La semaine dernière, une séquence d’échange des bonnes pratiques chez un client du monde des telecom a permis de partager plusieurs expériences intéressantes à propos de la gestion des mails. Les managers réunis dans cet atelier reçoivent plus de 100 mails par jour, et ont un véritable cas de conscience quand ils rentrent de vacances s’ils ont fait une vraie coupure : comment gérer un millier de mails stockés en messagerie.
- Faut-il y passer trois jours, avant de faire face à l’actualité ?
- Faut-il en gérer un peu chaque jour, et être à jour dans deux semaines ?
- Peut-on simplement placer ces 1000 mails à la poubelle, et ne traiter que le flux entrant du jour ?
Gestion des mails radicale
C’est la troisième solution de gestion des mails, la plus radicale et décapante, qui a retenu le plus de suffrages. Deux participants sur huit l’avaient déjà pratiquée, et ont témoigné que les retours de bâton étaient très rares et pouvaient être considérés comme marginaux. Etonnant, non ? On se met toute l’année la rate au court-bouillon pour lire 100 mails par jour pour ne pas rater une information importante et y répondre pour ne pas être taxé de ne pas participer : et quand on ne fait rien.. il ne se passe rien !
Les deux personnes ont aussi dit qu’ils ne traitent pas les mails dont ils ne sont pas destinataires directs, mais seulement mis en copie (sauf si c’est leur patron qui les met en copie) et le font savoir autour d’eux, afin de diminuer leur niveau de pression. Ils expliquent qu’ils préfèrent un coup de fil pour une explication de deux minutes quand c’est vraiment important.
Trouvez-vous qu’ils exagèrent ?
Un autre participant a indiqué qu’il se disciplinait à ne traiter ses mails que pendant 30 minutes en arrivant et trente autres minutes en début d’après-midi… et ne traite les autres mails que le lendemain… D’après cette personne, on gagne ainsi beaucoup en sérénité et en concentration, au lieu d’être sans cesse dispersé, de jouer avec son smartphone en réunion etc… Il en va peut-être pour certains d’entre nous du rapport à l’addiction…
Et vous, comment faîtes-vous avec la gestion des mails ?
Découvrez des astuces simples pour mieux vous organiser, gagner du temps et être plus efficace. Un coaching pour transformer votre quotidien avec succès.
En savoir plusFAQ sur la gestion des mails dans le secteur des télécoms
Questions fréquentes et bonnes pratiques pour gérer efficacement un grand volume de mails
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Quelle est la problématique principale abordée dans l’article ?
L’article met en lumière la difficulté que rencontrent les managers dans les télécoms qui reçoivent plus de 100 mails par jour, en particulier lorsqu’ils doivent gérer l’accumulation de milliers de mails après une période de congés.
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Quelles solutions sont envisagées pour gérer cet afflux de mails après les vacances ?
Plusieurs approches sont discutées, comme traiter les mails rétrospectivement pendant plusieurs jours, les traiter quotidiennement jusqu’à rattrapage, ou opter pour une gestion radicale en supprimant massivement les mails anciens et ne se concentrant que sur le flux courant.
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En quoi consiste la solution radicale évoquée dans l’article ?
La solution radicale consiste à supprimer ou ignorer les mails accumulés (jusqu’à 1000 mails) et à se concentrer uniquement sur le flux entrant quotidien. Cette pratique, bien que décapante, a été adoptée par certains managers qui ont constaté peu de retours négatifs.
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Quels sont les avantages observés en suivant la méthode de traitement par plages horaires ?
Certaines personnes se limitent à traiter leurs mails pendant 30 minutes le matin et 30 minutes en début d’après-midi, ce qui permet de gagner en sérénité, de mieux se concentrer et d’éviter les interruptions constantes dues aux notifications sur smartphone ou en réunion.
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Comment les managers gèrent-ils les mails pour lesquels ils ne sont pas destinataires directs ?
Ils ne répondent aux mails que s’ils sont destinataires directs ou s’il s’agit d’un message de leur supérieur. Pour les autres, ils privilégient des échanges plus courts (comme un coup de fil) afin de ne pas s’encombrer une messagerie surchargée.
