Dans cet article, nous allons passer en revue les 10 règles kaizen qui président aux démarches d’amélioration continue.

QUAND ON VEUT FAIRE QUELQUE CHOSE ON TROUVE UN MOYEN… QUAND ON NE VEUT RIEN FAIRE ON TROUVE UN PRÉTEXTE !

Cette petite phrase illustre bien la philosophie pragmatique et constructive du Kaizen, qui se focalise sur des petits progrès, une démarche continue et à petit pas, à l’opposé de grands sauts d’innovation ponctuels. Kaizen est un état d’esprit qui mène pas à pas vers l’excellence grâce aux petites améliorations réalisées jour après jour sur son poste de travail. Il s’agit d’améliorations simples et peu onéreuses, réalisées par les opérateurs eux-mêmes. Le mot Kaizen vient de la fusion de deux mots japonais, Kai « Changement » et Zen « bon », ce qui veut donc dire : bon changement. KAIZEN, c’est préférer la chose IMPARFAITE qui EXISTE aux choses PARFAITES qui N’EXISTERONT JAMAIS.

Objectifs des règles Kaizen

• Eliminer les gaspillages
• Améliorer les délais
• Permettre aux personnels de participer à l’amélioration de leurs postes de travail
• Améliorer les conditions de travail
• tendre vers l’excellence, pas à pas
• Optimiser la performance de l’entreprise et gagner en compétitivité

Conditions de réussite des règles Kaizen

• L’implication de tous les membres du groupe de travail
• des objectifs réalistes clairs et ambitieux
• les bons outils du management de la qualité
• suivi des actions prises avec le groupe
• de la rigueur et de la motivation
• des nouvelles procédures simples et accessibles.

Encore une petite phrase emblématique de l’esprit des règles kaizen :

« Fais-le mieux, rends-le meilleur, améliore-le même s’il n’est pas cassé, parce que si nous ne le faisons pas, nous ne pouvons pas concurrencer ceux qui le font. » 

Voici les 10 règles Kaizen, pleines de bon sens pratique

Masaaki Imai,né à Tokyoen 1930, auteur du célèbre Lean management, est le diffuseur du Kaizen et de sa philosophie de vie dans le monde entier. Dans ces deux livres KAIZEN et GEMBA KAIZEN (écrit 10 ans plus tard en 19997), il pose 10 règles Kaizen comme clé du succès à long terme, aussi bien personnellement que professionnellement :

1. Osez remettre en question les pratiques actuelles Si quelque chose ne fonctionne pas, vous allez le réparer et si cela fonctionne, nous devons faire en sorte de l’améliorer.
2. Voyez comment réussir un projet plutôt que de dire cela ne fonctionnera jamais. Ayez un état d’esprit qui vise à l’excellence et faite partager votre enthousiasme à vos collègues.
3. Il ne faut jamais chercher des excuses à un problème et encore moins des coupables mais remettez les pratiques actuelles en cause. En cas d’incident, posez-vous les questions suivantes ; Le personnel est-il bien formé ? N’y a-t-il pas des lacunes dans le programme de formation ? Les modes opératoires sont-ils présents et visibles ? L’atelier, le poste de travail est-il rangé ?
4. Ne visez pas la perfection du 1^ercoup, mais cherchez simplement l’amélioration. Le but final du Kaizen est bien sûr d’atteindre la perfection, celle-ci sera obtenue par étape. La finalité de cette règle est d’enclencher un processus d’amélioration rapide pour créer une dynamique qui sera difficile d’arrêter. Si vous arrivez à ce stade, c’est que Kaizen est bien implanté dans votre entreprise.
5. N’attendez pas pour corrigez les erreurs, il faut réagir dès qu’elles apparaissent. Si vous ne voulez pas subir une dégradation rapide, il faut directement enrayer l’hémorragie. Ce qui est scandaleux, c’est de rester de marbre face à un incident.
6. Prioriser les solutions qui ne nécessitent pas d’investissement Afin de régler tout les problèmes, il est plus facile de dire « on remplace cette machine par une nouvelle ou de mettre un nouveau système informatique,… ». Avoir l’esprit Kaizen, c’est une dépense qui vise le zéro. S’il n’y a pas d’autres solutions et si cela est justifié, vous pouvez demander un investissement pour réaliser votre amélioration
7. Même si cela fonctionne bien, cherchez des idées pour toujours améliorer votre travail. Ne pensez jamais, on ne peut pas faire mieux.
8. Identifiez la cause première de votre problème et posez-vous la question « Pourquoi » 5 fois de suite. Utilisez l’outil les 5 pourquoi, c’est un outil facile et très efficace pour rechercher la cause première d’un dysfonctionnement.
9. Avant de prendre une décision, demandez les idées de 10 personnes plutôt que le savoir d’une seule. Même si une personne est doté d’un grand savoir, il y a peut être négligé un petit détail qui va faire toute la différence, d’où l’importance de négligé aucune idée des participants.
10. Ne perdez jamais de vue que les possibilités de Kaizen sont illimitées. Le meilleur conseil que l’on peut donner à toutes les personnes qui pratiquent la méthode Kaizen, c’est cette 10^ièmerègle. Ayez toujours l’esprit créatif et dites-vous qu’il n’y a jamais de limite.

Principes de la démarche d’amélioration continue Kaizen

• Traitement des problèmes en fonction de leur apparition
• L’initiative vient du personnel
• Participation de toutes les personnes concernées
• Création de petites équipes multifonctionnelles
• Orientation vers l’action immédiate.
• Recherche d’une meilleure utilisation de l’existant
• Communication visuelle de l’avancement du projet
• Utilisation commune d’une méthodologie de résolution de problèmes
• Pas un jour sans amélioration (5 mn par jour et par équipe)
• Quel que soit le niveau atteint, il est toujours possible de faire mieux.
• Les améliorations sont conduites par le besoin du client (interne et externe).
• Le processus est plus important que le résultat.
• L’encadrement consacre du temps à écouter les suggestions et observer le processus d’étude de problème. Il porte son attention sur :
  • la discipline (respect des principes)
  • la gestion du temps (passer du correctif au préventif)
  • le développement des qualifications
  • l’implication
  • la communication

S’étant appropriée depuis 20 ans les 10 règles kaizen, la fonderie FAVI (Picardie) a énoncé sa propre version des règles Kaizen :

• C’est celui qui FAIT qui SAIT.
• Il est impossible de faire simple du premier coup, il faut donc accepter l’idée que l’on détruira demain ce que nous faisons aujourd’hui pour faire plus simple.
• Un problème n’a pas qu’une solution, chaque problème a des causes multiples et donc des solutions multiples, ( ce que confirme le diagramme causes effets ).
• Il est préférable de mettre TOUT de SUITE en place une petite amélioration qui procure un avantage IMMEDIAT, ( même si elle ne règle que 10% d’un problème ), plutôt que d’attendre en vain la solution parfaite et utopique qui ne sera jamais mise en place.
• Le bien de la collectivité découle directement du souci de chacun de  » se faciliter  » le travail.
• Personne ne connaît mieux un poste de travail que celui qui l’utilise, et en conséquence personne n’est mieux placé que lui pour trouver le meilleur moyen de le rendre plus confortable.
• Si on relâche la pression sur l’opérateur, celui ci aura tendance spontanément à mettre en oeuvre des solutions immédiates, simples, qui auront pour effet de lui faciliter le travail.
• Toute solution qui facilite le travail, mise en oeuvre par ou à l’initiative de l’opérateur, amorce un mouvement d’améliorations permanentes par effet ludique.
• Dés lors que l’opérateur a été encouragé, félicité, pour sa petite initiative, il continuera par étape à améliorer son poste de travail de façon continue et infinie.

Voici une conférence du dirigeant de l’entreprise Favi, qui est un des précurseurs en France de ce qu’on appelle l’entreprise libérée, une application assez poussée de la démarche Kaizen.

Un film passé sur Arte sur le bonheur au travail présente de nombreux témoignages de l’approche kaizen poussée jusqu’à l’entreprise libérée. En voici un. extrait, qui explique que le rôle de la hiérarchie peut être envisagé complètement différemment d’avant. Autant dans une administration que dans une usine…

Suppression de la hiérarchie, flexibilité des horaires, télétravail, réaménagement des bureaux, ces nouveaux modes d’organisation pourraient sembler répondre aux aspirations des salariés…

Suppression de la hiérarchie intermédiaire ?

L’entreprise française Poult, fondée en 1983, a fait le choix en 2006, de « libérer l’entreprise ». L’organisation avait une culture hiérarchique directive avec d’un côté des encadrants et de l’autre des exécutants surveillés et dirigés : « On était comme des militaires, ou comme des robots. Tu viens, tu fais ce qu’on t’a demandé et ne cherche pas à comprendre »… En 2006, c’est la crise, Poult est en mauvaise posture. Un nouvel investisseur décide alors d’innover en modifiant l’organisation. Après une réflexion de groupe, qui rassemble tout le personnel et après la mise en place de groupes de travail réguliers, il est finalement décidé de supprimer toute hiérarchie intermédiaire au sein de l’entreprise. Les employés gagnent alors en autonomie et en responsabilité. En petits groupes, ils prennent ensemble les décisions. Résultat ?

• Les salariés semblent contents,
• Le chiffre d’affaires de l’entreprise grimpe de 12%.

Remplacer les horaires par des objectifs !

En Belgique, le ministère des Transports a opté lui aussi pour une grande flexibilité des horaires. Du coup, l’autonomie devient une nécessité. En effet, chacun organise sa journée de travail comme il le souhaite. Le pointage est supprimé, les horaires sont remplacés par des objectifs à atteindre. Bien sûr, les syndicats s’inquiètent, c’est leur rôle :

• « Le travail ne risque-t-il pas d’empiéter sur les temps de repos ? »
• « N’est-on pas en train de préparer les personnes à gérer eux-mêmes leurs horaires, au risque qu’ils travaillent sur leurs soirées, sur leurs week-end, potentiellement jusqu’au burn out ? « 

S’ils le souhaitent, les salariés peuvent, travailler chez eux jusqu’à trois jours par semaine, dans certaines entreprises ! Le salarié peut organiser sa journée comme il l’entend et peut continuer à échanger avec ses collègues de chez lui. L’organisation du temps de travail,  tout comme l’espace de travail, sont à réinventer complètement. C’est Ain si que l’open space s’est également imposé dans certaines entreprises. Pas de bureau personnel, chaque jour le salarié choisit son poste de travail selon ses affinités ou selon le travail qu’il a à réaliser… Là encore, les syndicats dénoncent un manque d’intimité.

• Replay : le bonheur au travail sur Arte
• Voir notre article : le bonheur au travail