Outil phare des démarches participatives, le débat d’équipe est aussi une clé d’hygiène collective … Parfois, le débat fait peur. Ainsi, les managers, qui ne sont pas bien formés à l’animation du débat d’équipe, craignent :
- qu’il ne sorte rien de concret d’un débat d’équipe,
- que le débat d’équipe mal conduit ouvre la « boîte de Pandore », ne parvienne qu’à mettre en scène des oppositions, et renforcer les éventuels clivages au sein du groupe
Dans cet article nous verrons comment animer un débat d’équipe, de façon efficace.
A quoi sert le débat d’équipe ?
Un débat d’équipe bien conduit est une véritable pratique d’hygiène pour l’équipe et il est difficile d’en faire l’impasse quand on souhaite booster la dynamique d’équipe.
A nos yeux, le principal bénéfice d’un débat d’équipe est de permettre un partage des représentations entre les membres de l’équipe, dans le même esprit que celui que nous avons développé dans le bilan de fonctionnement.
La différence ici est, qu’au lieu de parler de processus subjectif (comme le fonctionnement de l’équipe), vous aborderez des contenus objectifs et techniques. Cet échange permet progressivement à chacun de comprendre le cadre de référence des autres et par là-même d’utiliser les complémentarités présentes, plutôt que d’opposer les différences.
Ainsi, il est important de rappeler aux participants que l’objectif d’un débat d’équipe n’est pas de mettre tout le monde d’accord, ce qui serait une tentative vaine ou totalement réductrice, mais bien de partager et de créer de la valeur en utilisant les perceptions et les avis de chacun au service du résultat commun
L’expérience met en lumière l‘intérêt du débat d’équipe pour faire évoluer les comportements individuels, là où les injonctions (même argumentées et bien illustrées) n’ont pu démontrer que leur échec… Un débat d’équipe fait bouger les lignes 10 fois plus qu’un discours descendant où l’on assène des messages ! (voir cet article sur les avantages du débat technique)
La structure d’un débat d’équipe
Il y a 4 phases pour bien animer un débat d’équipe :
- Cadrage : permet le lancement d’un débat d’équipe bien structuré
- Ouverture : facilite le partage des représentations
- Solutions : favorise l’émergence de solutions
- Engagement : permet de focaliser sur des décisions
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Bien cadrer le débat d’équipe
Voici des éléments du contrat qui sont particulièrement utiles :
- L’objectif : partage de représentation, prise de décisions, émergence d’un panel de propositions…
- La durée du débat : temps imparti à la séquence
- La structure : présentation des différentes phases du débat
- Le sens : inscrire le débat dans un contexte qui lui donne du sens et suscite l’intérêt pour les participants. Clarifier le thème du débat d’équipe, bien cibler sa problématique et s’assurer que tout le monde a bien le même niveau d’information.
- Validation de l’adhésion : Demander s’il y a des questions de compréhension des enjeux avant de commencer… (Veillez à ce que les premiers qui prennent la parole ne déballent pas tous leurs points, ce qui couperait l’herbe sous le pied aux autres participants et nuirait gravement à leur implication dans la suite des échanges recherchés). Les inviter au contraire à n’exposer qu’un point à la fois et à garder les autres bien au chaud pour plus tard. Chacun rebondissant sur l’argument de l’autre.
Animer la phase « Ouverture »
- Faire circuler la parole
- Faciliter l’expression de chacun
- Visualiser au tableau
- Recentrer le débat poliment mais avec fermeté
- Reformuler : Cela donne au groupe une meilleure perception de sa progression
- S’assurer de la juste répartition de la parole tout en valorisant les participants
- Pour quelqu’un qui parle beaucoup : « je vois que le sujet vous passionne, j’aimerais que chacun puisse s’exprimer sur ce que vous venez de dire… » ou bien « je suis sûr que vous avez encore d’autres idées pertinentes, gardez les bien au chaud : nous allons consulter l’avis des autres pour voir comment ils vous rejoignent …»
- Quelqu’un qui parle peu : « j’ai pu observer que vous suiviez avec intérêt la discussion… pouvez-vous partager avec nous ce qu’elle vous inspire ? »
- Quand ça patine : synthétiser et/ou ajouter des options de réflexion (ouvrir de nouvelles portes, les participants décident ou pas d’y entrer)
- Cadencer le temps : « Nous en sommes à 15 min, il en reste 15 », « nous en sommes à 25min, il en reste 5, quelqu’un à t-il des points que nous n’avons pas encore abordé ou continuons-nous à aller plus en profondeur sur les thématiques actuelles ? »
Rappel de quelques principes de communication :
- Différencier les faits, les opinions et les sentiments :
- les faits : objectifs et indiscutables
- les opinions : subjectives et discutables
- les sentiments : subjectifs et indiscutables
- Éviter le « on », parler avec le « je »
- Proposer une Réflexion individuelle écrite, pour ancrer les opinions et parer à la pression de conformité susceptible de lisser les points de vue : «Je vous propose de consacrer 3min chacun à lister brièvement les premières idées qui vous viennent sur le sujet »
Synthèse et Solutions
Mettre en lumière les grandes tendances du groupe :
- Les écarts de perception, les préoccupations différentes, les divergences de vécu
- Les convergences et les points d’accord
Vous pouvez choisir trois thématiques qui ressortent du sujet, sur lesquelles proposer au groupe de travailler. Valider ce choix avec le groupe : « cette sélection vous convient elle, ou y a-t-il un autre point qui vous semble important de traiter maintenant ? »
Conclure le débat d’équipe
- Reformulez les points d’accord
- Explicitez les décisions, nommez des pilotes, fixez des échéances précises,
- Précisez les prochaines étapes pour passer à l’action, identifiez les délivrances à produire à chaque étape
- Vérifiez l’adhésion de tous et les engagements de chacun
- Témoignez votre confiance en la réussite des actions et votre satisfaction sur la bonne tenue du débat d’équipe
- Eventuellement : invitez l’équipe à s’auto-évaluer sur sa participation et à prendre quelques engagements de progrès pour la prochaine fois…
Nous formons les managers, les leaders et les coachs aux meilleures pratiques du coaching individuel et d’équipe.
