Dans cet article, nous évoquerons plusieurs méthodes de gestion des priorités.

Un coaching d’efficacité personnelle peut représenter une aide précieuse pour la mise en œuvre de ce genre de méthodes à votre cas particulier :

Les principes sont simples, les méthodes sont claires, mais pour autant il est difficile de les mettre en oeuvre parce que souvent ce n’est pas simplement de méthodes dont on a besoin. Le problème est ailleurs, dans des causes plus profondes, par exemple dans des « auto-sabotages », ces comportements qui vous mettent en échec, alors même que vous aimeriez tant réussir à être efficace et heureux.

On a toujours besoin d’un minimum de méthode !

Il n’y a pas besoin d’avoir un bureau toujours vide et des armoires toujours bien rangées pour être efficace.

Et, même quand on est créatif et quand on travaille par coups, dans l’énergie du moment, on a besoin d’être structuré dans ce qu’on fait et de disposer d’un minimum de méthode.

Les sportifs et les artistes vous le diront, le talent ne suffit pas à la performance, il faut y ajouter de la technique et beaucoup de travail ! C’est pourquoi, la gestion des priorités est l’une des compétences les plus importantes que l’on puisse apprendre. Elle peut vous aider à mener à bien des projets complexes, à gérer votre temps efficacement et à améliorer vos performances tout en favorisant votre bien-être personnel.

Et pour parvenir à prendre sa vie en mains, il vous fait une bonne gestion du temps et en particulier une bonne gestion des priorités.

D’abord, définir ce qui est prioritaire

Nous sommes tous confrontés à ce vieux dilemme du temps : comment gérer nos priorités et équilibrer nos vies professionnelles et personnelles ? Il n’est pas rare que nous nous retrouvions submergés par le travail ou des projets sur lesquels nous travaillons. Et pourtant, quand il s’agit d’atteindre nos objectifs, il est important de savoir prioriser. Mais comment ?

La gestion des priorités est une méthodologie qui consiste à déterminer ce qui est important et à réorganiser notre espace de travail pour atteindre ces objectifs. Cela peut être fait en planifiant votre journée, en identifiant les tâches à accomplir et en les reprogrammant en fonction de leur importance et de leur urgence.

Aussi, quand on parle de gestion des priorités, il serait déjà intéressant de se demander ce qui est prioritaire, soit ce qui est vraiment essentiel, dont on ne peut pas se passer, qui est finalement central pour vous !

Un coaching peut vous aider à y voir plus clair en vous-même. Des questions bien orientées, une bonne écoute et des repopulations appropriées, vous feront rapidement découvrir ce qui est le plus important dans votre vie et quels choix en découlent prioritairement. En attendant, nous allons vous proposer quelques méthodes.

La méthode des 5 pourquoi

Pour déterminer ce qui est vraiment essentiel pour vous, choisissez un objectif qui vous paraît important et demandez-vous une première fois, en quoi il est important. 

Ensuite creusez encore, en vous reposant la question : « en quoi cette première réponse est vraiment importante à vos yeux ? ». Et faites cela encore trois fois (cinq pourquoi, en tout). La 5ème réponse que vous obtiendrez alors sera une valeur racine pour vous.

Et c’est toujours en accord avec cette valeur que vous devrez arbitrer vos priorités. Cela vous donnera de la cohérence et de la lisibilité dans vos choix et vos décisions.

Et maintenant :

Partez de vos valeurs profondes. Et voyez quels buts les honorent le mieux. Déclinez ensuite ces buts en objectifs : annuels, mensuels, hebdomadaires et quotidiens. 

Alors, en atteignant les objectifs du jour, vous vous rapprochez des résultats de la semaine, qui contribuent à ceux du mois, et construisent la réussite de l’année, etc…

Logique imparable :

 

La méthode du moindre effort

Des petites actions, bien alignées avec les objectifs, ont des conséquences, qui elles-mêmes deviennent des causes de conséquences plus importantes, etc…

Le tout est d’être assez pertinent et stratège pour faire levier au bon endroit. Regardez cette expérience réelle et impressionnante. Elle traduit ce qu’on pourrait théoriquement arriver à faire si on s’organisait bien dans nos actions quotidiennes…

 

On dit que c’est comme ça qu’Archimede prétendait soulever l’univers 🙂

 

La méthode de l’ikigai pour déterminer ses priorités

Ce schéma peut vous aider à déterminer ce qui est vraiment Essentiel :

Il suggère que ce qui est prioritaire se trouve à la croisée de :

Gagner en efficacité personnelle, c'est facile !

Des trucs simples et puissants pour gagner du temps, mieux vous organiser, et être plus efficace. Un coaching pour vous aider à vous les approprier et les mettre en oeuvre avec succès. C'est pas difficile et ça change la vie !

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La loi de Pareto, ou loi des 20/80

loi de Pareto : gérer ses priorités

Cette loi stipule que d’une manière générale, 20% des actions produisent 80% des résultats.

Du coup, repérer ces 20% qui produisent le maximum d’effet levier, est une bonne stratégie pour déterminer ce qui est prioritaire.

Imaginez le gain de productivité qu’il y aurait à concret 80% de votre énergie aux 20% d’actions qui génèrent 80% d’impact sur le résultat recherché.

 

Matrice de l’important et de l’urgent

Ensuite, évidemment en matière de gestion des priorités, il y a l’incontournable matrice d’Eisenhower. Cette méthode de gestion des priorités suggère que les tâches devraient être priorisées en fonction de leur importance et de leur urgence.   

 

  • Urgentes et importantes : ces tâches sont à effectuer en priorité.
  • Importantes mais pas urgentes : bloquez une plage horaire dans votre agenda pour réaliser celles-ci sans interruption.
  • Urgentes mais pas importantes : déléguez 
  • Ni urgentes, ni importantes : supprimez ces tâches de votre « to-do list ».

Faire en priorité les choses importantes et urgentes

Les tâches qui sont aussi bien urgentes qu’importantes doivent être liquidées sans attendre, et par vous-même. Par exemple, si l’un de vos clients importants souhaite que vous lui rappeliez dans l’heure qui suit parce qu’il s’agit de conclure un contrat qui doit être soumis le lendemain. Pas de doute, vous devez vous en charger, tout de suite, et vous-même. 

Planifier l’important non urgent

Les activités importantes, mais qui ne sont pas urgentes peuvent très bien être accomplies plus tard. IL suffit de les planifier pour libérer le terrain et laisser la place à ce qui est réellement prioritaire aujourd’hui ! 

Déléguer l’urgent non important

Les tâches urgentes, mais non  importantes, ont une valeur moindre pour l’atteinte de votre objectif. C’est le cas d’une partie des affaires courantes typiques: que peut-on standardiser, en simplifiant la procédure par exemple? Que pouvez-vous déléguer? Un collègue vous demande par exemple de lui envoyer le procès-verbal de la dernière séance dans l’heure qui suit. Une tâche que vous pouvez déléguer à un collaborateur. Essayez d’une manière générale de gagner un maximum de temps en déléguant, ce qui vous permettra de disposer de plus de marge de manœuvre pour vous attaquer aux tâches importantes, que vous êtes seul à pouvoir liquider.

Eliminer les tâches non urgentes et non importantes

Les tâches ni urgentes ni importantes sont sensées être sans impact sur votre résultat. Théoriquement, il n’est pas du tout nécessaire de les accomplir. Sauf pour :

  • le plaisir
  • la détente
  • rendre service à quelqu’un
  • faire un pas de côté pour se ressourcer et trouver de l’inspiration

La méthode MoSCoW 

Ici, on ne se préoccupe plus de notions de temps, mais on détermine l’importance des actions à partir de leur impact sur le résultat. 

 
  • M pour Must have : les actions nécessaires et indispensables au projet,  
  • S pour Should have : les actions importantes mais non indispensables, 
  • C pour Could have : les actions aidantes mais non bloquantes,  
  • W pour Won’t have les actions non indispensables… donc on s’en passera s’il le faut !

La méthode des objectifs quotidiens

Si vous estimez que pour vous, le côté rationnel des matrices 20/80, Eisenhower, ou Moscow, est un peu une usine à gaz, une alternative élégante et très pragmatique consiste à se fixer simplement des objectifs du jour. C’est une méthode de gestion du temps dynamique.

Cette méthode consiste à créer une liste de trois objectifs à réaliser dans la journée ! Ces tâches doivent être choisies davantage pour leur importance que pour leur urgence. Choisissez-les en fonction d’un objectif précis et lié à votre essentiel : quelles tâches auront le plus grand impact sur le résultat final ? Et faites en sorte de les finir le jour même, pour ne plus avoir à y revenir, et pour pouvoir ainsi continuer à progresser vers votre objectif du lendemain (lui-même bien aligné avec votre objectif de la semaine). Et là on en revient à notre vidéo des dominos, présentée plus haut !

Pratiquer ainsi permet progressivement de piloter sa vie et de mieux conscientiser ses actes.

L’instant présent ne peut pas être géré, il ne peut être que vécu : nous n’avons pas besoin de plus d’une seconde pour vivre la seconde en cours ! Donc en fait, nous ne manquons jamais de temps. En revanche, quand nous sommes absents au présent, il nous semble toujours ne pas disposer de suffisamment de temps pour « être », et par voie de conséquence nous nous sentons débordés, stressés, fatigués … C’est uniquement quand nous cherchons à remplir l’instant présent avec des choses à faire, que la seconde, l’heure, l’année ou le siècle nous semblent toujours trop courts.  

Gagner en efficacité personnelle, c’est facile !

 

Des trucs simples et puissants pour gagner du temps, mieux vous organiser, et être plus efficace. Comment vous les approprier et les mettre en oeuvre avec succès. C’est pas difficile et ça change la vie !

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Gestion des priorités dans l’énergie

Nous avons vu la matrice  de l’important et urgent qui sert à hiérarchiser ses priorités de façon rationnelle. Cela est très bien. Cependant, nous proposons d’ajouter un autre critère pour gérer vos priorités : la dynamique ! Faire les choses, non plus uniquement en fonction de l’urgent et de l’important, mais aussi en fonction du plaisir et de l’énergie, de l’inspiration et de la fantaisie !

Il va s’agir de ne pas tout planifier mais de « faire dans l’énergie » et dans le plaisir, certaines choses au fur et à mesure qu’elles se présentent, maintenant ! Parfois, planifier le report de cette petite chose qui se présente tout de suite risque au final d’être plus long et fastidieux que de la faire maintenant, à chaud, dans l’énergie, avec l’inspiration et la motivation de l’actualité.

Cette forme de gestion du temps est plus stimulante. Par exemple, rédiger un compte-rendu juste après une réunion ou un entretien important, quitte à retarder ou à reporter ce que l’on avait prévu et qui était plus important et peut-être plus urgent, juste parce que « je le sens bien maintenant », que j’ai les idées claires et l’énergie qui va bien. Ne pas écouter cette inspiration me fait supporter un double écueil : celui de dépenser une énergie bien plus importante quand je m’y remettrai (et donc un peu de ce temps si précieux), et celui de ne jamais retrouver l’inspiration qui était là, au moment opportun !  

La méthode de la to-do-list pour gérer ses priorités

Encore une bonne pratique de gestion de votre temps précieux :

Evitez de noter vos idées, et vous tâches sur des bouts de papier ou des verso de papiers brouillons, que vous perdrez et n’auront pas de valeur à vos yeux, au même titre que tout ce que vous y écrirez !

Suggestion : achetez-vous plutôt un beau cahier ou carnet, qui ne servira qu’à ça : notez-y vos précieuses choses à faire ! Vous les considérez comme importantes au lieu de les voir comme des corvées.

Une philosophie pratique : L’essentiel, c’est maintenant !

Ne faire qu’une chose à la fois. Et rester bien conscient du présent, au lieu de penser à la suite, ou de ressasser le passé (voir à ce sujet : « arrêter de penser« )

Exemples :

Si nous sommes concentrés sur ce que nous faisons dans l’instant et sur ce qui émane de notre « présence » au travers de cette activité, il n’y a plus de place dans notre tête pour nous projeter dans le futur ou dans le passé, et nous stresser à cause de l’illusion de manquer de temps !

Finalement, serait-ce tellement utopiste de se dire que tout ce qu’il y a à faire pour résoudre les « impressions » de manque de temps, c’est de s’engager, complètement, dans la concentration sur l’instant présent ?

Se concentrer sur une seule chose à la fois

Faire une chose à la fois, et ne passer à autre chose, que lorsque la tâche en cours est terminée.

Eviter la dispersion mentale : se concentrer sur l’instant présent

Faire une chose à la fois, et ne passer à autre chose, que lorsque la tâche en cours est terminée. Soyez présent à chaque instant, en vous concentrant sur : maintenant ! Ne pensez pas à demain ni à hier. L’un et l’autre sont des concepts. Au contraire soyez engagés dans l’action présente. Cela c’est réel.

C’est radical, mais c’est super simple (je n’ai pas dit que c’était facile, en revanche !). Ne pensez pas, ne rêvassez pas, ne bavardez pas (même intérieurement). Soyez sur le pont, pleinement éveillé et attentif, comme si votre vie en dépendait. A chaque instant. Vous verrez, la vie est plus intense et beaucoup moins fatigante dans ces cas-là.

Quelques séances de coaching pourraient vraiment vous donner un coup de pouce pour vivre un déclic et apprendre à être plus efficace dans la mise en oeuvre des bonnes pratiques que vous choisirez d’adopter.

Florilège de bonnes pratiques d’efficacité personnelle

Par exemples :

En fonction de vos objectifs et de la culture de votre entreprise, nous vous proposerons un itinéraire pédagogique original, pour mettre à disposition des managers des pratiques éprouvées, qui leur feront gagner à la fois en confort, en plaisir et en performance… Parlons-en !   Dans cette vidéo, j’explique une clé d’efficacité personnelle de coach. Comment un coach pratique le lâcher prise, au lieu de se crisper sur des pensées dispersantes :

Paul Devaux

Coach professionnel

Depuis 25 ans, Paul pratique le Coaching professionnel en entreprise, dans une approche systémique. Accrédité à la Société Française de Coaching en 2008, il est également formateur et superviseur de Coachs depuis 2010. Egalement fondateur d'une école de coaching (voir NRGY-trainig.fr).

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