L’entretien de délégation sert à accompagner vos collaborateurs au plus près de leur réalité, lorsque vous souhaitez leur faire atteindre un objectif avec un bon niveau de performance. C’est à dire lorsque vous les accompagnerez hors de leur zone de confort !

Accompagner une personne dans ce processus est une vraie responsabilité, un engagement fort du manager, en vue de faire grandir son collaborateur.

Alors que la raison nous montre qu’il est contre-productif et dangereux d’attribuer des objectifs ambitieux sans un accompagnement digne de ce nom, une erreur assez répandue veut qu’une fois « responsabilisé » sur l’objectif, l’équipier soit plus ou moins livré à lui-même dans sa réalisation. 

Or, un environnement « challengeant » ne suffit pas à lui seul à développer vos équipiers. Je vous propose donc ci-dessous quelques points de repère pour bien réussir un entretien de délégation.

A Retenir

• L’entretien de délégation aide les collaborateurs à sortir de leur zone de confort.
• Le manager doit accompagner le collaborateur pour un suivi efficace de l’objectif.
• Quatre niveaux de délégation sont possibles selon l’autonomie du collaborateur.
• Laisser un temps de réflexion après le premier entretien pour clarifier les attentes.
• Établir des points de contrôle clairs et des conditions de réussite dès le début.

Préparer l’entretien de délégation

Définir l’objectif de cette responsabilisation et le niveau de responsabilisation que vous allez proposer :

• Niveau 1: Délégation sous contrôle : je cadre, il fait et me reporte ses actions , je contrôle régulièrement
• Niveau 2 : Nous préparons ensemble un plan d’action : il le met en œuvre et me présente les résultats à la fin de chaque échéance. Je m’autorise à contrôler entre 2 échéances
• Niveau 3 : Il prépare un plan d’action de manière autonome que je valide en amont : il met en œuvre ce plan d’action et me présente les résultats à la fin de chaque échéance. Je ne contrôle pas entre 2 échéances
• Niveau 4 : Responsabilisation totale : Il  a carte blanche pour son plan d’action. Il fait et me présente les résultats à la fin de chaque échéance. Il ne me sollicite qu’en cas de besoin. Je ne contrôle pas entre 2 échéances.

Premier entretien de délégation (très court)

• Proposer le contenu de la mission à l’intéressé, en lui demandant de bien vouloir y réfléchir
• Expliquer simplement dans quel but vous lui proposez cela

Lors d’un premier entretien où l’on cherche à responsabiliser quelqu’un sur quelque chose de nouveau il peut y avoir un effet de surprise (les émotions perturbent la pensée consciente), qui s’ajoute à celui d’une demande émanant d’un supérieur hiérarchique (pouvoir d’influence élevé).

À ce moment, le collaborateur peut ne pas prendre conscience de tout ce que cela implique, et accepter de manière un peu trop automatique la mission qui lui est confiée. Vous passerez alors sûrement à côté d’informations précieuses vous permettant de l’accompagner au mieux.

Pour éviter ce phénomène, et permettre à la personne (à qui l’on fixe un objectif challengeant) de prendre un peu de recul, nous préconisons de lui laisser un temps de décantation avant le second entretien de management.

Deuxième entretien de délégation

• Recueillir la réaction de votre collaborateur ;
• Exposer clairement votre objectif dans cette démarche et le niveau de responsabilisation proposé :
  • Quel enjeu  pour l’équipe ?
  • Quels résultats concrets attendus ?
  • Quels bénéfices pour vous ?
  • Quels bénéfices pour lui ?
• Envisager les conditions de réussite :
  • Sur quelles compétences devra-t-il s’appuyer ?
  • Sur quelles expériences antérieures réussies pourra-t-il capitaliser ?
  • Qu’attend-il de vous en terme d’accompagnement, d’aide, de formation ?
  • De quels moyens pense-t-il avoir besoin ?
•  Clarifier dès le début les points de contrôle et d’alerte :
  • Quand et sur quoi doit-il vous alerter ?
  • Quand et comment allez-vous contrôler ?

La délégation selon un coach sportif

Pour conclure cet article, voici l’un des secrets de l’équipe de France de Handball que partage avec nous Claude Onesta. 

Il considère que cette nouvelle médaille d’or est la résultante d’un « système de formation qui fonctionne très bien » et d’une « spirale de la réussite ». Sans oublier la précieuse expérience des cadres comme Jérôme Fernandez, Thierry Omeyer ou Nikola Karabatic : « Les anciens prennent du temps pour transmettre tout ce qu’ils ont appris, c’est une richesse importante. Les jeunes ont les intègre vite, on ne les responsabilise pas totalement tout de suite, on les fait mûrir, on leur apprend la patience […] la transition qu’on met en place sur les joueurs j’ai déjà commencé à la mettre en œuvre à l’échelle du staff. Le moment viendra où je prendrais de la distance. »

L’importance de l’émotionnel lors d’une bonne délégation

Ci-dessous un speech de motivation d’Al Pacino, qui illustre comment utiliser ses propres émotions dans un entretien de délégation.

Mémo : points clés pour déléguer efficacement

Ayez envie de déléguer !

Pour déléguer efficacement, il faut d’abord que vous soyez vous-même convaincu de l’intérêt de déléguer et du bénéfice que chacun tirera de la délégation. Rappelez-vous qu’une délégation efficace permettra de :

• Gagner du temps vous-même
• Motiver vos collaborateurs
• Responsabiliser et faire grandir vos N-1
• Créer une culture de la confiance et de l’autonomie : Plus le manager a recours à la délégation dans le respect des codes de cette dernière plus il sera en capacité de créer une atmosphère de confiance et d’autonomie.
• Préparer l’avenir : Bien déléguer prépare votre équipe à faire face aux absences, départs ou autres changements, toujours susceptibles de survenir
• Créer de la variété : permettre à chacun de sortir de la routine, en recevant à tour de rôle des marques de confiance et des missions nouvelles pour attiser sa curiosité

Déterminez quelles missions déléguer

Déléguer est une bonne solution pour se décharger de certaines tâches et se dégager du temps.

Faites l’inventaire de vos missions. Caractérisez-les selon différents critères : priorité, complexité, compétences nécessaires pour les mener, niveau se « sensibilité » du sujet, etc… Puis, ne conservez pour vous-même que les tâches que vous êtes le seul à pouvoir assumer. Le reste sont les missions et actions pour lesquelles la délégation est possible.

Choisir à qui déléguer

Déléguer prend du temps. Il est important de déléguer certaines tâches aux personnes qui ont vraiment les compétences pour les traiter. Trouver la personne ayant l’expérience, les compétences techniques et personnelles pour mener à bien la mission dans une relation harmonieuse. Rappelez-vous que vous pouvez aussi donner sa chance à quelqu’un qui ne coche pas toutes les cases, mais qui va en profiter pour apprendre et se développer. au début cela vous demandera un petit accompagnement.

Quelques questions à se poser avant de déléguer une tâche :

• Cette tâche donnerait-elle à quelqu’un l’opportunité de monter en compétences ?
• Aurais-je le temps de déléguer efficacement cette tâche ?Cette tâche est-elle plus en phase avec les priorités d’un autre membre de l’équipe ?
• Quelqu’un d’autre connaît-il le contexte et les informations nécessaires pour réaliser ce travail ?
• Cette tâche sera-t-elle récurrente à l’avenir ?
• A-t-on le temps de refaire le travail si nécessaire ?

Etre clair sur les missions à déléguer

Si vous souhaitez déléguer efficacement, ne déléguez pas uniquement des missions ingrates, dont vous voulez vous débarrasser. Il faut aussi déléguer des missions valorisantes et intéressantes.

Clarifier les points suivants :

• objectifs à atteindre et niveau de priorité
• délais, indicateurs de performance, conditions de réussite, moyens à disposition

Réussir l’entretien de délégation

ON s’est largement expliqué sur ce point plus haut dans l’article

Co-construire la délégation

Associez votre collègue à l’identification des conditions de réussite C’est la meilleure façon de l’impliquer et de le responsabiliser.

Informer les autres membres de l’équipe de la délégation

Il est primordial de ne pas vexer les collaborateurs qui n’ont pas reçu de votre part cette délégation.

Tout votre environnement a besoin d’être mis au courant de cette délégation, sinon ils by-passeront la personne, et continueront à vous solliciter en direct.

Ainsi, prenez le temps de faire une réunion d’information d’équipe pour expliquer de façon transparente votre choix, les missions déléguées et leur objectif.

Laissez de l’autonomie

Pour l’accomplissement de la tâche, laissez faire votre collègue ! Sinon à quoi bon déléguer ?

Laissez s’exprimer sa créativité. La motivation sera au rendez-vous !

Faire des points d’avancement pour assurer la réussite de la délégation

Organisez des points réguliers pour vous tenir informé, mais aussi pour apporter si nécessaire des solutions.

Veillez à ce que la personne à qui vous avez confié une ou plusieurs tâches ait le moyen de vous poser des questions.

Faites-lui des retours sur son travail.

Recueillez également son propre feedback.

Faire un bilan à la fin de la mission

Lorsque les tâches ont été réalisées et les objectifs atteints, prenez le temps de débriefer avec votre collaborateur.

Des personnes extérieures à l’équipe pourraient vous attribuer tout le mérite du travail, surtout si vous avez déjà réalisé un travail semblable précédemment. Faites donc bien attention à ce qu’on ne vous attribue pas les mérites d’un autre, et prenez le temps de préciser à quel point vous êtes satisfait du travail de votre collaborateur.

FAQ sur l’entretien de délégation

Réponses aux questions essentielles pour réussir un entretien de délégation efficace et responsabiliser vos collaborateurs

• Qu’est-ce qu’un entretien de délégation ?

  L’entretien de délégation est un outil qui permet d’accompagner vos collaborateurs en les sortant de leur zone de confort pour atteindre des performances élevées. Il s’agit d’un moment crucial où le manager assume une forte responsabilité pour guider et faire grandir le collaborateur.

• Quels sont les différents niveaux de délégation proposés ?

  L’article détaille quatre niveaux de délégation :
  Niveau 1: Délégation sous contrôle – le manager cadre et contrôle régulièrement;
  Niveau 2: Plan d’action préparé ensemble – le collaborateur met en œuvre un plan élaboré conjointement, avec un contrôle entre deux échéances;
  Niveau 3: Plan d’action autonome validé – le collaborateur prépare son plan de manière autonome, validé en amont, sans contrôle entre les échéances;
  Niveau 4: Responsabilisation totale – le collaborateur dispose d’une carte blanche pour son plan d’action, avec un contrôle uniquement à la fin de chaque échéance.

• Comment se déroule le premier entretien de délégation ?

  Le premier entretien, généralement très court, consiste à présenter la proposition de délégation et à expliquer simplement le but recherché. Il s’agit de laisser au collaborateur le temps de réfléchir à la mission, afin d’éviter qu’il ne s’engage de manière automatique sans pleinement mesurer les implications.

• Quelles sont les étapes clés du deuxième entretien de délégation ?

  Le deuxième entretien est l’occasion de recueillir la réaction du collaborateur et de clarifier les objectifs et conditions de réussite. Les points abordés incluent :

  • L’explication claire des objectifs et du niveau de responsabilisation (enjeu pour l’équipe, résultats attendus, bénéfices mutuels).
  • L’analyse des conditions de réussite en termes de compétences, expériences, accompagnement, moyens et formation.
  • La mise en place des points de contrôle et d’alerte pour assurer un suivi efficace.

• Quels enseignements peut-on tirer de l’exemple de l’équipe de France de Handball ?

  L’exemple de l’équipe de France, illustré par Claude Onesta et les figures emblématiques comme Jérôme Fernandez, Thierry Omeyer ou Nikola Karabatic, souligne l’importance d’un système de formation structuré et d’une spirale de la réussite. Il met en avant la transmission progressive des compétences par les anciens et le développement de la maturité des jeunes, un principe également illustré par le discours motivant d’Al Pacino sur l’utilisation des émotions dans l’entretien de délégation.