Toute démarche d’accompagnement du changement nécessite la création d’un Comité de pilotage de ce changement. Nous verrons dans cet article :
- la composition du comité de pilotage
- les rôles et missions du Comité de pilotage
- l’alignement du Comité de pilotage : ce qu’il doit vivre comme échos systémiques (et nous nous expliquerons sur ce terme et sur l’importance de ce phénomène pour le bien aller de la démarche de changement)
Comité de pilotage et tri-polarité, qu’est-ce que ça signifie ?
Un peu de symbolique ? Un bébé à la naissance n’a généralement pas conscience de la diversité qui l’entoure.
Même sa maman est vécue comme une extension de lui-même, parce que la conscience ne peut prendre origine qu’en elle-même !
Ensuite en grandissant, l’expérience enseigne assez vite au bébé, que l’unité maman/papa a une forme d’autonomie, assez contrariante d’ailleurs !
Parfois quand il pleure, le sein arrive, mais des fois il tarde ! Enfin, il découvre que maman et papa sont distincts de lui et entre eux. Il découvre alors la tri-polarité.
Dans cette situation de « maturité », chacun ne peut qu’être en relation avec un des deux autres que sous le regard du troisième (même si ce troisième n’est pas là ou regarde ailleurs…
Il existe et pourrait voir). Dès lors, l’enfant a potentiellement accès à trois points de vue complémentaires :
- son propre point de vue
- le point de vue de l’autre
- le point de vue tierce, de quelqu’un d’extérieur au binôme qui verrait chacun des deux et la relation qu’ils entretiennent !
C’est le regard extérieur à la relation duelle (fusionnelle ou conflictuelle) qui permet le mouvement et le changement :
- dans l’unité pas de différenciation
- dans la dualité, il y a opposition, donc immobilité
L’enfant a besoin de cette tri-polarité pour se construire de façon complète et pour « progresser » ! De cette structure symbolique, la vie, découlent trois 3 façons de voir le monde :
- Vision monopolaire : un seul point de vue, le mien ! Cette vision a l’avantage d’être simple, et cela lui permet d’être très efficace dans une situation de stabilité où l’intelligence collective est peu requise, parce qu’il y a peu de changements à subir. On se contente d’une progression linéaire.
Vision bipolaire : antagonisme ou fusion (…et illusions ou confusions) : « On est d’accord avec moi ou contre moi »… Il ne saurait y avoir de demi-mesure ou de 3ᵉ point de vue. Là aussi, cette vision est simple, voire « simpliste » cette fois : elle trace son « axe du bien » là où elle le décide, et se protège de l’autre vision, qu’elle prend pour adversaire. L’antagonisme est une étape intermédiaire de croissance, qu’on prend parfois pour la ligne d’arrivée…- Vision tripolaire : prise en compte du point de vue de l’autre facilitée par le point de vue du témoin, apparition de la relativité et des nuances. Ce n’est qu’en accédant à ce troisième point de vue, que l’on peut avoir une vision complète d’une situation et la maîtrise sur elle. Tant qu’on est pris dans l’une des deux autres visions du monde, on manque de recul et on est pris dans le système !
Vision bipolaire : antagonisme ou fusion (…et illusions ou confusions) : « On est d’accord avec moi ou contre moi »… Il ne saurait y avoir de demi-mesure ou de 3ᵉ point de vue. Là aussi, cette vision est simple, voire « simpliste » cette fois : elle trace son « axe du bien » là où elle le décide, et se protège de l’autre vision, qu’elle prend pour adversaire. L’antagonisme est une étape intermédiaire de croissance, qu’on prend parfois pour la ligne d’arrivée…Le Comité de pilotage est donc forcément extérieur au système bi-polaire (Direction/ Corps social), pour pouvoir conduire le changement.
Pourquoi le Comité de pilotage ne peut pas être le Codir ?
Parfois, le Comité de Direction est dans la croyance qu’il est mandaté et compétent pour conduire le changement. Nous croyons qu’il en est incapable et que ce n’est même pas sa mission, et nous allons expliquer pourquoi :
- Le Comité de Direction fait partie du système à changer. Il ne pourrait changer le système qu’en se changeant lui-même.
Or étant en partie responsable de la situation actuelle du système (dans ses meilleurs côtés mais aussi ses pires aspects).
Il a des points aveugles, et des croyances qui contribuent à entretenir les dysfonctionnements qu’il voudrait changer. Non seulement il ne peut changer le système, mais il est même une des instances qui résistent le plus au changement, malgré sa meilleure volonté. Avez-vous essayé de vous remettre en place vous-même une vertèbre au milieu du dos ?
Ce n’est peut-être pas impossible, mais extrêmement difficile, douloureux, voire dangereux… Une séance d’ostéopathie ne serait-elle pas préférable ?
2. Le Comité de direction est mandaté pour maintenir la stabilité du système en équilibre. Par définition, sa mission est de gérer l’existant (et une relative progression planifiée dans le budget), entre deux marches verticales de changement brusque.
Quand survient l’instant de la marche brève suivante, sa responsabilité est de prendre des mesures exceptionnelles (et notamment recourir à des ressources externes) pour l’aider à franchir un cap collectif et faire monter tout le système sur le cran au-dessus.
3. Enfin, si le Codir se mettait à conduire le changement, il n’y aurait plus de capitaine pour conduire le navire, et ce dernier risquerait de s’échouer. On ne peut pas arrêter le temps, passer au garage et faire les réglages sur le moteur, avant de le remettre en marche et reprendre la route !
L’entreprise doit continuer de produire, et le Codir n’a généralement pas suffisamment de temps à consacrer à la conduite du changement en plus du management des affaires courantes.
Si on veut vraiment changer, et si on en parle c’est qu’on n’a plus le choix de faire autrement, il faut vraiment que le Codir délègue le pilotage du changement à une autre instance.
Voilà donc pourquoi, selon nous, en plus de ce qui a été dit au paragraphe précédent à propos de la tri-polarité, le Comité de pilotage doit toujours être distinct du Comité de Direction. L’avantage de cette délégation, c’est que le Comité de pilotage sera contrôlé par le Codir, auquel il devra rendre des comptes ! Le système sera ainsi plus équilibré et le mouvement de transformation sera rendu possible…
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En savoir plusQuel est le rôle et les missions d’un comité de pilotage ?
Le Comité de pilotage a pour mission de proposer au Comité de Direction les meilleurs chemins pour conduire la transformation. Il bâtit un projet, avec des recommandations, qu’il soumet au Codir, dont ils reçoit son l’aval (modulo divers amendements) et mandat pour piloter le projet en son nom.
Avec le recul dont il dispose, le Comité de pilotage coache l’organisation, il pose des questions impertinentes au Codir, à la ligne managériale et au corps social, pour faciliter les prises de conscience et le recadrage des anciennes croyances.
Le Codir préside et sponsorise la démarche : il donne mandat au Copil, et lui fournit les moyens d’accomplir sa mission (octroie du temps, des ressources, du budget, et délègue une certaine responsabilité dans la mise en œuvre des recommandations qui seront validées).
Le Codir constitue le Comité de pilotage et le challenge. C’est d’ailleurs une situation hautement féconde et stimulante, parce que le Comité de pilotage a aussi pour mission de challenger le Codir !
Missions du Comité de pilotage :
- Propose au Codir des recommandations sur les éléments à maintenir, les éléments à changer et les points d’appui sur lesquels faire levier pour changer le système dans le cadre du mandat qu’il a reçu et du périmètre qui lui a été donné
- Coordonne les travaux de pré-mobilisation (Trinômes et équipes actions), anime les groupes de travail amont
- Prépare et anime le forum de mobilisation
- Evalue l’avancement des travaux et diffuse les bonnes pratiques remontées par le terrain
- Assure la communication sur le projet de changement
Composition du comité de pilotage : Le Comité de pilotage doit être constitué de coachs externes et de collaborateurs représentatifs de plusieurs niveaux hiérarchiques, plusieurs fonctions et plusieurs métiers de l’organisation.
Le Comité de pilotage est managé par un pilote interne, chef de projet, qui se porte garant du contenu de ce que produit le Comité de pilotage, tandis que les coachs externes, coachent l’équipe projet et l’ensemble du système (Codir/Corps social) Pourquoi cette représentativité est-elle recherchée ? Parce que le Comité de pilotage est un échantillon témoin du système, sur lequel va être pratiquée une expérience en laboratoire…
Le comité de pilotage dans la gestion de projet
La gestion de projet est un processus essentiel dans le secteur privé et public, permettant aux entreprises d’atteindre leurs objectifs et de réaliser des projets complexes en temps et en heure.
Le directeur de projet, ou chef de projet, est responsable de la coordination et de la supervision de l’ensemble des activités liées au projet, en veillant au bon déroulement et à la réussite du projet.
Il travaille en étroite collaboration avec les membres du comité de pilotage, les décideurs et les chefs d’entreprise pour prendre des décisions stratégiques et opérationnelles, assurer la communication entre les parties prenantes et gérer les risques potentiels.
Comment se passe le suivi et le contrôle de l’avancement du projet ?
Le suivi et le contrôle de l’avancement du projet sont des éléments clés de la réussite d’un projet. Les comités de pilotage utilisent des tableaux de bord, des indicateurs de performance et des rapports de suivi pour évaluer l’état d’avancement du projet, identifier les écarts par rapport aux objectifs et aux délais prévus, et prendre les mesures correctives nécessaires.
La mise en place d’un système de reporting efficace et transparent permet aux décideurs et aux acteurs du projet d’avoir une vision claire des progrès réalisés, des difficultés rencontrées et des ajustements à apporter pour garantir la réussite du projet.
Qu’en est-il de la collaboration et la communication au sein des comités de pilotage ?
Un élément essentiel pour assurer le bon fonctionnement d’un comité de pilotage est la collaboration et la communication entre ses membres. Les réunions régulières sont l’occasion d’échanger des informations, de discuter des problèmes rencontrés, de partager des conseils et des avis, et de prendre des décisions collectivement.
Il est important de veiller à ce que l’ordre du jour des réunions soit clair, que les participants soient bien préparés et que les décisions prises soient documentées et communiquées à l’ensemble des parties prenantes. Un climat de confiance et d’ouverture au sein du comité favorise la prise de décision éclairée et la résolution de problèmes de manière collaborative.
Comment employer la flexibilité et l’agilité dans la gestion de projet ?
Dans un monde en constante évolution, les projets peuvent être confrontés à des changements imprévus, des défis et des opportunités. Les comités de pilotage doivent donc faire preuve de flexibilité et d’agilité dans la gestion de projet, en étant capables de s’adapter rapidement et efficacement à ces changements.
Cela implique de rester à l’écoute des nouvelles tendances et des meilleures pratiques, d’être prêt à ajuster les plans et les objectifs en fonction des besoins et des priorités, et de maintenir une communication ouverte et transparente avec toutes les parties prenantes.
L’adoption d’outils et de méthodes agiles, comme la planification adaptative et la gestion des risques, peut aider les comités de pilotage à naviguer avec succès dans un environnement de projet complexe et incertain.
L’alignement du Comité de pilotage
Le Comité de pilotage du changement doit donc d’abord vivre en son sein, le changement qu’il envisage de conduire dans le reste de l’organisation. Cette équipe projet commence donc par faire le travail sur elle-même : elle s’inocule le virus positif pour contaminer le reste de l’entreprise !
D’un point de vue systémique, c’est d’ailleurs la seule façon de véritablement obtenir une transformation du système. En coaching, nous le savons bien, puisque c’est notre fonds de commerce :
D’autres infos sur les moyens d’accompagner un changement :
