Nous vous proposons un mini diagnostic de réunions pour booster l’efficacité de vos réunions d’équipe, et par là même : faire progresser la dynamique de votre équipe. Selon une étude menée en 2014 par l’IFOP, les réunions sont jugées nécessaires à 98% des cadres interrogés, mais 84% d’entre eux estiment que les réunions auxquelles ils participent ne sont finalement PAS UTILES ! Ce n’est pas intelligent de continuer à s’enferrer comme ça dans des réunions hyper coûteuses et aussi peu satisfaisantes et rentables !

• Une réunion de 10 personnes pendant deux heures toutes les semaines coûte entre 25.000E et 40.000E par an… Quand on fait des réunions pour savoir comment économiser de l’argent, on ferait parfois mieux de commencer par économiser le temps qu’on perd dans des réunions mal tenues !
• En temps cumulé, un cadre passe en moyenne 16 ans de sa vie professionnelle en réunion (1/3 de son temps)…

Et il suffirait de peu de choses pour que les réunions deviennent stimulantes et hyper efficaces. Il existe pour cela des méthodes simples et le diagnostic de réunions est l’une d’entre elles.

A Retenir

• 84% des cadres considèrent que les réunions ne sont pas utiles malgré leur nécessité.
• Des réunions efficaces renforcent la dynamique et la cohésion d’équipe.
• Adopter des méthodes structurées améliore les performances collectives en réunion.
• Les diagnostics de réunions permettent d’identifier des leviers d’amélioration rapidement.
• Un coach externe peut apporter une écoute neutre et stimuler le progrès en réunion.
• Investir dans des réunions efficaces peut réduire les coûts à long terme.

Diagnostic de réunions – diagnostic d’équipe

Dans une perspective systémique, chaque élément du système est porteur de l’ADN de tout le système, et quand vous agissez sur n’importe quel élément, vous agissez simultanément sur la totalité du système. Et ce principe est particulièrement vrai à propos des réunions qui sont le baromètre de la santé de l’équipe. En effet, vos réunions sont un échantillon représentatif de tout votre fonctionnement collectif. Comme dans un système de vases communicants, tout ce que vous ferez pour améliorer la tenue de vos réunions, contribuera simultanément à améliorer la performance de votre équipe dans tous autres les domaines. Prenons quelques exemples simples pour nous faire comprendre :

• Si vous êtes plus ponctuels et plus rigoureux sur l’agenda de vos réunions, vous serez également plus conscients de la valeur du temps collectif et vous cesserez de fonctionner comme s’il était infini.
• Si vous vous donnez les moyens de construire des séquences de réunions pour que chacun puisse y participer, vous verrez votre cohésion et votre transversalité augmenter immédiatement
• Si vous utilisez des méthodes d’animation qui favorisent la créativité, le débat ou le partage des bonnes pratiques, vous verrez automatiquement grimper votre capacité à innover, à vous compléter spontanément, à travailler ensemble dans d’autres circonstances que vos réunions
• Si vous traduisez vous décisions en engagements, vous mènerez des actions aux résultats plus directs, et si vous évaluez la tenue de vos réunion, vous serez aussitôt plus conscients de la dynamique globale de votre équipe

Les bénéfices d’une bonne réunion

Une réunion stimulante renforce :

• L’adhésion aux objectifs communs
• L’intégration des contraintes des autres et le respect des règles
• Le partage des bonnes idées et le plaisir de travailler ensemble
• La qualité du climat et la cohésion humaine
• La solidarité et la co responsabilité
• Le désir d’engagement et de dépassement
• L’attractivité de l’équipe et la fierté d’y appartenir
• Le sentiment de  puissance collective et la confiance en la réussite

Pourquoi ? Parce que :

• En réunion, chacun peut se représenter physiquement l’équipe, puisqu’il l’a sous ses yeux. C’est donc le meilleur moment pour fédérer et renforcer le sentiment d’appartenance.
• Toutes les ressources et les compétences dont on dispose sont disponibles autour de la table. Les conditions sont donc réunies pour trouver de bonnes idées, engager l’énergie collective, résoudre ensemble les difficultés.
• Les réunions sont aussi la meilleure occasion pour débattre et se concerter, pour se motiver à agir ensemble, pour se repréciser la direction et les priorités…

Il est donc indispensable d’améliorer la qualité de vos réunions. Nous pouvons vous y aider facilement…

Obtenir un diagnostic de réunions

Un coach externe est par définition incompétent dans vos métiers. Quand vous parlerez entre vous, non seulement il n’aura pas d’opinion, mais il ne comprendra probablement même pas ce que vous dites. Et c’est justement très intéressant, parce que du coup il se centrera sur l’écoute de vos processus de communication, de relation et de décision, sans risquer de se perdre dans les contenus de vos échanges, dans lesquels il n’entrera quasiment pas. Un peu comme quand vous écoutez une chanson dont vous ne comprenez pas les paroles, vous êtes surtout attentif à la mélodie et au rythme. Notre accompagnement se passe en plusieurs étapes 1- Audit de réunion : Le consultant se déplace et vient observer une de vos réunions. Il utilise une grille d’analyse reprenant les principaux critères de réussite d’une réunion 2- Débriefing personnalisé : A partir de vos objectifs, le consultant partage avec vous son diagnostic de réunions (analyse des points d’appui et des pistes de progrès + Recommandations) 3- Vous conduisez 6 réunions, que vous analysez avec l’équipe comme le consultant l’a fait la première fois 3- Tutorat téléphonique : ces 3 séances durent environ 1h à l’issue de chacune des 6 réunions. Elles sont conduites en mode coaching (effet miroir et aide à l’élaboration des solutions) sur la base de vos fiches d’auto diagnostic de réunions. Ainsi, elles vous maintiennent dans la dynamique de progrès.

• 1^ère séance : vous analyserez votre style, repèrerez vos points forts et apprendrez à les utiliser pour mobiliser les participants.
• 2^ème séance : vous travaillerez la posture et l’attitude qui stimulent une bonne participation. Vous découvrirez plusieurs plans de réunion qui favorisent l’émergence d’une bonne dynamique d’équipe en réunion et évitent la monotonie (qui use et finirait par tuer n’importe quelle bonne réunion !)
• 3^ème séance : vous complèterez votre boite à outils d’animateur en acquerrant des techniques complémentaires de celles que vous pratiquez déjà, et construirez avec votre coach un plan personnel d’amélioration, pour entrer dans une dynamique de progrès continue.

4- Diagnostic des réunions : Au bout du cycle de 6 réunions, l’équipe est invitée par le coach à réaliser son auto diagnostic de réunions, pour décider de changer ce qui doit l’être. Ce miroir permet de réaliser de gros progrès en peu de temps !       Cet accompagnement est rapide et peu coûteux. Il développe tout de suite de très bons résultats.

Diagnostic de réunions : la dynamique d’équipe

Vous pouvez choisir de répondre par oui ou par non à ces questions ou par une note de 1 à 4, pour nuancer les résultats. Mobilisation

• Les participants se sont montrés motivés pendant la réunion
• Ils se sont tous impliqués sur tous les sujets avec intérêt
• Ils ont débattu sur le fond, en argumentant leurs prises de positions
• A la sortie de la réunion, les participants avaient envie de passer à l’action
• Les participants se sont challengés, ils témoignaient d’une exigence forte les uns envers les autres

Unification

• L’ambiance était détendue, conviviale
• L’ambiance était concentrée
• Les participants s’écoutaient et se respectaient
• A chaque sujet, une majorité de participants a pris la parole

Focalisation

• Les participants ont adhéré aux objectifs
• Ils ont adhéré aux décisions prises en séance
• Chacun sort de la réunion en sachant clairement ce qu’il a à faire
• Les sujets inscrits à l’agenda ont été traités

Diagnostic de réunions : l’animation

• L’introduction a su motiver les participants sur les sujets proposés à l’agenda
• L’animateur a écouté et manifesté de l’intérêt pour les participants
• L’animateur a su utiliser l’énergie des participants et rebondi sur leurs propositions
• Il a donné du rythme
• Les avis ont été sollicités, l’animateur a fait tourner la parole
• L’animateur a valorisé les contributions et favorisé l’écoute entre participants
• L’animateur a visualisé en réunion (schémas au paperboard par exemple)
• L’animateur a reformulé, invité à développer ou synthétiser
• Les objectifs de la réunion ont été rappelés en début de séance
• Les décisions intermédiaires ont été explicitées
• L’animateur a recentré les discussions, évitant les hors sujet et les apartés
• L’avancement dans l’ordre du jour a été ponctué et l’agenda respecté
• Les actions ont été clairement distribuées en cours de séance
• Le relevé de décisions a été pris en séance et récapitulé en fin de séance

Diagnostic de réunions : la préparation

• Les participants avaient été prévenus de la date et de l’agenda de la réunion
• L’animateur est arrivé le premier et a pu s’assurer que la salle était préparée
• Les objectifs et l’ordre du jour étaient affichés au tableau
• Des personnes avaient préparé une intervention
• Les participants s’étaient préparés à la réunion
• L ’animateur avait relu le compte rendu de la précédente réunion
• L’animateur avait préparé des supports visuels pour appuyer ses propos et illustrer les points de l’ordre du jour
• La structure de la réunion était adaptée aux objectifs et a favorisé la participation

Confiez-nous votre diagnostic

Un consultant observe silencieusement pendant 2 heures. Il évalue la tenue de la réunion sur une grille convenue à l’avance et présentée au groupe Il repère et comptabilise des faits, note des observations subjectives sous forme de questions de coach, visant à vous challenger A la sortie de la réunion, il prend 1/2 heure pour formaliser un rapport type et débriefe ses observations, soit auprès du manager, soit directement auprès de l’équipe. Et il invite l’équipe à identifier des pistes d’amélioration et prendre des décisions de changements. Les 6 réunions suivantes sont évaluées ensuite par le manager et par les participants. Souvent ces démarches de diagnostic de réunion aboutissent à la mise en place de la méthode de réunion déléguée