Les réunions efficaces sont rares. Faîtes-vous-même votre diagnostic de réunions efficaces et boostez vos réunions en quelques semaines, pour offrir à votre équipe un des meilleurs moyens de se manifester de façon plus tonique et performante.

Voici un outil d’auto-diagnostic de réunion. Avec lui, vous allez pouvoir observer votre système de réunions. Est-il suffisamment structuré, vivant, dynamique, efficace ? Nous vous proposerons aussi dans cet article un outil puissant pour rendre vos réunions efficaces : les rôles délégués !

A Retenir

• Le diagnostic de réunions efficace passe par une observation structurée et partagée.
• L’observation modifie positivement le comportement des participants, encourageant le changement.
• Les rôles délégués dynamisent les réunions, augmentant participation et efficacité.
• L’introduction de rôles comme le Cadreur-Cadenceur optimise le respect des délais.
• Le Faciliteur encourage la participation active, renforçant les compétences d’animation.
• L’Agitateur d’idées stimule la pensée créative et la résolution de problèmes.

Le processus de diagnostic de réunions efficaces

Sachant que le processus d’observation interagit avec le contenu de l’observation, il est important de bien choisir ce dernier.

• Vous pourriez observer vos réunions vous-même, en les analysant après coup à l’aide de la grille que nous vous proposons
• Vous pourriez demander à un membre de l’équipe de faire cette observation, en se mettant ponctuellement en retrait
• Vous pourriez prendre un temps tous ensemble en fin de réunion pour établir votre diagnostic de réunion, 10 ou 15 minutes avant de conclure la séance
• Vous pourriez aussi demander à des consultants extérieurs à l’équipe de réaliser ce diagnostic et d’en partager l’analyse avec vous et votre équipe

Tous ces processus sont intéressants et possibles, mais ils n’ont pas les mêmes effets. Le simple fait d’observer va changer les comportements des participants. Mais cela est justement très positif, puisque vous ne faites pas une expérience scientifique pour poser un diagnostic de réunion absolument objectif, mais cherchez avant tout de progresser collectivement dans vos modes de fonctionnement en groupe ! (voir à ce propos la vidéo ci-dessous, qui vulgarise l’expérience des fentes de Young).

Ces explications de physique quantique démontrent que même les particules subatomiques sont sensibles à l’intention de l’observateur humain ! Incroyable ? Oui, et pourtant… C’est un constat qui a été démontré et est maintenant admis depuis plus de cent ans par les plus grands scientifiques de la planète… Regardez plutôt l’animation ci-après :

Le but du diagnostic de réunions efficaces

L’énergie collective va là où se place votre attention. Ainsi, le fait d’observer change le contenu de ce qu’il y a à observer. En choisissant des critères et en observant les comportements à travers ce filtre connu des participants, ils vont se voir agir en même temps qu’ils agissent, et vont modifier spontanément un certain nombre de leurs manières de faire.

Autrement dit, le simple fait d’observer est déjà une démarche qui enclenche le changement ! La meilleure grille de diagnostic de réunion sera donc celle que vous définirez vous-même, en réunion d’équipe justement, tout en décidant par ailleurs non seulement du contenu de la grille (les critères qui seront observés) mais aussi des processus d’observation : qui va observer, comment et quand ? …

Et pour en faire quoi ? Le but est évidemment d’améliorer vos processus de communication et de décision en réunion ! Eh bien, vous l’avez compris, c’est justement cette démarche concertée, encore plus que la pertinence des critères, qui vous permettra de changer tout en vous observant (même si c’est à travers les yeux d’un expert externe).

Si vous nous demandez cet accompagnement, nous commencerons par présenter et partager ces principes préliminaires avec l’équipe.

La grille de diagnostic de réunions efficaces

Comme tout organe de communication, une réunion s’observe à deux niveaux :

• ses contenus
• et ses processus.

Et dans les processus, il y en a de deux sortes :

• des processus objectifs
• et des processus subjectifs.

Nous allons détailler tout cela à travers une grille d’observation indicative.

Diagnostic de réunions efficaces : la dynamique d’équipe

Vous pouvez choisir de répondre par oui ou par non à ces questions ou par une note de 1 à 4, pour nuancer les résultats. Mobilisation

• Les participants se sont montrés motivés pendant la réunion
• Ils se sont tous impliqués sur tous les sujets avec intérêt
• Ils ont débattu sur le fond, en argumentant leurs prises de positions
• A la sortie de la réunion, les participants avaient envie de passer à l’action
• Les participants se sont challengés, ils témoignaient d’une exigence forte les uns envers les autres

Unification

• L’ambiance était détendue, conviviale
• L’ambiance était concentrée
• Les participants s’écoutaient et se respectaient
• A chaque sujet, une majorité de participants a pris la parole

Focalisation

• Les participants ont adhéré aux objectifs
• Ils ont adhéré aux décisions prises en séance
• Chacun sort de la réunion en sachant clairement ce qu’il a à faire
• Les sujets inscrits à l’agenda ont été traités

Diagnostic de réunions efficaces : l’animation

• L’introduction a su motiver les participants sur les sujets proposés à l’agenda
• L’animateur a écouté et manifesté de l’intérêt pour les participants
• L’animateur a su utiliser l’énergie des participants et rebondi sur leurs propositions
• Il a donné du rythme
• Les avis ont été sollicités, l’animateur a fait tourner la parole
• L’animateur a valorisé les contributions et favorisé l’écoute entre participants
• L’animateur a visualisé en réunion (schémas au paperboard par exemple)
• L’animateur a reformulé, invité à développer ou synthétiser
• Les objectifs de la réunion ont été rappelés en début de séance
• Les décisions intermédiaires ont été explicitées
• L’animateur a recentré les discussions, évitant les hors sujet et les apartés
• L’avancement dans l’ordre du jour a été ponctué et l’agenda respecté
• Les actions ont été clairement distribuées en cours de séance
• Le relevé de décisions a été pris en séance et récapitulé en fin de séance

Diagnostic de réunions efficaces : la préparation

• Les participants avaient été prévenus de la date et de l’agenda de la réunion
• L’animateur est arrivé le premier et a pu s’assurer que la salle était préparée
• Les objectifs et l’ordre du jour étaient affichés au tableau
• Des personnes avaient préparé une intervention
• Les participants s’étaient préparés à la réunion
• L ’animateur avait relu le compte rendu de la précédente réunion
• L’animateur avait préparé des supports visuels pour appuyer ses propos et illustrer les points de l’ordre du jour
• La structure de la réunion était adaptée aux objectifs et a favorisé la participation

Trame de diagnostic sur 4 aspects de la réunion

A. Bonne organisation

• Objectif : S’assurer que la réunion est bien préparée et structurée, avec un ordre du jour clair, une durée définie et des participants adéquats.

• Indicateurs :

  • L’ordre du jour a été communiqué à l’avance.

  • Les objectifs de la réunion sont clairement définis.

  • Les participants sont bien préparés.

  • Les horaires sont respectés.

• Outil de mesure : Un questionnaire ou une grille d’évaluation où les participants peuvent noter la qualité de la préparation, l’ordre du jour et la ponctualité des interventions.

B. Bonnes relations

• Objectif : Évaluer la qualité des interactions entre les participants, la gestion des conflits, et la dynamique de groupe.

• Indicateurs :

  • L’atmosphère est collaborative et respectueuse.

  • Les participants se sentent écoutés et respectés.

  • Les conflits ou divergences d’opinions sont gérés de manière constructive.

  • Les opinions de chaque participant sont sollicitées et prises en compte.

• Outil de mesure : Observation des comportements en réunion, questionnaires anonymes pour évaluer la dynamique relationnelle et la perception du respect et de l’écoute.

C. Bonne communication

• Objectif : Vérifier que l’information circule efficacement et que tous les participants ont une compréhension commune des points abordés.

• Indicateurs :

  • La communication est claire et concise.

  • Les idées sont bien comprises par tous les participants.

  • Il n’y a pas de confusion ou de malentendus majeurs pendant la réunion.

  • L’écoute active est pratiquée par les participants.

• Outil de mesure : Feedback à la fin de la réunion, par exemple sous forme d’un sondage de compréhension où les participants expriment s’ils ont bien compris les enjeux et décisions.

D. Bons processus de décision

• Objectif : Assurer que les décisions sont prises de manière efficace, en impliquant les participants de manière appropriée et en s’appuyant sur des critères objectifs.

• Indicateurs :

  • Les décisions sont prises de manière collégiale ou après un débat constructif.

  • Les processus de prise de décision sont transparents.

  • Les décisions sont claires, avec des responsabilités et des actions définies.

• Outil de mesure : Evaluation des décisions prises : sont-elles suivies d’actions concrètes ? Un suivi de ces actions peut être intégré dans le diagnostic.

Les 4 Rôles Délégués en Réunion

Les quatre rôles délégués peuvent être utilisés pour guider l’organisation de la réunion et veiller à ce que les critères susmentionnés soient respectés. Chaque rôle permet de s’assurer qu’un aspect clé de la réunion soit optimisé.

A. Le cadreur – cadencier

• Rôle : S’assurer que la réunion se déroule efficacement, selon l’ordre du jour, et que les objectifs de la réunion soient atteints.

• Responsabilités : Préparer l’ordre du jour, gérer le temps, maintenir la discussion sur le bon sujet, gérer les transitions.

• Bénéfices : Garantir une bonne organisation et un respect des délais.

Le cadreur-cadencier dans les rôles délégués en réunion joue un rôle fondamental pour garantir la structure, le bon déroulement et la productivité de la rencontre. Ce rôle est essentiel pour maintenir un rythme et une discipline qui permettent à la réunion de rester concentrée, efficace et alignée avec ses objectifs.

1. Assurer la structure de la réunion

Le cadreur-cadencier est responsable de donner une structure claire à la réunion. Cela comprend l’énoncé des objectifs, la définition des règles de fonctionnement, et la gestion du temps de manière à ce que chaque sujet ou point à aborder bénéficie de l’attention nécessaire sans que la réunion n’emmène les participants dans des digressions inutiles. Le rôle est donc de « poser le cadre », ce qui inclut la gestion de l’agenda, des priorités et du timing.

• Exemple : En début de réunion, le cadreur pourrait dire : « Aujourd’hui, nous allons discuter de trois points principaux. Nous avons 30 minutes pour chaque point, et je veillerai à ce que nous restions dans ce cadre temporel. »

2. Cadencer la réunion pour maintenir un bon rythme

Le cadreur-cadencier veille à ce que la réunion avance à un rythme efficace, sans se ralentir sur des points secondaires, tout en permettant à chacun de s’exprimer. Il s’assure que l’énergie collective est bien orientée vers les objectifs sans s’attarder sur des discussions trop longues ou des débats qui s’éternisent. Il intervient pour relancer les discussions si la réunion se « traîne » ou pour couper un intervenant si un point est déjà suffisamment exploré.

• Exemple : Si une discussion devient trop longue ou hors sujet, le cadreur pourrait dire : « Ce point semble important, mais je propose que nous en reparlions lors d’une réunion séparée pour ne pas perdre le fil de notre agenda. Revenons à l’objectif principal. »

3. Gérer les transitions et maintenir l’attention

Le cadreur est également responsable des transitions fluides entre les différentes sections de la réunion. Après chaque sujet, il veille à résumer ce qui a été discuté, clarifier les décisions prises, et passer au point suivant sans confusion. Cela permet de maintenir une dynamique constante et de s’assurer que tous les participants restent concentrés sur les priorités.

• Exemple : « Nous venons de terminer le point A. Résumons les actions à prendre : X est responsable de la tâche Y pour le 15 mars. Passons maintenant à notre deuxième point de l’ordre du jour. »

4. Maintenir l’équilibre entre ouverture et discipline

Le cadreur-cadencier n’est pas uniquement un contrôleur du temps ou un gestionnaire de l’agenda. Il joue également un rôle subtil en équilibrant la liberté de parole et l’ordre. Par exemple, il permet à chacun d’exprimer ses idées mais en veillant à ce que la discussion ne perde pas son orientation. Cela nécessite d’ouvrir la discussion tout en maintenant un cadre qui évite les digressions.

• Exemple : « C’est une idée intéressante, merci. Nous pourrons la développer plus tard, mais pour l’instant, restons concentrés sur l’évaluation de notre budget pour le trimestre prochain. »

5. Clarifier les actions et décisions à la fin de la réunion

En synergie avec le rôle de catalyseur, le cadreur-cadencier est aussi celui qui veille à ce que, à la fin de la réunion, il y ait une synthèse claire des décisions prises et des actions à réaliser. Il s’assure que chaque participant sait précisément ce qu’il doit faire, par qui et pour quand. Cela permet de maintenir l’efficacité de la réunion et de garantir que les objectifs sont atteints.

• Exemple : « Pour récapituler, voici les trois actions principales que nous devons réaliser avant la prochaine réunion : X doit remettre le rapport Y d’ici vendredi, et nous organiserons un point de suivi mardi. Est-ce clair pour tout le monde ? »

6. Maintenir un environnement serein et respectueux

En tant que garant de la structure de la réunion, et en synergie avec le rôle de faciliteur, le cadreur-cadencier intervient aussi pour maintenir un climat respectueux et serein. Il peut gérer les tensions ou les divergences de manière diplomatique, veillant à ce que chaque participant se sente entendu tout en préservant le bon déroulement de la réunion. Ce rôle est particulièrement important lorsqu’il y a des conflits ou des désaccords, car il aide à canaliser l’énergie vers la solution plutôt que de laisser la réunion se dégrader en une discussion stérile.

• Exemple : « Je remarque qu’il y a des points de désaccord. Je vous propose que nous en discutions après la réunion pour trouver un compromis, car nous avons besoin de passer à la prise de décision maintenant. »

Le cadreur-cadencier, garant de l’efficacité et de l’harmonie

Le rôle de cadreur-cadencier dans une réunion est fondamental pour maintenir une dynamique productive et ordonnée. Il permet à la réunion de rester concentrée sur ses objectifs, de maximiser le temps des participants, et de veiller à ce que les discussions soient équilibrées et pertinentes. En permettant un rythme adapté, une gestion stricte du temps et une bonne gestion des transitions, il permet à chaque participant de se sentir écouté et à la réunion d’aboutir à des résultats concrets. Un bon cadreur-cadencier aide ainsi l’équipe à avancer de manière harmonieuse et efficace vers ses objectifs.

B. Le faciliteur

• Rôle : Veiller à ce que la communication soit fluide et que les relations entre les participants soient harmonieuses.

• Responsabilités : Encourager l’expression de tous, gérer les conflits, intervenir pour maintenir l’écoute et l’engagement.

• Bénéfices : Assurer de bonnes relations et l’inclusion de tous les participants dans la discussion.

Le rôle de facilitateur dans une réunion est essentiel pour gérer la circulation des énergies et garantir que les échanges restent productifs, harmonieux et orientés vers les objectifs définis. Le facilitateur s’assure que tous les participants ont l’opportunité de s’exprimer, tout en prévenant les dérives, les tensions ou les blocages qui peuvent ralentir le processus de décision ou d’idéation.

1. Maintenir un climat de confiance et de sécurité

Le facilitateur veille à instaurer un environnement où chacun se sent libre de partager ses idées sans crainte de jugement. Cela permet aux énergies créatives de circuler sans obstacles. En libérant l’espace de toute forme de pression ou de compétition entre les participants, le facilitateur crée une dynamique favorable aux échanges ouverts et authentiques.

• Exemple : Lors d’une réunion d’équipe où des opinions divergent fortement, le facilitateur s’assure que chaque membre ait la possibilité de s’exprimer, sans être interrompu, et encourage les échanges respectueux entre ceux qui sont en désaccord.

2. Équilibrer les contributions pour une participation équitable

Dans de nombreuses réunions, certaines personnes peuvent dominer la conversation tandis que d’autres restent silencieuses. Le facilitateur est là pour réguler ce déséquilibre, en s’assurant que les énergies de tous les participants sont prises en compte. Cela peut passer par la gestion du temps de parole, en invitant les plus réservés à s’exprimer ou en limitant la parole des plus volubiles pour permettre une meilleure répartition des contributions.

• Exemple : Si un membre de l’équipe monopolise la parole, le facilitateur pourrait intervenir avec une phrase du type : « Merci pour cette intervention, et maintenant, j’aimerais entendre l’avis de ceux qui n’ont pas encore pris la parole. »

3. Clarification des objectifs et gestion des tensions

Le facilitateur joue également un rôle clé dans l’alignement des objectifs de la réunion et dans la gestion des éventuelles tensions. En clarifiant les attentes et en revenant à l’objectif de la rencontre, le facilitateur aide à maintenir l’énergie collective concentrée et orientée vers la résolution du problème ou la prise de décision. Lors de moments de tension, le facilitateur peut intervenir pour dénouer les malentendus et rediriger l’attention vers les solutions plutôt que sur les divergences personnelles.

• Exemple : Si une discussion devient émotionnellement chargée ou dévie du sujet, le facilitateur peut rediriger les participants vers les objectifs : « Je vous invite à revenir au sujet central de la réunion pour avancer concrètement. »

4. Stimuler la créativité et l’innovation

En synergie avec le rôle d’agitateur, en facilitant une atmosphère de respect et d’écoute active, le facilitateur ouvre la voie à la créativité et à l’innovation. En permettant à toutes les idées de circuler librement, il favorise la génération d’idées nouvelles, parfois inattendues. Le facilitateur doit encourager un climat où les participants se sentent légitimes dans leurs propositions, même les plus audacieuses, pour que l’énergie créative puisse pleinement s’exprimer.

• Exemple : Dans une réunion de brainstorming, le facilitateur pourrait encourager les participants à sortir des idées conventionnelles en posant des questions comme : « Et si on changeait complètement la façon de faire ? Quels seraient les avantages et les risques ? »

5. Synthétiser et clarifier pour renforcer l’engagement

À la fin de chaque échange, le facilitateur joue un rôle clé en récapitulant les points abordés, en mettant en lumière les éléments importants et en clarifiant les décisions prises. Cette synthèse permet non seulement de renforcer l’engagement des participants mais aussi d’assurer que l’énergie produite lors des échanges ne se dissipe pas. Elle crée une structure qui permet de canaliser les énergies dans une direction commune.

• Exemple : À la fin d’une réunion de travail, le facilitateur peut faire un résumé : « Nous avons décidé de mettre en place cette solution et voici les prochaines étapes. Qui sera responsable de quoi et quand devons-nous nous réunir à nouveau ? »

Le facilitateur comme maître d’œuvre de l’énergie collective

Le facilitateur joue un rôle crucial dans la gestion des énergies au sein d’une réunion. Il s’assure que l’énergie collective soit orientée vers l’efficacité, la créativité et la prise de décisions. Grâce à son intervention subtile mais essentielle, il libère les échanges, réduit les tensions et permet à chaque participant de contribuer de manière équilibrée. En somme, le facilitateur est un catalyseur qui permet à l’énergie d’une réunion de circuler librement et efficacement, garantissant ainsi une dynamique productive et harmonieuse.

C. L’agitateur

• Rôle : Perturber positivement la réunion pour favoriser la créativité, encourager des idées nouvelles et challenger le groupe sur des points importants.

• Responsabilités : Poser des questions provocatrices, remettre en question les idées établies, introduire des points de vue différents pour stimuler la réflexion et encourager l’innovation.

• Bénéfices : Garantir une bonne communication en secouant les habitudes de pensée et en forçant les participants à sortir de leur zone de confort. L’Agitateur aide à stimuler la créativité et à briser les schémas rigides, rendant ainsi les échanges plus dynamiques.

Le rôle de l’agitateur dans les rôles délégués en réunion joue un rôle essentiel pour éviter la stagnation et stimuler la réflexion collective. Bien qu’il puisse sembler, à première vue, perturbateur, l’agitateur a un rôle clé à jouer dans la dynamique de groupe, en remettant en question les idées reçues et en poussant les participants à sortir de leur zone de confort. Son but n’est pas de semer le chaos, mais de garantir que les discussions ne restent pas superficielles ou consensuelles au détriment de l’innovation et de la rigueur.

1. Déclencheur de réflexion critique

L’agitateur permet de sortir des sentiers battus en apportant des questionnements qui défient l’argumentation commune. Par exemple, au lieu de simplement accepter une solution proposée par le groupe, l’agitateur peut soulever des interrogations qui poussent les participants à approfondir leur réflexion, à vérifier les hypothèses sous-jacentes et à considérer des alternatives.

• Exemple en réunion : Lorsqu’une équipe propose une idée qui semble évidente, l’agitateur pourrait demander : « Quels sont les inconvénients de cette approche ? » ou « Que se passerait-il si cette solution échouait ? » En soulevant ces interrogations, il pousse l’équipe à envisager des scénarios différents et à évaluer les risques plus objectivement.

2. Stimulateur de créativité

L’agitation d’une réunion, lorsqu’elle est menée de manière constructive, encourage la créativité en forçant le groupe à penser différemment et à envisager des solutions nouvelles. L’agitateur pose souvent des questions qui obligent les participants à réfléchir sous un autre angle, à remettre en question les présupposés et à explorer des pistes inattendues.

• Exemple en coaching d’équipe : Imaginons une équipe qui réfléchit à la mise en place d’un nouveau produit. L’agitateur pourrait poser des questions provocatrices comme : « Et si ce produit ne visait pas du tout notre cible actuelle ? » ou « Qu’est-ce qui arriverait si nous introduisions un élément complètement disruptif dans ce produit ? ». Ces questions poussent l’équipe à envisager des solutions plus audacieuses et à sortir des contraintes habituelles.

3. Encourager le débat constructif et la prise de décision éclairée

L’agitateur joue également un rôle important dans la gestion des tensions et des divergences. Par son attitude, il aide à créer un espace où les opinions opposées peuvent être exprimées de manière respectueuse, ce qui est crucial pour une prise de décision éclairée. L’objectif n’est pas d’imposer une opinion mais de garantir qu’une multitude de points de vue soient entendus, ce qui permet au groupe de faire des choix plus équilibrés.

• Exemple en réunion : Lorsqu’une équipe est sur le point de prendre une décision, l’agitateur pourrait soulever une objection en disant : « Je vois un problème avec cette idée, avez-vous pris en compte cette contrainte ? » Cela permet de vérifier que toutes les perspectives ont été prises en compte avant de finaliser la décision.

4. Favoriser la prise de conscience collective

L’agitateur aide les participants à prendre conscience des implications à long terme de leurs choix, ainsi que des éventuels biais qui peuvent influencer leur jugement. Ce rôle est d’autant plus important dans des contextes où les décisions ont un impact majeur, par exemple dans les réunions de direction ou de stratégie.

• Exemple en coaching de dirigeant : Si un dirigeant semble se focaliser sur une solution à court terme sans tenir compte des effets à long terme, l’agitateur pourrait intervenir en posant des questions comme : « Quels seront les impacts sur l’organisation dans 3 ans si nous choisissons cette solution ? ». Cela permet de faire ressortir les conséquences à plus long terme des décisions et d’enrichir le processus décisionnel.

L’importance de l’agitateur

En résumé, le rôle de l’agitateur est essentiel pour éviter la complaisance dans les réunions et garantir que les décisions sont prises après une réflexion approfondie et une évaluation des différents scénarios. Grâce à sa capacité à provoquer le questionnement et à remettre en cause les idées reçues, l’agitateur contribue à une dynamique de groupe plus saine, plus créative et plus constructive, où toutes les voix sont entendues et où les décisions sont fondées sur une vision claire des enjeux.

D. Le catalyseur ou pousse décisions 

• Rôle : Être responsable de la prise de décisions finales ou du consensus sur les actions à entreprendre. + Prendre des notes pendant la réunion, synthétiser les informations et s’assurer que les points clés sont bien communiqués à tous.

• Responsabilités : Aider à la prise de décision, clarifier les choix possibles, s’assurer que les décisions sont suivies d’action. + Résumer les discussions, rédiger des comptes-rendus clairs et accessibles, relayer les décisions prises.

• Bénéfices : Garantir des bons processus de décision, avec des actions concrètes et une clarification des responsabilités. + Garantir une bonne communication, en permettant à tous de se souvenir des points clés et des décisions.

Le Catalyseur de décisions dans les processus délégués en réunion est un rôle essentiel qui sert à dynamiser et à accélérer le processus décisionnel tout en garantissant que les décisions prises soient bien fondées, partagées et actionnables par tous les participants. Il ne prend pas la décision lui-même, mais joue un rôle déterminant pour rendre ce processus plus fluide, plus rapide et plus clair, tout en évitant les blocages ou les discussions interminables.

1. Dynamiser la prise de décision :

   • Le Catalyseur de décisions aide le groupe à éviter les zones d’indécision ou les discussions qui stagnent. Il intervient pour aider à clarifier les choix, réorienter la conversation si elle devient trop générale ou vague et assure que le groupe ne s’attarde pas trop longtemps sur des points non décisifs.

   • Lors de moments où la réunion se trouve à un point de stagnation, il intervient pour provoquer un consensus ou une solution rapide, permettant ainsi de faire avancer le travail.

2. Encourager des décisions collaboratives :

   • Le Catalyseur favorise la collaboration entre les membres de l’équipe, veillant à ce que toutes les opinions pertinentes soient prises en compte sans dominer la discussion. Il crée un environnement où chaque participant se sent en mesure d’apporter son avis, ce qui est essentiel pour une prise de décision éclairée.

   • Par exemple, dans une réunion stratégique, il peut encourager l’expression de chacun, même des voix les plus réservées, afin de réunir un éventail de perspectives avant de tirer une conclusion.

3. Clarifier les objectifs et les critères de décision :

   • Avant de prendre une décision, le Catalyseur rappelle souvent les objectifs à atteindre, les critères à respecter et les enjeux associés à chaque choix. Cela permet au groupe de se recentrer sur ce qui est le plus important et de prendre des décisions qui répondent réellement aux priorités définies.

   • Il peut, par exemple, rappeler que l’objectif principal d’une réunion est d’améliorer un processus, et de ce fait, toute décision devrait être mesurée en fonction de son impact sur l’efficacité opérationnelle ou la satisfaction client.

4. Accélérer le passage à l’action :

   • Un des rôles les plus importants du Catalyseur de décisions est de ne pas laisser les discussions tourner en rond. Il est là pour éviter la paralysie par l’analyse et faire en sorte qu’une fois la décision prise, elle soit suivie de manière concrète.

   • Il peut introduire des outils comme des échéances claires ou des plans d’action concrets pour garantir que la décision est mise en œuvre dans les meilleurs délais.

Bénéfices du Rôle du Catalyseur de Décisions

• Accélération de la prise de décision : En réduisant les indécisions et les discussions interminables, il permet au groupe de faire avancer les choses plus rapidement, ce qui est essentiel dans des environnements professionnels où le temps est souvent limité.

• Meilleure clarté : Il aide le groupe à avoir une vision claire des enjeux, des priorités et des critères qui guideront la décision, ce qui améliore la pertinence des choix faits.

• Réalisation des actions : Grâce à ce rôle, les décisions prises sont plus souvent suivies d’actions concrètes, ce qui permet au groupe d’éviter la procrastination ou la paralysie décisionnelle.

En somme, le Catalyseur de décisions est un acteur clé qui permet aux réunions et aux processus de groupe de ne pas se perdre dans l’analyse ou les débats sans fin, mais plutôt de passer rapidement à des actions décisives et pertinentes.

Exemple d’utilisation de l’outil de diagnostic en coaching

Lors d’un coaching individuel de dirigeant, l’outil de diagnostic peut être utilisé pour évaluer l’efficacité des réunions auxquelles il participe ou qu’il dirige. Par exemple, le coach peut demander au dirigeant de remplir un questionnaire d’auto-évaluation après chaque réunion pour examiner si les critères de bonne organisation, bonnes relations, bonne communication et bons processus de décision ont été respectés.

En coaching d’équipe, l’outil permet de discuter collectivement des points d’amélioration concernant l’efficacité des réunions, en se basant sur les critères du diagnostic. Le coach pourra encourager les membres de l’équipe à jouer des rôles délégués pour améliorer la gestion de la réunion, tout en renforçant l’autonomie de l’équipe.

L’outil de diagnostic d’efficacité des réunions de travail fondé sur la bonne organisation, les bonnes relations, la bonne communication et les bons processus de décision, lorsqu’il est adossé aux quatre rôles délégués, permet non seulement de mesurer et d’améliorer la qualité des réunions, mais aussi de responsabiliser chaque participant. En incluant ces rôles délégués et en respectant les critères essentiels, les réunions peuvent devenir un véritable levier de productivité et de cohésion, tout en renforçant l’efficacité globale de l’organisation.

Confiez-nous la réalisation de votre diagnostic

Un consultant observe silencieusement pendant 2 heures. Il évalue la tenue de la réunion sur une grille convenue à l’avance et présentée au groupe Il repère et comptabilise des faits, note des observations subjectives sous forme de questions de coach, visant à vous challenger.

A la sortie de la réunion, il prend 1/2 heure pour formaliser un rapport type et débriefe ses observations, soit auprès du manager, soit directement auprès de l’équipe. Et il invite l’équipe à identifier des pistes d’amélioration et prendre des décisions de changements.

Les 6 réunions suivantes sont évaluées ensuite par le manager et par les participants. Souvent ces démarches de diagnostic de réunion aboutissent à la mise en place de la réunion déléguée.

Les rôles délégués pour des réunions efficaces et stimulantes

4 rôles sont à déléguer à vos équipiers pour rendre vos réunions efficaces, encore plus participatives et productives Rappelons deux points en introduction 

1-le rôle le plus important dans des réunions efficaces reste celui de participant. Tout le monde doit pouvoir l’être, rôle spécifique délégué ou pas. C’est une vraie responsabilité d’équipier.

• il donne ses idées, il écoute et enrichit celles des autres
• il est coresponsable de la qualité de la production collective
• il veille à ce que le groupe avance sur le sujet et atteigne l’objectif dans le temps imparti
• il ne s’écarte pas du sujet, il n’attend pas qu’on lui donne la parole, il ne coupe pas non plus la parole, etc…

2- le manager peut déléguer tous les rôles sauf deux :

• présider aux décisions, en veillant à ce qu’elles soient de vraies décisions, assorties d’actions réalistes qui engagent les bons acteurs et des moyens nécessaires pour les mettre en œuvre …
• faire part de ses propres idées, en assumant sa prise de recul par rapport à l’opérationnel direct tout en montrant votre créativité et votre enthousiasme.

Voici donc 4 rôles à déléguer, qui permettront à votre équipe de devenir rapidement encore plus performante et de lui faire vivre des réunions efficaces et vraiment stimulantes.

Pourquoi les rôles délégués ?

Pour être efficace en réunion, une équipe a besoin de :

• respecter les délais et délivrer dans les temps ce qu’elle s’est engagée à produire
• participer activement dans la recherche de solutions et la formalisation d’un plan d’actions
• décider au fur et à mesure, pour ne plus avoir à y revenir
• se challenger sur sa manière de travailler, afin de s’inscrire dans une boucle de progrès continu

Origine du concept de réunions déléguées

Les réunions déléguées, également appelées réunions de délégation ou réunions de responsabilité partagée, trouvent leurs origines dans l’évolution des pratiques managériales et organisationnelles, en particulier dans le cadre de la gestion collaborative et participative des entreprises. Ces réunions visent à permettre aux équipes de discuter de manière autonome de certains sujets ou problématiques sous la supervision ou la guidance d’un manager, tout en laissant une marge de manœuvre aux collaborateurs.

Origine du concept
L’idée de base des réunions déléguées s’inscrit dans une évolution historique du management, marquée par une tendance de plus en plus forte à décentraliser le pouvoir et à responsabiliser les collaborateurs. À mesure que les entreprises ont grandi et que les structures organisationnelles sont devenues plus complexes, la gestion hiérarchique rigide s’est progressivement transformée. La gestion de plus en plus collaborative a mis l’accent sur la nécessité de déléguer certaines décisions et de responsabiliser les équipes. Cette évolution a permis aux entreprises de rester flexibles, de favoriser la créativité et de motiver les collaborateurs, tout en optimisant le temps du manager qui n’avait plus à être impliqué dans toutes les décisions.

Évolution et développement
La pratique de déléguer des réunions ou des responsabilités a véritablement émergé dans le cadre de l’essor du management participatif dans les années 1960 et 1970. Au cours de cette période, des théoriciens du management tels que Douglas McGregor, avec sa théorie X et Y, ont souligné l’importance de la confiance dans les équipes et de la nécessité de leur donner plus d’autonomie pour qu’elles puissent s’épanouir et atteindre un meilleur rendement. Le modèle hiérarchique traditionnel a alors commencé à se nuancer, offrant plus de latitude aux collaborateurs.

Les réunions déléguées en sont une illustration. Elles permettent de concentrer l’énergie d’une équipe sur un sujet spécifique tout en déléguant la gestion de l’ordre du jour, des décisions et des actions à un responsable de groupe ou à des membres de l’équipe. Cela implique que le manager a confiance dans les compétences et les capacités de ses collaborateurs pour prendre des décisions sur des sujets précis sans sa supervision constante.

Mise en pratique
Les réunions déléguées sont souvent mises en place dans les environnements de travail où l’autonomie et la prise d’initiative sont des valeurs clés. Dans ces réunions, le manager peut choisir de déléguer une partie ou la totalité des discussions, en laissant les collaborateurs diriger la rencontre et traiter les problématiques pertinentes. Bien que le manager puisse superviser ou être disponible en cas de besoin, il reste souvent à l’arrière-plan, ne dirigeant pas activement la réunion.

Avantages des réunions déléguées
Les principaux avantages des réunions déléguées sont nombreux. Elles permettent de renforcer la responsabilisation des collaborateurs, de favoriser l’initiative et l’engagement, et de donner aux équipes un sentiment de contrôle sur leurs projets et actions. En déléguant la gestion de certaines réunions, le manager libère du temps pour se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée, tout en assurant que ses collaborateurs sont capables de fonctionner de manière autonome. Cela renforce également la confiance et la communication au sein de l’équipe, car chaque membre a l’occasion de participer activement à la prise de décision.

Conclusion
Les réunions déléguées représentent une avancée dans la gestion moderne et participative des équipes, apportant une plus grande souplesse, autonomie et responsabilisation. Elles reflètent l’évolution des modèles managériaux, passant d’une gestion autoritaire à une gestion plus collaborative et inclusive, où les leaders savent quand lâcher prise et donner à leurs équipes les moyens de se développer, de se responsabiliser et de prendre les rênes de certaines situations.