Evidemment un forum ouvert doit être minutieusement préparé par une équipe d’animation, voire un comité de pilotage. A la base le forum ouvert se fonde sur l’auto-organisation et la liberté d’expression. Nous décrirons ce processus et en proposerons une alternative (le forum interactif) plus cadrée et orientée, donc plus sécurisante pour conduire un grand groupe vers un changement donné.

A Retenir

• Un forum ouvert favorise l’auto-organisation et la liberté d’expression pour mobiliser un grand groupe.
• La préparation du forum nécessite une équipe d’animation et un comité de pilotage bien structurés.
• Des espaces logistiques spécifiques sont indispensables pour les plénières et les sous-groupes.
• L’animation du forum offre une grande liberté de choix aux participants pour orienter leurs réflexions.
• Le choix du thème et la sélection des participants sont cruciaux pour le succès du forum.

Conditions de réussite du forum ouvert

Contrairement à nos habitudes, nous présentons volontairement ces conditions dans un ordre qui commence par le cadre logistique et d’animation, et termine par les participants, parce que les quatre premières conditions vous permettront de mieux comprendre le pourquoi du contenu des deux dernières (conditions 4 et 5) :

1. Une équipe d’animation dédiée
2. Une logistique adaptée
3. Un déroulement pertinent
4. Une animation ad hoc
5. Un thème bien choisi et des sous-questions pertinentes et des participants bien briefés et motivés

Equipe d’animation dédiée au forum ouvert

L’équipe d’animation est constituée de :

• un animateur principal assisté d’un analyste qui repère les phénomènes de groupe et attire l’attention de l’animateur sur divers points de vigilance. En pratique, les tempéraments respectifs des personnes douées pour ces deux fonctions, font que l’animateur est souvent le leader du binôme.
• éventuellement, une équipe d’animateurs, faciliteurs des travaux de sous-groupes. Leur rôle consiste à faciliter la l’élaboration et la production lors des workshops
• un comité sponsor : des personnes clés, leaders d’opinion influents, dont la présence rassure les participants sur l’importance accordée par l’organisation aux conclusions de ce forum ouvert.
• la présidence : commanditaires du forum ouvert. C’est la présidence qui a invité et donné les moyens d’organiser la rencontre, c’est encore elle qui « passe commande » aux participants de leurs recommandations.

(En savoir plus sur les relations tripolaires entre Codir/Copil/Sponsors)

Logistique du forum ouvert

Plusieurs espaces dédiés sont nécessaires :

• une grande salle de plénière
• des salles de sous-commissions pour les workshops en groupes restreints
• un grand tableau d’affichage de la production es workshops
• un espace réservé à l’équipe d’animation, qui doit pouvoir stocker du matériel et s’y retrouver pour les griefs et les débraies entre chaque séquence du forum ouvert

Prévoir plusieurs écrans de projection dans la salle plénière et un vidéo projecteur également dans chaque salle de sous-commission, afin de permettre de prendre les compte rendus des travaux en séance, puis de les projeter à plusieurs endroits de la salle plénière (afin que chacun puisse lire ce qui est projeté à une distance raisonnable de ses yeux)

Déroulement du forum ouvert

1- Agenda du séminaire

Celui-ci n’est pas prévu à l’avance. C’est l’objet de cette première séquence du forum ouvert que de le bâtir tous ensemble. C’est d’ailleurs l’une des clés qui font de ce dispositif un levier fort de mobilisation et d’engagement. Les participants affichent au mur (post-it meeting), les items importants qu’ils souhaitent traiter au cours du forum ouvert (donner par exemple à chacun 3 post’it, et choisir au préalable trois grands thèmes logiques en lien avec l’objectif du forum ouvert.

Exemples : « Points d’appui, axes d’amélioration, et recommandations concrètes », ou « Objectifs, bénéfices, et conditions de réussite »).

Chaque proposition est commentée pour être bien comprise. L’animateur principal invite ensuite la salle à sélectionner les points prioritaires à traiter dan sel forum ouvert (plusieurs méthodes sont possibles : le tiercé gagnant, ou l’attribution de notes en fonction du croisement de deux critères « facile à mettre en oeuvre/force de l’impact ».

S’ils sont très nombreux, on pourra répartir les participants par sous-thèmes et confier à ces sous-groupes le soin de sélectionner les points clés afférents à leur sous-thème. Ils seront également invités à bâtir un agenda de leur partie, de façon à concevoir un séquencement pertinent des travaux tout au long du forum ouvert Un agenda général, consolidation des sous-agendas, sera ensuite proposé par l’animateur en plénière, pour s’assurer de la validation de tous.

2 – Tenue des workshops

Les participants choisissent les ateliers où ils souhaitent s’inscrire, en venant s’inscrire sur des listes. Des sous-groupes de 8/9 participants sont ainsi constitués (plusieurs par sous-thèmes), qui vont travailler en toute autonomie, accompagnés ou non par un animateur dédié.

Si l’option d’un accompagnement externe n’est pas retenue, veiller à ce que soient nommés dans chaque atelier au moins un cadreur-catalyseur et un faciliteur-agitateur.

3- Compte-rendus intermédiaires et conclusion

Les workshops viennent afficher les résultats de leur production sur le tableau d’affichage prévu à cet effet. l’équipe d’animation du forum ouvert aura prévu la mise ne forme des travaux et préparé les espaces d’affichage ou les supports de compte rendus ad hoc.

Animation du forum ouvert

Le succès du forum ouvert repose sur 2 « permissions clés »:

• Tout au long du forum ouvert, on est libre de changer de workshop si on estime ne pas créer de valeur pour les autres ou soi-même, en restant dans ce groupe. Il suffit de se désinscrire et de se réinscrire ailleurs lors des pauses prévues notamment à cet effet.

• Les participants inventent eux-mêmes les chemins par lesquels ils souhaitent passer pour conduire leur réflexion de façon autonome au sein des workshops.

Dans des environnement politiques ou sociaux, le forum ouvert peut être TRES ouvert. En pratique, dans le monde de l’entreprise, on referme un peu le scope, de façon à déboucher sur des propositions, certes moins créatives, mais plus pragmatiques et orientées vers les résultats attendus.

Nous préférons parler de forum interactif plutôt que de forum ouvert, parce que l’ouverture est moindre au profit d’une interactivité très soutenue, notamment par un rythme commun plus directif, permettant une meilleure synchronisation des travaux conduits en parallèle dans les workshops.

D’autres infos sur les mutées de dispositifs pour conduire le changement   :

• Carte des partenaires
• Organiser un débat public
• Résoudre un dysfonctionnement systémique
• World café

Choix du thème du forum ouvert et des participants

Comme nous l’avons indiqué, c’est la Présidence qui choisit le thème, qui circonscrit le champ des échanges et leur donne un cadre. Selon ses attentes, et le bon de commande que la Présidence passe au Comité d pilotage (ou l’équipe d’animation) le forum sera plus ou moins ouvert, plus ou moins cadré.

De cela dépendra le thème, et d’éventuelles consignes plus précises. Exemples :

• Recentrer toutes les équipes sur le client final et simplifier tous les process pour réduire nos délais et nos coûts de production
• Sortir de la logique problèmes, pour penser solutions, sortir de la plainte pour passer à l’action
• Concevoir un plan de transformation, impliquant toutes les populations concernées et intégrant toutes les contraintes du système
• Réussir la fusion entre les entités, en ne laissant personne sur le côté de la route
• Réinventer l’entreprise où il fera bon vivre (nice place to work)
• En finir avec le stress et la spirale infernale du temps qui nous file entre les doigts : reprendre la maîtrise de nos agendas
• Revenir à l’âme de nos métiers et bâtir des parcours de carrière, qui ont un sens profond
• Comment devenir une entreprise non polluante à tous les niveaux ?
• Redevenir l’entreprise innovante que nous voulions être, choisir nos projets phares pour les 3 ans à venir, et impulser la culture de l’innovation à tous les niveaux dans nos équipes de production

Selon la thématique et l’angle privilégié pour l’aborder, les participants pourront ne pas être les mêmes :

• une plus ou moins forte représentativité des fonctions, des régions et des métiers
• une plus ou moins forte présence du Terrain par rapport au Management et à la Direction

Dans tous les cas de figure, les participants doivent être des volontaires ou des « pressentis volontaires » (dans ce cas, ils sont approchés par les organisateurs et doivent se sentir le droit de refuser après qu’on leur ait proposé de participer). Plus le forum est ouvert, plus les participants doivent être volontaires et les bonnes personnes.

A défaut, dans l’organisation très libre d’un forum ouvert, des personnes insuffisamment motivées ou peu concernées ne feraient que freiner le mouvement d’ensemble et ne trouveraient pas leur compte dans la tenue des séances autonomes (workshops)