La semaine dernière, une séquence d’échange des bonnes pratiques chez un client du monde des telecom a permis de partager plusieurs expériences intéressantes à propos de la gestion des mails. Les managers réunis dans cet atelier reçoivent plus de 100 mails par jour, et ont un véritable cas de conscience quand ils rentrent de vacances s’ils ont fait une vraie coupure : comment gérer un millier de mails stockés en messagerie.

• Faut-il y passer trois jours, avant de faire face à l’actualité ?
• Faut-il en gérer un peu chaque jour, et être à jour dans deux semaines ?
• Peut-on simplement placer ces 1000 mails à la poubelle, et ne traiter que le flux entrant du jour ?

Gestion des mails radicale

C’est la troisième solution de gestion des mails, la plus radicale et décapante, qui a retenu le plus de suffrages. Deux participants sur huit l’avaient déjà pratiquée, et ont témoigné que les retours de bâton étaient très rares et pouvaient être considérés comme marginaux. Etonnant, non ? On se met toute l’année la rate au court-bouillon pour lire  100 mails par jour pour ne pas rater une information importante et y répondre pour ne pas être taxé de ne pas participer : et quand on ne fait rien.. il ne se passe rien !

Les deux personnes ont aussi dit qu’ils ne traitent pas les mails dont ils ne sont pas destinataires directs, mais seulement mis en copie  (sauf si c’est leur patron qui les met en copie) et le font savoir autour d’eux, afin de diminuer leur niveau de pression. Ils expliquent qu’ils préfèrent un coup de fil pour une explication de deux minutes quand c’est vraiment important.

Trouvez-vous qu’ils exagèrent ?

Un autre participant a indiqué qu’il se disciplinait à ne traiter ses mails que pendant 30 minutes en arrivant et trente autres minutes en début d’après-midi… et ne traite les autres mails que le lendemain… D’après cette personne, on gagne ainsi beaucoup en sérénité et en concentration, au lieu d’être sans cesse dispersé, de jouer avec son smartphone en réunion etc… Il en va peut-être pour certains d’entre nous du rapport à l’addiction…

Et vous, comment faîtes-vous avec la gestion des mails ?