Toute démarche d’accompagnement du changement nécessite la création d’un Comité de pilotage de ce changement. Nous verrons dans cet article :

• la composition du comité de pilotage
• les rôles et missions du Comité de pilotage
• l’alignement du Comité de pilotage : ce qu’il doit vivre comme échos systémiques (et nous nous expliquerons sur ce terme et sur l’importance de ce phénomène pour le bien aller de la démarche de changement)

Comité de pilotage et tri-polarité, qu’est-ce que ça signifie ?

Un peu de symbolique ? Un bébé à la naissance n’a généralement pas conscience de la diversité qui l’entoure.

Même sa maman est vécue comme une extension de lui-même, parce que la conscience ne peut prendre origine qu’en elle-même !

Ensuite en grandissant, l’expérience enseigne assez vite au bébé, que l’unité maman/papa a une forme d’autonomie, assez contrariante d’ailleurs !

Parfois quand il pleure, le sein arrive, mais des fois il tarde ! Enfin, il découvre que maman et papa sont distincts de lui et entre eux. Il découvre alors la tri-polarité.

Dans cette situation de « maturité », chacun ne peut qu’être en relation avec un des deux autres que sous le regard du troisième (même si ce troisième n’est pas là ou regarde ailleurs…

Il existe et pourrait voir). Dès lors, l’enfant a potentiellement accès à trois points de vue complémentaires :

• son propre point de vue
• le point de vue de l’autre
• le point de vue tierce, de quelqu’un d’extérieur au binôme qui verrait chacun des deux et la relation qu’ils entretiennent !

C’est le regard extérieur à la relation duelle (fusionnelle ou conflictuelle) qui permet le mouvement et le changement :

• dans l’unité pas de différenciation
• dans la dualité, il y a opposition, donc immobilité

L’enfant a besoin de cette tri-polarité pour se construire de façon complète et pour « progresser » ! De cette structure symbolique, la vie, découlent trois 3 façons de voir le monde :

• Vision monopolaire : un seul point de vue, le mien ! Cette vision a l’avantage d’être simple, et cela lui permet d’être très efficace dans une situation de stabilité où l’intelligence collective est peu requise, parce qu’il y a peu de changements à subir. On se contente d’une progression linéaire.
• Vision bipolaire : antagonisme ou fusion (…et illusions ou confusions) : « On est d’accord avec moi ou contre moi »… Il ne saurait y avoir de demi-mesure ou de 3ᵉ point de vue. Là aussi, cette vision est simple, voire « simpliste » cette fois : elle trace son « axe du bien » là où elle le décide, et se protège de l’autre vision, qu’elle prend pour adversaire. L’antagonisme est une étape intermédiaire de croissance, qu’on prend parfois pour la ligne d’arrivée…
• Vision tripolaire : prise en compte du point de vue de l’autre facilitée par le point de vue du témoin, apparition de la relativité et des nuances. Ce n’est qu’en accédant à ce troisième point de vue, que l’on peut avoir une vision complète d’une situation et la maîtrise sur elle. Tant qu’on est pris dans l’une des deux autres visions du monde, on manque de recul et on est pris dans le système !

Le Comité de pilotage est donc forcément extérieur au système bi-polaire (Direction/ Corps social), pour pouvoir conduire le changement.

Pourquoi le Comité de pilotage ne peut pas être le Codir ?

Parfois, le Comité de Direction est dans la croyance qu’il est mandaté et compétent pour conduire le changement. Nous croyons qu’il en est incapable et que ce n’est même pas sa mission, et nous allons expliquer pourquoi :

1. Le Comité de Direction fait partie du système à changer. Il ne pourrait changer le système qu’en se changeant lui-même.

Or étant en partie responsable de la situation actuelle du système (dans ses meilleurs côtés mais aussi ses pires aspects).

Il a des points aveugles, et des croyances qui contribuent à entretenir les dysfonctionnements qu’il voudrait changer. Non seulement il ne peut changer le système, mais il est même une des instances qui résistent le plus au changement, malgré sa meilleure volonté. Avez-vous essayé de vous remettre en place vous-même une vertèbre au milieu du dos ?

Ce n’est peut-être pas impossible, mais extrêmement difficile, douloureux, voire dangereux… Une séance d’ostéopathie ne serait-elle pas préférable ?

2. Le Comité de direction est mandaté pour maintenir la stabilité du système en équilibre. Par définition, sa mission est de gérer l’existant (et une relative progression planifiée dans le budget), entre deux marches verticales de changement brusque.

Quand survient l’instant de la marche brève suivante, sa responsabilité est de prendre des mesures exceptionnelles (et notamment recourir à des ressources externes) pour l’aider à franchir un cap collectif et faire monter tout le système sur le cran au-dessus.

3. Enfin, si le Codir se mettait à conduire le changement, il n’y aurait plus de capitaine pour conduire le navire, et ce dernier risquerait de s’échouer. On ne peut pas arrêter le temps, passer au garage et faire les réglages sur le moteur, avant de le remettre en marche et reprendre la route !

L’entreprise doit continuer de produire, et le Codir n’a généralement pas suffisamment de temps à consacrer à la conduite du changement en plus du management des affaires courantes.

Si on veut vraiment changer, et si on en parle c’est qu’on n’a plus le choix de faire autrement, il faut vraiment que le Codir délègue le pilotage du changement à une autre instance.

Voilà donc pourquoi, selon nous, en plus de ce qui a été dit au paragraphe précédent à propos de la tri-polarité, le Comité de pilotage doit toujours être distinct du Comité de Direction. L’avantage de cette délégation, c’est que le Comité de pilotage sera contrôlé par le Codir, auquel il devra rendre des comptes ! Le système sera ainsi plus équilibré et le mouvement de transformation sera rendu possible…

Quel est le rôle et les missions d’un comité de pilotage ?

Le Comité de pilotage a pour mission de proposer au Comité de Direction les meilleurs chemins pour conduire la transformation. Il bâtit un projet, avec des recommandations, qu’il soumet au Codir, dont ils reçoit son l’aval (modulo divers amendements) et mandat pour piloter le projet en son nom.

Avec le recul dont il dispose, le Comité de pilotage coache l’organisation, il pose des questions impertinentes au Codir, à la ligne managériale et au corps social, pour faciliter les prises de conscience et le recadrage des anciennes croyances.

Le Codir préside et sponsorise la démarche : il donne mandat au Copil, et lui fournit les moyens d’accomplir sa mission (octroie du temps, des ressources, du budget, et délègue une certaine responsabilité dans la mise en œuvre des recommandations qui seront validées).

Le Codir constitue le Comité de pilotage et le challenge. C’est d’ailleurs une situation hautement féconde et stimulante, parce que le Comité de pilotage a aussi pour mission de challenger le Codir !

Missions du Comité de pilotage :

• Propose au Codir des recommandations sur les éléments à maintenir, les éléments à changer et les points d’appui sur lesquels faire levier pour changer le système dans le cadre du mandat qu’il a reçu et du périmètre qui lui a été donné
• Coordonne les travaux de pré-mobilisation (Trinômes et équipes actions), anime les groupes de travail amont
• Prépare et anime le forum de mobilisation
• Evalue l’avancement des travaux et diffuse les bonnes pratiques remontées par le terrain
• Assure la communication sur le projet de changement

Composition du comité de pilotage : Le Comité de pilotage doit être constitué de coachs externes et de collaborateurs représentatifs de plusieurs niveaux hiérarchiques, plusieurs fonctions et plusieurs métiers de l’organisation.

Le Comité de pilotage est managé par un pilote interne, chef de projet, qui se porte garant du contenu de ce que produit le Comité de pilotage, tandis que les coachs externes, coachent l’équipe projet et l’ensemble du système (Codir/Corps social) Pourquoi cette représentativité est-elle recherchée ? Parce que le Comité de pilotage est un échantillon témoin du système, sur lequel va être pratiquée une expérience en laboratoire…

ôle et Missions d’un Comité de Pilotage du Changement (COPIL)

Le Comité de Pilotage (COPIL) est un groupe de personnes clé, souvent constitué de dirigeants, de managers et d’experts, qui ont pour mission de superviser, orienter et garantir la réussite d’un projet de changement au sein d’une organisation. Son rôle est essentiel pour assurer que les objectifs sont atteints de manière efficace, en respectant les délais, le budget, et en tenant compte des enjeux humains.

Le COPIL doit intervenir tout au long du processus de changement, en apportant des décisions stratégiques, en résolvant les problèmes, en fournissant un soutien moral et en assurant une bonne communication avec l’ensemble des parties prenantes.

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Missions du Comité de Pilotage du Changement

Voici les principales missions d’un COPIL dans le cadre d’une démarche de bien-être au travail, par exemple dans une usine d’explosifs :

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1. Définition et clarification des objectifs du changement

Le COPIL doit s’assurer que les objectifs de la démarche de bien-être au travail sont clairement définis. Ces objectifs doivent être alignés avec la stratégie globale de l’entreprise, tout en prenant en compte les spécificités du milieu industriel (ici, l’usine d’explosifs) et les besoins des salariés.

• Exemples d’objectifs :
  • Améliorer la qualité de vie au travail pour tous les salariés de l’usine (334 personnes).
  • Réduire le stress lié aux contraintes spécifiques du travail en milieu à risques.
  • Promouvoir un environnement de travail sain, sécurisé et inclusif.
  • Renforcer la cohésion d’équipe et la communication interne.

2. Veiller à l’implication des parties prenantes

Le COPIL doit s’assurer que les parties prenantes, internes et externes, sont impliquées dans le processus. Cela comprend :

• Les salariés : garantir leur participation active à la démarche de bien-être au travail, par exemple à travers des enquêtes de satisfaction, des groupes de discussion, ou des ateliers.
• Les managers et responsables RH : mobiliser ces acteurs clés pour s’assurer que les initiatives de bien-être sont cohérentes avec la gestion des équipes et des ressources humaines.
• Les représentants syndicaux : leur implication est cruciale pour assurer que les préoccupations des salariés sont entendues et prises en compte.
• Les experts en sécurité et santé au travail : pour garantir que les solutions proposées sont adaptées aux contraintes spécifiques de l’usine d’explosifs.

3. Élaboration et suivi du plan d’action

Le COPIL doit définir un plan d’action détaillé pour mettre en œuvre les initiatives de bien-être au travail, avec des étapes claires, des responsabilités attribuées et des indicateurs de suivi.

• Exemples d’actions concrètes :
  • Mise en place de programmes de gestion du stress : des sessions de relaxation, des ateliers sur la gestion des émotions et du stress, des dispositifs d’accompagnement psychologique.
  • Renforcement des mesures de sécurité psychologique : création de canaux de communication pour signaler des situations de mal-être ou des risques psychosociaux.
  • Amélioration de l’environnement de travail : réaménagement des espaces de travail, introduction de pauses et de temps de repos adaptés, création de zones de détente.
  • Formation des managers sur les thématiques de bien-être au travail et de gestion des conflits.

Le COPIL doit aussi être responsable de l’allocation des ressources nécessaires (budget, temps, outils) pour assurer la bonne mise en œuvre des actions.

4. Suivi et évaluation des résultats

Le COPIL est responsable du suivi régulier des actions mises en place. Il doit :

• Mesurer l’impact des initiatives sur le bien-être des salariés, à l’aide de sondages de satisfaction, d’indicateurs de santé au travail (absentéisme, taux de rotation, accidents, etc.), et de retours qualitatifs des équipes.
• Analyser les résultats pour vérifier si les objectifs sont atteints, en prenant en compte les retours des collaborateurs, ainsi que les indicateurs de performance définis dans le plan d’action.
• Adapter le plan d’action si nécessaire, en fonction des résultats obtenus et des retours des parties prenantes.

5. Assurer la communication interne et le soutien

Le COPIL doit veiller à une communication transparente tout au long du processus de changement :

• Informer les salariés des initiatives mises en place pour améliorer leur bien-être et les impliquer dans la démarche.
• Partager les résultats des actions mises en place et célébrer les réussites.
• Rassurer sur les objectifs du changement : il est important que les salariés sachent que les mesures prises visent à améliorer leur quotidien et non à augmenter la productivité de manière exclusive.

6. Gérer les risques et les obstacles

Un projet de changement, notamment dans un environnement à risques comme une usine d’explosifs, peut rencontrer des obstacles :

• Résistance au changement : certains salariés peuvent être réticents à de nouvelles pratiques. Le COPIL doit anticiper et gérer cette résistance, en écoutant les inquiétudes et en adaptant les actions pour favoriser l’adhésion.
• Problèmes de financement ou de ressources : la mise en place des actions de bien-être peut nécessiter des investissements spécifiques. Le COPIL doit s’assurer que les ressources nécessaires sont allouées.
• Risque d’incohérence entre sécurité et bien-être : dans un environnement à haut risque, le bien-être ne doit pas se faire au détriment de la sécurité. Le COPIL doit veiller à une harmonisation entre les deux dimensions.

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Exemple d’application dans une usine d’explosifs de 334 salariés

Contexte :

Dans une usine d’explosifs, le bien-être au travail est un défi particulier en raison des risques physiques et psychologiques liés à la nature du travail. En outre, un environnement de travail stressant et dangereux peut augmenter le taux de stress et de mal-être chez les salariés.

Mise en place du COPIL :

Le comité de pilotage du changement pour cette démarche de bien-être pourrait comprendre :

• Directeurs de l’usine et responsables RH pour garantir l’engagement et la faisabilité des actions.
• Experts en sécurité et en santé au travail pour s’assurer que les actions sont compatibles avec les exigences de sécurité de l’usine.
• Représentants syndicaux pour garantir la transparence et la participation des salariés.
• Psychologues du travail et coach de bien-être pour apporter une expertise spécialisée dans la gestion du stress et la prévention des risques psychosociaux.

Actions concrètes mises en œuvre :

• Ateliers de gestion du stress : des formations pour les salariés sur la gestion des émotions et du stress liés à la pression.
• Création d’un espace de détente : un lieu calme où les employés peuvent se retirer en cas de stress élevé.
• Révision des horaires de travail et des pauses pour mieux répartir les temps de repos, tout en respectant les exigences de production.
• Formation des managers : apprendre à reconnaître les signes de stress et de mal-être, et développer des stratégies pour mieux soutenir les équipes.

Résultats attendus :

• Réduction du taux d’absentéisme lié au stress et aux risques psychosociaux.
• Amélioration de la satisfaction au travail : plus de 80% de salariés satisfaits des actions mises en place.
• Amélioration de la sécurité au travail : moins d’accidents et d’incidents, et une meilleure gestion des situations à risques.

Le comité de pilotage du changement joue un rôle fondamental dans la gestion et la mise en œuvre de projets de transformation, notamment en matière de bien-être au travail. En prenant en compte les spécificités du secteur industriel et en impliquant les bonnes parties prenantes, il peut réussir à instaurer un environnement de travail plus sain et plus productif, même dans des environnements sensibles comme une usine d’explosifs.

Le comité de pilotage dans la gestion de projet 

La gestion de projet est un processus essentiel dans le secteur privé et public, permettant aux entreprises d’atteindre leurs objectifs et de réaliser des projets complexes en temps et en heure.

Le directeur de projet, ou chef de projet, est responsable de la coordination et de la supervision de l’ensemble des activités liées au projet, en veillant au bon déroulement et à la réussite du projet.

Il travaille en étroite collaboration avec les membres du comité de pilotage, les décideurs et les chefs d’entreprise pour prendre des décisions stratégiques et opérationnelles, assurer la communication entre les parties prenantes et gérer les risques potentiels.

Comment se passe le suivi et le contrôle de l’avancement du projet ?

Le suivi et le contrôle de l’avancement du projet sont des éléments clés de la réussite d’un projet. Les comités de pilotage utilisent des tableaux de bord, des indicateurs de performance et des rapports de suivi pour évaluer l’état d’avancement du projet, identifier les écarts par rapport aux objectifs et aux délais prévus, et prendre les mesures correctives nécessaires.

La mise en place d’un système de reporting efficace et transparent permet aux décideurs et aux acteurs du projet d’avoir une vision claire des progrès réalisés, des difficultés rencontrées et des ajustements à apporter pour garantir la réussite du projet.

Qu’en est-il de la collaboration et la communication au sein des comités de pilotage ?

Un élément essentiel pour assurer le bon fonctionnement d’un comité de pilotage est la collaboration et la communication entre ses membres. Les réunions régulières sont l’occasion d’échanger des informations, de discuter des problèmes rencontrés, de partager des conseils et des avis, et de prendre des décisions collectivement.

Il est important de veiller à ce que l’ordre du jour des réunions soit clair, que les participants soient bien préparés et que les décisions prises soient documentées et communiquées à l’ensemble des parties prenantes. Un climat de confiance et d’ouverture au sein du comité favorise la prise de décision éclairée et la résolution de problèmes de manière collaborative.

Comment employer la flexibilité et l’agilité dans la gestion de projet ?

Dans un monde en constante évolution, les projets peuvent être confrontés à des changements imprévus, des défis et des opportunités. Les comités de pilotage doivent donc faire preuve de flexibilité et d’agilité dans la gestion de projet, en étant capables de s’adapter rapidement et efficacement à ces changements.

Cela implique de rester à l’écoute des nouvelles tendances et des meilleures pratiques, d’être prêt à ajuster les plans et les objectifs en fonction des besoins et des priorités, et de maintenir une communication ouverte et transparente avec toutes les parties prenantes.

L’adoption d’outils et de méthodes agiles, comme la planification adaptative et la gestion des risques, peut aider les comités de pilotage à naviguer avec succès dans un environnement de projet complexe et incertain.

L’alignement du Comité de pilotage

Le Comité de pilotage du changement doit donc d’abord vivre en son sein, le changement qu’il envisage de conduire dans le reste de l’organisation. Cette équipe projet commence donc par faire le travail sur elle-même : elle s’inocule le virus positif pour contaminer le reste de l’entreprise !

D’un point de vue systémique, c’est d’ailleurs la seule façon de véritablement obtenir une transformation du système. En coaching, nous le savons bien, puisque c’est notre fonds de commerce :

D’autres infos sur les moyens d’accompagner un changement :

• Carte des partenaires
• 7 clés pour un team building réussi – coaching d’équipe
• Reflets systémiques
• Phénomène systémique au sein d’un groupe  

Envie d’en savoir plus ? Contactez-nous !  

FAQ sur le Comité de pilotage et la Conduite du Changement

Réponses aux questions essentielles concernant la tri-polarité, la distinction avec le Codir et les missions du Comité de pilotage

• Que signifie la tri-polarité dans le contexte du changement ?

  La tri-polarité fait référence à la capacité de percevoir une situation sous trois angles complémentaires : le point de vue personnel, le point de vue de l’autre, et le point de vue d’un tiers extérieur. Cette approche symbolique, évoquée à travers l’exemple de l’évolution d’un bébé, permet de dégager du recul indispensable pour conduire un changement harmonieux.

• Pourquoi le Comité de pilotage doit-il être distinct du Comité de Direction (Codir) ?

  Le Codir est intégré au système qu’il souhaite transformer et a pour mission de maintenir la stabilité. Il risque d’avoir des points aveugles et est souvent trop occupé par la gestion quotidienne. Déléguer la conduite du changement à un Comité de pilotage extérieur permet d’éviter les conflits d’intérêts, de bénéficier d’un regard neutre et d’assurer un meilleur équilibre entre stabilité et transformation.

• Quel est le rôle principal du Comité de pilotage dans une démarche de changement ?

  Le Comité de pilotage a pour mission de proposer au Codir des recommandations stratégiques pour conduire la transformation. Il construit un projet articulé autour d’axes de changement, coache l’organisation, questionne les croyances établies et challenge les acteurs clés pour favoriser une évolution positive du système.

• Comment est structurée la composition du Comité de pilotage ?

  Le Comité de pilotage doit être composé de coachs externes et de collaborateurs issus de différents niveaux hiérarchiques et métiers, afin d’obtenir un échantillon représentatif du système. Il est managé par un pilote interne, souvent un chef de projet, garantissant la qualité des propositions et la cohérence du travail réalisé.

• Quels outils et méthodes permettent de suivre et contrôler l’avancement d’un projet ?

  Pour garantir un suivi efficace, le Comité de pilotage utilise des tableaux de bord, des indicateurs de performance et des rapports réguliers. Ce système de reporting transparent permet d’identifier rapidement les écarts par rapport aux objectifs et de prendre des mesures correctives en temps utile.

• Comment le Comité de pilotage favorise-t-il la collaboration et la communication ?

  La collaboration et la communication sont essentielles pour le bon fonctionnement d’un comité de pilotage. Grâce à des réunions régulières avec un ordre du jour clair, des échanges ouverts et une documentation rigoureuse des décisions prises, l’équipe favorise un climat de confiance et une prise de décision éclairée.

• Pourquoi la flexibilité et l’agilité sont-elles cruciales dans la gestion de projet ?

  Dans un environnement en constante évolution, la flexibilité et l’agilité permettent de s’adapter rapidement aux imprévus et aux changements. Le Comité de pilotage doit être en mesure d’ajuster ses plans et objectifs en fonction des nouvelles tendances pour assurer la réussite du projet, tout en maintenant une communication transparente avec l’ensemble des parties prenantes.

• Quel est l’impact de l’alignement interne du Comité de pilotage sur la transformation de l’organisation ?

  Avant de conduire le changement à l’échelle de l’entreprise, le Comité de pilotage doit vivre lui-même le changement. En s’imprégnant des nouvelles méthodes et en adoptant une posture proactive, il sert de modèle et inocule le « virus positif » nécessaire pour déclencher une transformation durable au sein de l’ensemble du système.