

• Remerciements

• Envoi prévu des synthèses à tous les participants

Application concrète sur un séminaire pour une entreprise de retail bricolage

« Comment mieux accompagner nos clients, du projet à la réalisation, en magasin et en ligne ? »

Objectif :

Identifier des leviers pour fluidifier l’expérience client (conseil, disponibilité produits, services) en croisant les points de vue vendeurs, logisticiens, service client, e-commerce, managers.

Déroulé exemple (Forum Ouvert – 1 journée / 70 personnes)

Participants

• Vendeurs (rayon plomberie, peinture, jardin…)
• Responsables services (livraison, financement, SAV)
• Équipe e-commerce
• Logisticiens (entrepôt, livraison)
• Direction magasin
• Quelques clients ambassadeurs invités (optionnel mais puissant)

Exemples de sujets proposés par les participants (mise en marché)

🛠️ « Comment mieux conseiller nos clients sur leurs projets complexes (ex : salle de bain) ? »

📦 « Comment rendre plus fiable la promesse de disponibilité des produits en ligne ? »

🚚 « Livraison & retrait : comment éviter les frustrations (retards, erreurs de commande) ? »

💡 « Comment mieux connecter nos vendeurs avec les avis clients en ligne ? »

🤝 « Comment collaborer plus efficacement entre magasin et entrepôt ? »

🖥️ « Quelles solutions numériques simples pour accompagner les clients dans leur parcours (scan produit, simulateur…) ? »

Plan de la journée (synthèse)

Horaire	Activité
9h00	Plénière d’ouverture & cadre
9h30	Mise en marché des sujets
10h00	Session 1 (groupes)
11h15	Pause
11h30	Session 2 (groupes)
12h30	Déjeuner
14h00	Session 3 (groupes)
15h00	Restitution plénière (synthèses)
15h45	Vote des priorités (gommettes)
16h15	Constitution de groupes porteurs (plan d’action)
16h45	Clôture (tour de table)

Exemple de résultat concret issu du Forum Ouvert

Sujet : « Livraison & retrait : comment éviter les frustrations ? »
Synthèse du groupe :
– Proposer des créneaux de retrait plus larges et visibles en temps réel
– Créer une check-list préparatoire partagée entre entrepôt et magasin
– Mettre en place un SMS automatique quand la commande est prête (au lieu d’un simple email)
– Former les vendeurs à mieux expliquer le processus de retrait en rayon

Groupe porteur :
2 responsables entrepôt + 2 vendeurs + chef de secteur logistique
→ 1 réunion de suivi prévue sous 3 semaines

Pourquoi ce thème est adapté à la grande distribution bricolage ?

• Problématique complexe, transversale (omnicanal + expérience client)
• Tension fréquente entre magasins / entrepôt / digital → forum = moment de mise à plat
• Participants motivés car cela touche leur quotidien + satisfaction client
• Potentiel de solutions pragmatiques rapidement applicables

Techniques d’ateliers participatifs, alternatives possibles au forum ouvert

Formats proches, pas identiques mais variantes assez comparables

Ce sont des méthodes de co-construction ou d’intelligence collective qui partagent l’esprit du Forum Ouvert (autonomie, collaboration) :

• World Café
• BarCamp (plutôt pour innovation numérique ou communautés tech)
• Débat public
• Non Conférence (ou « unconference »)
• Cercle de dialogue
• Atelier collaboratif
• Journée de co-construction
• Laboratoire d’idées
• Forum d’innovation participative
• Cercle ouvert (parfois utilisé dans des démarches sociocratiques)

Zoom sur le cercle de dialogue

Qu’est-ce qu’un cercle de dialogue ?

Un cercle de dialogue est une méthode de communication structurée, inspirée de pratiques ancestrales (notamment les cercles de parole amérindiens) et reprise dans le champ de la facilitation, de la médiation et du coaching de groupe.

Objectif : favoriser l’écoute, la compréhension mutuelle et l’expression authentique, en créant un espace sécurisé où chacun peut s’exprimer à égalité.

C’est moins orienté « production d’idées » (comme le Forum Ouvert) et plus axé sur l’échange de points de vue, la résolution de tensions ou la création de cohésion.

Comment ça fonctionne ? (Structure du cercle de dialogue)

1. Disposition physique
   – Les participants (5 à 30 personnes en général) sont assis en cercle (pas de table au milieu).
   – Cela symbolise l’égalité et favorise le contact visuel.
2. Règles de base
   – Parole partagée : on parle chacun son tour (souvent avec un bâton de parole ou un objet symbolique que l’on passe).
   – Ecoute active et respect : pas d’interruptions, pas de jugements.
   – Confidentialité : ce qui est dit reste dans le cercle.
3. Rôle du facilitateur
   – Pose le cadre
   – Veille au respect des règles
   – Peut proposer un tour d’ouverture avec une question simple (ex : « Comment je me sens aujourd’hui ? »)
   – Relance en douceur si besoin
4. Thème ou intention
   – Thème défini à l’avance (ex : « Comment mieux collaborer ensemble ? »)
   – Ou thème libre (ex : cercle d’intégration après un projet)
5. Clôture
   – Tour de clôture (ex : « Un mot qui résume mon ressenti »)
   – Remerciement collectif

Avantages des cercles de dialogue

• Profondeur relationnelle : permet de dépasser les malentendus ou non-dits
• Égalité de parole : chacun a la même place (utile en cas de hiérarchie forte)
• Cohésion et confiance : renforce le sentiment d’équipe
• Climat apaisé : diminue les tensions
• Décision partagée possible (si adapté en cercle sociocratique par exemple)

Limites (à connaître)

• Temps long : il faut accepter de ralentir (pas adapté à une urgence)
• Peut déstabiliser des profils rationnels ou pressés
• Nécessite un climat de confiance (si tensions fortes ou défiance → accompagnement plus poussé recommandé)

Exemples d’usage en entreprise (dont retail bricolage)

• Réunion d’équipe pour renforcer la cohésion après une période tendue (ex : entre équipes magasin et entrepôt)
• Cercle d’intégration pour accueillir de nouveaux collaborateurs
• Cercle de retour d’expérience après un projet (ex : ouverture d’un nouveau rayon ou site e-commerce)
• Médiation interne pour dénouer un conflit latent (ex : logistique vs vente)
• Cercle d’innovation managériale pour faire émerger une vision partagée

Clés de réussite

• Disposer d’un facilitateur expérimenté (au moins au début)
• Clarifier l’intention du cercle avant (ne pas mélanger tous les sujets)
• Respecter les règles avec bienveillance
• Adapter la taille du groupe (15-20 max pour que ce soit fluide)

Zoom sur la technique d’atelier collaboratif

Qu’est-ce qu’un atelier collaboratif ?

Un atelier collaboratif désigne tout format de travail collectif où un groupe (5 à 50 personnes en général) est réuni pour produire ensemble :
– des idées
– des solutions
– des décisions
– des plans d’action

Contrairement au Cercle de dialogue (axé relation) ou Forum Ouvert (axé émergence libre), l’atelier collaboratif est souvent plus cadré, plus orienté production et animé avec des méthodes précises (ex : brainstorming, cartes mentales, matrices…).

C’est un format personnalisable : tu choisis les outils selon ton objectif.

Structure type d’un atelier collaboratif

1. Cadrage (Facilitateur)
   – Présentation du contexte et de l’objectif de l’atelier
   – Clarification de la problématique (ex : Comment optimiser l’agencement du rayon jardin ?)
   – Partage du plan de l’atelier (ex : 3 étapes / 2h)
2. Brise-glace (5-15 min)
   – Petit exercice pour mettre en confiance et dynamiser
3. Travail en sous-groupes (ou en plénière)
   – Utilisation d’outils d’intelligence collective selon le but :

• Brainstorming, Post-it storm (idées)
• Carte mentale (organisation d’idées)
• Matrice SWOT (analyse)
• Priorisation par vote (choix)
• Business model canevas, Empathy map (pour clients)

4. Mise en commun & convergence
   – Restitution des groupes
   – Synthèse collective
   – Décisions ou priorisation
5. Clôture
   – Tour de table : ressentis / prochains pas
   – Plan d’action et responsabilités

Avantages

• Souplesse : s’adapte à presque tous les sujets (innovation, organisation, stratégie…)
• Engagement : participants actifs = appropriation forte des résultats
• Production rapide et concrète
• Transversalité : croise expertises et visions
• Satisfaction : dynamique, souvent ludique et motivant

Limites (à connaître)

• Nécessite une bonne préparation (clarté des objectifs, matériel)
• Risque d’essoufflement si mal rythmé
• Animation exigeante : le facilitateur doit maîtriser les outils
• Peut frustrer si les résultats ne sont pas suivis d’effets (comme souvent avec les démarches participatives…)

Exemple de thème en retail bricolage

« Comment simplifier l’expérience du client qui cherche à rénover sa terrasse ? »

Déroulé possible :

1. Brainstorming d’idées d’accompagnement (conseils, outils, services)
2. Classement par affinités (thèmes)
3. Matrice impact / faisabilité
4. Élaboration d’un mini plan d’action

Exemples d’outils fréquemment utilisés

Objectif	Outils
Générer des idées	Brainstorming, post-it, mind mapping
Organiser les idées	Affinités (clusterisation), carte mentale
Analyser un problème	SWOT, Ishikawa (arête de poisson)
Prioriser	Vote à gommettes, matrice impact / faisabilité
Créer un plan d’action	Matrice RACI, tableau Kanban, feuille de route

Exemple d’atelier collaboratif en hôtellerie

Thème : « Comment enrichir l’expérience client du check-in au check-out ? »

Objectif : Identifier et co-construire des améliorations sur tout le parcours client (accueil, séjour, services, départ)

Déroulé possible de l’atelier participatif

1. Cadrage (10 min)
   – Présentation de l’objectif : améliorer ensemble l’expérience client globale
   – Clarification du périmètre : accueil, services chambre, restauration, conciergerie, départ
2. Brise-glace (10 min)
   – Tour de table rapide : « Votre meilleur souvenir de service client (en tant que client ou employé) ? »
3. Travail en sous-groupes (1h30)
   → Répartir par étapes du parcours :
   – Groupe 1 : Check-in & accueil
   – Groupe 2 : Séjour & services chambre / restauration
   – Groupe 3 : Check-out & fidélisation

Méthode utilisée
– Empathy map (visualiser attentes et ressentis du client à chaque étape)
– Brainstorming d’améliorations (Post-it)
– Classement des idées par impact / faisabilité (Matrice simple)

4. Mise en commun (30 min)
   – Restitution de chaque groupe
   – Affichage des pistes sur un grand parcours visuel du client
5. Priorisation collective (20 min)
   – Vote à gommettes : chacun choisit ses 3 idées prioritaires
6. Clôture & plan d’action (20 min)
   – Constitution de groupes porteurs pour tester 2-3 idées à court terme
   – Engagements : qui pilote quoi ?
7. Tour de table final : « Un mot pour résumer ma participation »

Exemples d’idées possibles qui émergent

• Accueil :
  → SMS de bienvenue personnalisé avant l’arrivée
  → Boisson d’accueil locale à l’arrivée
• Séjour :
  → QR code dans la chambre pour réserver les services (spa, room service)
  → Kit de bienvenue écoresponsable (produits locaux)
• Départ :
  → Départ express (check-out simplifié)
  → Email de remerciement avec lien de feedback et avantage fidélité

Participants potentiels

• Réceptionnistes
• Gouvernantes
• Responsables restauration
• Conciergerie
• Direction de l’hôtel
• (Option) 1 ou 2 clients ambassadeurs

Pourquoi ce thème est pertinent en hôtellerie ?

• Impact direct sur notation en ligne et bouche-à-oreilleClés de réussite
• Parcours client = clé de la satisfaction et de la fidélisation
• Forte transversalité entre services → besoin de co-construction
• Sujet concret et motivant pour les équipes terrain

Clés de réussite d’un atelier participatif en entreprise

• Clarté de l’objectif (éviter l’atelier « fourre-tout »)
• Outils adaptés au groupe et au sujet
• Cadre de confiance et bienveillance
• Rythme dynamique (alternance réflexion / restitution / pause)
• Animation fluide (facilitateur neutre + gestion du temps)
• Suivi post-atelier (communication des résultats et mise en œuvre)

Comparaison entre Laboratoire d’idées, Forum d’innovation participative et Cercle ouvert

Format	Objectif principal	Structure	Avantages	Limites	Contexte idéal
Laboratoire d’idées	Générer des idées innovantes sur un sujet précis	Atelier très cadré : phases de divergence (idées libres), convergence (sélection), prototypage possible	Favorise créativité et production rapide de concepts	Peut manquer de profondeur stratégique si mal animé	Quand on cherche de nouvelles solutions concrètes (produit, service, organisation)
Forum d’innovation participative	Recueillir et faire émerger des idées et propositions de l’ensemble des acteurs (souvent sur le long terme)	Dispositif plus large et continu : boîtes à idées, hackathons, campagnes, ateliers…	Mobilise beaucoup de monde(collaborateurs, clients…), favorise engagement	Nécessite animation dans la durée, peut générer beaucoup d’idées non traitées	Quand on veut impliquer massivement pour faire remonter des idées ou innovations de terrain
Cercle ouvert	Partager visions, ressentis ou perspectives (favoriser l’écoute et l’alignement collectif)	Format très libre et relationnel : cercle de parole, parole partagée, pas forcément axé sur la production	Renforce cohésion, compréhension mutuelle, climat de confiance	Peu adapté si l’objectif est de produire rapidement des livrables ou décisions	Quand on veut aligner, apaiser ou relier les personnes avant / pendant un projet

En résumé :

• Laboratoire d’idées → Je veux des idées neuves et concrètes
  (atelier court et productif)
• Forum d’innovation participative → Je veux récolter beaucoup d’idées de tout le monde et impliquer largement
  (dispositif long et massif)
• Cercle ouvert → Je veux que l’on se comprenne mieux et renforcer le collectif
  (relationnel et alignement humain)

Exemple dans un hôtel (hôtellerie)

Format	Exemple concret
Laboratoire d’idées	Atelier pour inventer un nouveau service client VIP
Forum d’innovation participative	Plateforme + ateliers pour recueillir les idées d’amélioration de service de tous les employés
Cercle ouvert	Cercle de dialogue post-saison pour partager ressentis et retours d’expérience entre équipes

Exemple de Journée de co-construction d’une vision d’entreprise avec émergence des valeurs opérantes et fédératrices 

On touche là un sujet stratégique et sensible : co-construire une vision collective + faire émerger les vraies valeurs vécues (et non juste celles affichées sur le site web ou dans le hall de l’entreprise).

Journée de co-construction de la vision et des valeurs d’une entreprise

Contexte : Groupe hôtelier régional (15 hôtels / 400 collaborateurs)

Objectif de la journée :
→ Co-construire une vision partagée pour les 5 prochaines années
→ Faire émerger les valeurs réellement vécues et fédératrices (≠ valeurs purement déclaratives)

Déroulé de la journée (9h – 17h)

Heure	Activité	Objectif	Outil / Méthode
9h00	Accueil & introduction	Poser le cadre & objectifs	Présentation visuelle + Ice-breaker
9h30	Restitution des « valeurs affichées »	Rappeler les valeurs officielles de l’entreprise (ex : Excellence – Proximité – Innovation)	Support visuel (affiche ou slide)
10h00	Travail en sous-groupes : “Quand ces valeurs sont-elles réellement visibles ?”	Identifier les écarts entre valeurs affichées et pratiques réelles	Storytelling : récit d’exemples concrets vécus + post-it
11h00	Synthèse plénière	Partager les écarts et exemples	Tableau comparatif “Valeur – Exemple visible – Exemple absent”
11h45	Travail individuel : Mes 3 valeurs vécues	Laisser chacun nommer ses valeurs opérantes	Carte mentale / Fiche individuelle
12h30	Déjeuner convivial	Renforcer les liens	Buffet déjeunatoire sur place
13h30	Atelier co-construction Vision 2025	Faire émerger les aspirations communes	World Café (3 questions / 3 rotations) : 1️⃣ Où voulons-nous être en 2025 ? 2️⃣ Quelles forces nous y amèneront ? 3️⃣ Quels risques devons-nous éviter ?
15h00	Mise en commun Vision + Valeurs	Confronter Vision et Valeurs émergentes	Restitution graphique murale
16h00	Synthèse & Engagements	Valider une base commune Vision + 4-5 valeurs fédératrices issues des pratiques réelles	Vote collectif (gommettes ou points)
16h30	Tour de clôture	Recueillir un mot de chacun sur la journée	Cercle de parole
17h00	Fin de la journée

Clé pédagogique importante

Au lieu d’imposer les valeurs (comme souvent dans un séminaire corporate), on fait émerger :

• Les valeurs “vécues” : celles qu’on observe vraiment dans les comportements quotidiens (ex : solidarité réelle entre équipes même si ce mot n’apparaît pas dans la charte officielle)

• Les valeurs “souhaitées” (fédératrices) : celles que le collectif aimerait renforcer ou inscrire durablement dans l’ADN de l’entreprise

Différence avec valeurs affichées :
Les valeurs affichées (souvent décidées par la direction) sont parfois déconnectées du terrain.
Exemple fréquent : “Innovation” affichée, mais aucune prise de risque permise au quotidien = dissonance.

Avec cette démarche, on recolle le discours au vécu réel, ce qui donne plus de crédibilité, de cohésion et d’appropriation.

Résultats attendus à la fin de la journée

• 1 vision partagée formulée en 1 ou 2 phrases simples
• 4 à 6 valeurs fédératrices issues des pratiques réelles (≠ copiées sur un poster)
• Engagements concrets pour incarner ces valeurs au quotidien

FAQ sur l’organisation d’un forum ouvert

Réponses aux questions clés pour optimiser la mise en place et l'animation d'un forum ouvert

• Qu’est-ce qu’un forum ouvert et quel est son objectif ?

  Le forum ouvert vise à mobiliser un grand groupe autour de questions définies tout en favorisant des échanges informels en petits groupes. Il repose sur l’auto-organisation et la liberté d’expression, tout en préparant un terrain propice aux discussions constructives.

• Quelles sont les conditions de réussite d’un forum ouvert ?

  La réussite d’un forum ouvert dépend de plusieurs conditions essentielles :

  1. La constitution d’une équipe d’animation dédiée.
  2. La mise en place d’une logistique adaptée.
  3. Un déroulement pertinent qui permet l’élaboration collective de l’agenda.
  4. Une animation ad hoc assurant l’interactivité et la fluidité des échanges.
  5. Le choix d’un thème fort et la participation de personnes bien briefées et motivées.

• Quelle équipe d’animation est nécessaire pour conduire un forum ouvert ?

  L’équipe doit être composée d’un animateur principal et d’un analyste, qui ensemble pilotent le processus en repérant les phénomènes de groupe. Il peut également inclure des animateurs pour faciliter les ateliers en sous-groupes, un comité sponsor constitué de leaders d’opinion, ainsi que la présidence qui est en charge de donner le mandat et les moyens nécessaires.

• Quelles considérations logistiques sont à prévoir dans l’organisation d’un forum ouvert ?

  Les aspects logistiques sont primordiaux et doivent inclure :

  • Une grande salle de plénière pour rassembler l’ensemble des participants.
  • Des salles dédiées aux sous-commissions pour permettre des workshops en petits groupes.
  • Un tableau d’affichage pour la mise en forme et la diffusion des travaux réalisés.
  • Un espace spécifique pour l’équipe d’animation afin de gérer le matériel et coordonner les transitions.
  • La mise en place de plusieurs écrans de projection et vidéoprojecteurs pour assurer une bonne visibilité des comptes rendus.

• Comment se déroule le forum ouvert ?

  Le déroulement se structure en trois temps forts :

  1. Élaboration de l’agenda

  Les participants construisent collectivement l’agenda en proposant et en sélectionnant les sujets à traiter.

  2. Tenue des workshops

  Des ateliers de petits groupes, chacun travaillant de manière autonome avec ou sans accompagnement, sont organisés pour approfondir chaque thème.

  3. Partage des résultats

  Les résultats des workshops sont affichés et consolidés pour aboutir à une synthèse validée par tous.

• Comment l’animation favorise-t-elle l’engagement et la participation dans un forum ouvert ?

  L’animation joue un rôle déterminant en permettant aux participants de changer d’atelier à tout moment s’ils estiment ne pas apporter de valeur ajoutée, favorisant ainsi l’auto-organisation et l’adaptation des groupes. Cette liberté d’expression est encadrée par des règles permettant de maintenir le focus sur l’objectif final, notamment dans un contexte d’entreprise où le dispositif peut être quelque peu cadré.

• Quel est l’impact du choix du thème et de la sélection des participants sur le forum ouvert ?

  Le thème, fixé par la présidence, définit le cadre des échanges et oriente le processus de réflexion. Il est crucial de sélectionner des participants volontaires ou pressentis volontaires, car un engagement sincère est nécessaire pour éviter que des personnes non motivées ne freinent la dynamique du groupe.

• Quelle différence entre un forum ouvert et un forum interactif ?

  Bien que les deux formats reposent sur l’interactivité, le forum interactif se distingue par un cadre un peu plus strict et une animation soutenue, garantissant une meilleure synchronisation des travaux dans les ateliers. Cela permet de canaliser les échanges vers des actions concrètes, ce qui est particulièrement bénéfique en entreprise.